L’intégration fructueuse du RPA

Le RPA (Robotic Process Automation ou Automatisation robotisée des processus) peut être un avantage pour de nombreuses entreprises, il peut permettre d’économiser de l’argent et peut permettre une croissance exponentielle si il est utilisé correctement. Le lancement du logiciel au sein de l’entreprise devrait être fait de façon compréhensive et minutieuse car il n’est pas tout à fait intuitif. L’entreprise peut alors profiter de façon d’optimale du RPA. L’article suivant présente, étape par étape, les instructions pour une mise en place réussie du logiciel. 

Robotic Process Automation (RPA ) offre la possibilité d’automatiser un grand nombre d’opérations communes dans les entreprises et de les traiter plus rapidement et de façon plus homogène. Nous avons également découvert cette méthode au sein de GetMyInvoices et avons intégré le RPA dans nos compétences fondamentales. Il permet d’épargner de la main d’œuvre, pour soulager les employés et offrir l’opportunité de se consacrer à des tâches plus complexes et réaliser leur plein potentiel. 

1. La définition du cas d’entreprise 

La première étape consiste à examiner et documenter toutes les opérations qui sont déjà en place dans l’entreprise. L’inventaire des opérations et outils devrait être aussi détaillé que possible, car il forme la base de l’automatisation subséquente. Les outils de reconnaissance des opérations automatisées peuvent aider, ils peuvent être liés à différentes opérations mais peuvent aussi identifier des manquements. En plus de cela, ils peuvent enregistrer les opérations cachées et en cours de traitement qui pourraient être oubliées.  

En plus des opérations de documentation, le retour des participants des opérations et les utilisateurs jouent un rôle majeur. Cela permet d’aider à optimiser les opérations habituelles, à les rendre le plus accessible pour les clients et à dévoiler des opérations superflues qui pourraient être utilisées d’une autre façon plus satisfaisante. 

La première étape consiste à obtenir un aperçu des opérations récurrentes et à déterminer lesquelles peuvent être automatisées dans le futur. 

2. Test et mise au point

Quiconque souhaite automatiser les opérations documentées avec l’aide du RPA prive une grande partie du potentiel de l’entreprise. Le RPA ne peut qu’aider à rembobiner les opérations acquises et sans erreurs, mais uniquement de la façon apprise. Cela signifie que les opérations sous-optimales sont exécutées exclusivement de la forme apprise. A ce stade, cela fait sens d’examiner toutes les opérations pour leur efficacité, leur utilité et leur potentiel d’amélioration. Cependant, ils devraient être exécutés en différents variants car les tests sont faits en dehors des heures de traitement régulières pour dévoiler leur potentiel d’optimisation. Les opérations plus petites et insignifiantes peuvent être le point de départ pour que les employées responsables puissent attaquer de front l’analyse et sentir rapidement un accomplissement. Les opérations qui ne sont pas pertinentes pour les activités actuelles sont idéales, mais peuvent, par exemple, augmenter la satisfaction des clients. C’est suivi par des opérations plus complexes et critiques, l’optimisation qui peut emmener l’entreprise plus loin. Une fois que les opérations sont traitées pour la satisfaction des clients, elles doivent être testées sous de vraies conditions. A ce moment là, quand elles fonctionnent bien, elles sont prêtes pour l’automatisation. 

3. La mise en place des opérations automatisées

Dans l’étape suivante, les opérations optimisées sont intégrées dans le flux de travail, ce qui définit l’objectif de traitement, ainsi que les conditions qui doivent être respectées pour l’exécution du processus. Le flux de travail montre aussi la séquence exacte des opérations avec les employés respectifs dans un diagramme. L’objectif de cette étape est de créer un flux de travail exécutable qui peut être pris et mis en place par le RPA dans cette forme.

4. L’intégration des employés

Les employés de l’entreprise peuvent bénéficier de l’assistance du RPA sur le long-terme. Les employés sont libérés de tâches répétitives et ont plus de capacité pour utiliser leur temps à des tâches plus importantes. Cela augmente la satisfaction et la motivation des employés, car ils ne sont plus occupés à traiter leurs opérations monotones et prenantes. Les employés forment une part importante de l’intégration du RPA. Ils devraient alors être informés et consultés sur les changements planifiés rapidement. Ils peuvent fournir des informations de valeur sur les opérations qui peuvent être améliorées et celles qui sont superflues. Même l’analyse en amont peut révéler ces points mais avec des limites. Une mise en place pratique et répétée est souvent nécessaire pour découvrir d’autres erreurs. Après un entretien étendu, les employés responsables devraient par conséquent être encouragés à collecter les conseils et retour, qui peuvent être discutés et collectés lors de réunions. Une adresse mail pour les retour est également une bonne idée dans ce cas, que tout le monde peut utiliser pour envoyer des suggestions d’amélioration quand ils en ont l’opportunité. 

Les réunions groupées permettent de discuter et présenter tout réserve et inquiétude pour que l’équipe entière puisse soutenir le changement prévu et l’attendre de façon positive. Finalement, une compréhension globale du RPA permet d’accélérer la mise en place et d’augmenter les bénéfices. 

5. L’observation des opérations et la mesure des ICP

Une fois que les flux de travail élaborés ont été appris par le RPA, la plus grande partie du travail est faite. Cependant, le travail associé ne s’arrête pas là : L’exécution doit maintenant être suivie et contrôlée. De plus, cela doit être évalué pour savoir si cela apporte de la valeur ajoutée et pour avoir la mesure de sa valeur pour l’entreprise. Après tout, le RPA n’est capable que d’exécuter “sans penser” et d’apprendre des opérations, mais sans les questionner ou de les optimiser de façon indépendante. L’exécution RPA doit aussi être révisé dans le case de tout changement dans la structure de l’entreprise qui rend nécessaire d’ajuster les opérations. 

Les opérations automatisées peuvent mener à des effets indésirables même si elles sont exécutées sans erreurs. De plus, elles doivent être questionnées à des intervalles régulières pour savoir si la valeur ajoutée acquise ne peut pas être augmentée, sans compter le fait qu’elles font gagner du temps, de la main d’œuvre et des ressources financières. La dernière étape n’est jamais terminée mais s’applique de façon répétée. Par ailleurs, les opérations automatisées courent le risque de devenir obsolètes dans un monde en constante évolution et ne plus servir. 

Une mise en place optimale du RPA est un processus long qui ne peut pas être fait rapidement puis validé. En dépit du travail impliqué, le logiciel est capable d’augmenter le succès de l’entreprise sur le long terme et de garantir une satisfaction générale plus grande parmi les employés.