Ne perdez plus jamais de temps à chercher des factures

jeudi, 6. août 2020 | 0 Comments

Peu importe quel jour dans le mois nous sommes, quand votre conseiller fiscal ou le département de la comptabilité a besoin de documents pour le relevé du mois précédent ou du début d’année, lorsque le reçu fiscal est à rendre : pour beaucoup, cela marque le début des longues recherches de factures. Incroyable la façon dont les documents sont organisés, jusqu’à maintenant, ils n’étaient presque jamais complets. Mais notez bien que nous avons précisé que c’était jusqu’à maintenant !

 

Une des raisons est que les factures arrivent par des voies de plus en plus différentes : comme les téléchargements dans les portails client, via email, ou traditionnellement par voie postale. De plus, vous trouvez les factures sortantes, qui se trouvent dans plusieurs systèmes différents, et les reçus qui “disparaissent” dans les poches, les dossiers et boîtes. Rassembler tous ces documents prend énormément de temps et est sujet à des erreurs lorsque c’est fait manuellement. Pour faire court : la gestion des factures en devient contraignante. De nos jours, cependant, cette étape n’est plus nécessaire. Même l’introduction d’un logiciel de gestion de documents n’est pas une exigence, bien que la gestion de documents numériques soit la clé pour obtenir une meilleure gestion de facturation et des opérations plus efficaces, car un logiciel comme GetMyInvoices automatise la comptabilité préparatoire, et cela ne prend que cinq étapes simples.

  1. Lier la messagerie

Parce que l’envoi de factures par e-mail est devenu monnaie courante, une étape consiste à connecter les boîtes de messagerie qui reçoivent les factures avec la solution de gestion de facturation. Cela signifie que le logiciel peut gérer les boîtes de messagerie. Les e-mails contenant les factures ou celles qui constituent elles-mêmes des factures sont reconnues et automatiquement conservés dans le gestionnaire de document central du cloud, afin qu’aucune facture en format e-mail ne soit perdue.

  1. Connecter les portails

Que ce soit le téléphone du portail client de l’entreprise ou celui du fabricant du logiciel, le fournisseur d’électricité ou l’entreprise de location de véhicule, entrez les données d’accès pour vos portails clients une seule fois, et décidez de la date de téléchargement à venir des factures ! De là, le téléchargement se fera automatiquement, et vous n’aurez plus besoin de vous connecter aux portails pour télécharger vos factures.

  1. Lier davantage de solutions

Utilisez-vous un logiciel séparé pour la création de factures sortantes ? Ou bien recevez-vous celles issues de vos ventes sur les sites marchands tels qu’Amazon, Alibaba ou Rakuten ? Il vous suffit de les lier à notre logiciel de gestion de facturation pour vous assurer que vos documents sont importés automatiquement !

  1. Utilisez l’appli de scan

Installez et utilisez notre appli de scan pour Android et iOS sur votre smartphone ! Avec l’appli, les reçus qui arrivent automatiquement, comme les reçus de la station essence ou les dépenses en loisirs peuvent être capturés rapidement et facilement, même lorsque vous êtes hors ligne. Dès que votre appareil établit une connexion internet, le document respectif sera téléchargé vers le cloud, ou il sera traité. Il est également possible de scanner et gérer les factures de cette façon. Vous pouvez détruire les documents papier et utiliser l’espace gagné à autre chose.

  1. Gérer les documents

Toutes les factures et reçus sont disponibles dans le gestionnaire de documents central du cloud. Tout ce qu’il vous reste à faire est de les trier. Utilisez toutes les options, assignez des tags, vérifiez les infos qui sont automatiquement lues et complétez-les si besoin ! Vous pouvez également spécifier ce qui peut se passer à ces documents, s’ils doivent être automatiquement archivés et/ou transférés vers une application différente, comme votre système de comptabilité, ou à votre conseiller fiscal !

Et voilà ! À partir de maintenant, la devise est : ne cherchez plus, trouvez. Les factures nécessaires sont disponibles et prêtes pour d’autres opérations dans les applications de synchronisation liées. Si vous, ou un audit, avez besoin d’un document en particulier, il peut être facilement trouvé en utilisant simplement le navigateur internet pour vous connecter à la solution SaaS. De là, tous les documents sont présentés selon différents critères, par exemple selon la date ou le tag. De plus, ils peuvent être présentés via une recherche par mots en quelques secondes. Cela signifie que vous pouvez trouver le relevé mensuel d’Amazon actuel, une facture de téléphone datant d’il y a deux ans ou la facture d’un dîner d’affaire spécifique.

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