Les PME et la numérisation – 5 étapes à suivre pour sa mise en place

samedi, 4. septembre 2021 | 0 Comments

Les entreprises des toutes les tailles et les industries sont confrontées aux défis de la numérisation. Tandis qu’un certain nombre d’entreprises importantes ont déjà atteint un certain degré de maturité en ce qui concerne la numérisation, les PME ont souvent du retard à rattraper. Découvrez ici comment accéder à la numérisation en cinq étapes pour profiter des opportunités proposées par les PME 4.0.

Status quo: Déterminer le degré de numérisation

Le chemin vers la numérisation commence en faisant un inventaire de l’état actuel de l’entreprise.  A cette étape, vous obtenez un aperçu de l’avancée de votre entreprise. A ce stade, vous devez vous demander quel type d’infrastructure numérique est déjà en place dans votre entreprise. Vous devriez aussi répondre à la question suivante : Où les ressources digitales peuvent-elles être développées ? Il est aussi possible que vous ayez tout à faire. 

Attention : Les opérations améliorés devraient apporter de la valeur ajoutée. Néanmoins, il est important d’avoir une bonne compréhension des opérations commerciales actuelles et leurs performances. Cette étape peut prendre du temps selon la taille et la structure de l’entreprise.  

Une petite startup pourra facilement le concevoir. Les opérations comme l’acquisition de la clientèle, la commande du matériel de travail ou la comptabilité peut être faits rapidement. Une entreprise de fabrication aura besoin de beaucoup plus de temps pour avoir un aperçu des opérations de facturation pertinentes. La connaissance des opérations est non seulement pertinente pour la mise en place des étapes de la transformation numérique, mais elle est aussi essentielle pour une gestion d’entreprise réussie. 

Petit conseil : les diagrammes de simple présentation vous aident à connaître les opérations et à identifier le potentiel d’amélioration. Vous pouvez les adapter et les modifier avec les développements suivants. 

Quand vous faites l’inventaire, vous devez aussi prendre en compte les employés et leur connaissance de la numérisation. Vous devez ici déterminer qui a déjà des connaissances du numérique et qui doit se former. A ce stade, vous devez savoir quelles motivations personnelles peuvent promouvoir ou inhiber votre projet de numérisation. 

Déterminer les objectifs de numérisation

Une fois que vous avez un aperçu de la situation, vous devriez ensuite définir des objectifs de numérisation clairs. La numérisation est vue comme l’opportunité de faire fructifier votre entreprise. Vos raisons et motivations pour une stratégie numérique peuvent être multiples et variées. 

Par exemple, le besoin de numérisation peut être le désir d’augmenter la production. Le progrès technique nécessite la conversion de nouvelles machines ou d’équipements de production. Une autre raison peut être le changement des besoins de la clientèle. Les clients peuvent avoir de nouveaux besoins techniques qui nécessitent une nouvelle stratégie de numérisation. Dans d’autres cas, le souhait de passer au numérique peut être dû au besoin de moderniser l’EDP dépassé de l’entreprise. 

Plusieurs objectifs de numérisation ou combinaisons sont aussi concevables. Dans tous les cas, il est important de lui donner la priorité et préciser les objectifs. Un projet de numérisation peut être associé à de hautes exigences ou à des exigences financières et personnelles. Les objectifs doivent être communiqués précisément à vos employés. Cela inclut la clarification des opérations qui seront affectées et le temps consacré à la numérisation.  

Les points spécifiques à numériser dépendent vraiment de la taille, de l’industrie et de la clientèle de votre entreprise. Des exemples d’opérations à numériser peuvent être la comptabilité, les achats ou les ventes. Les documents indispensables demandées par les autorités ou les clients peuvent aussi bénéficier de la numérisation.  Quand il s’agit de la numérisation de la comptabilité préparatoire et de réceptionner tous les documents numériques dans un lieu sécurisé, GetMyInvoices peut vous aider :

Jetzt entdecken

Déterminer les ressources

Qu’est-ce qui est nécessaire pour la numérisation ? Les ressources nécessaires pour votre numérisation peuvent varier. A cette étape, vous déterminez quelles exigences d’infrastructure, techniques et personnelles doivent être atteintes. L’implication du personnel doit également être clarifié. De nouveaux spécialistes peuvent être nécessaires pour aider à la mise en place de la numérisation, ou les employés peuvent avoir besoin d’une formation. Une aide extérieure de consultants ou des centres de compétence SME 4.0 peuvent être aussi une option. 

La numérisation d’un SME est souvent associée à l’expansion ou le remplacement de l’infrastructure technologique. Vous devriez alors déterminer quels sont les éléments déjà suffisants et ceux nécessaires. Si besoin, de nouveaux composants peuvent être intégrés dans le schéma existant ou il peut être nécessaire d’installer une nouvelle infrastructure. 

En ce qui concerne la mise en place du matériel technique, vous devriez chercher des conseils externes si besoin. Des fournisseurs de service technologiques offrent des solutions personnalisées qui sont spécifiquement adaptées aux besoins de l’entreprise.  Avant de faire votre choix, vous devriez exactement clarifier ce que l’infrastructure informatique doit faire et ce que les exigences d’une entreprise sont en ce qui concerne les conformités, la sécurité ou la protection des données. Le besoin de sécuriser les données augmente avec le degré de numérisation. Néanmoins, c’est aussi une façon de peser le pour et le contre de la numérisation. 

Déterminez les coûts du projet de numérisation

Une fois que les besoins et objectifs de la numérisation sont définis, vous devriez travailler sur les coûts et le financement. Les subventions doivent aussi être prises en compte pour le financement. Vous pouvez en obtenir des subventions de l’Etat, par exemple, ou par voie bancaire. 
go digital
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Source : itelligence

Lorsque vous déterminez les coûts, vous devez prendre en compte l’infrastructure numérique, l’équipement et le personnel. Vous devriez également éviter de négliger les coûts annexes, par exemple la maintenance. Vous devriez également vous demander quels éléments doivent être financés avec les propres ressources de votre entreprise et ce qui devrait obtenir un financement externe. Pour un certain nombre d’achats, il existe des programmes de subventions ou bancaires qui agissent comme partenaires financiers pour certains achats. Des rendez-vous avec votre banque ou conseiller fiscal peuvent vous aider.  

Chaque conversion va impliquer des frais d’investissement. Il faut donc se demander quand les frais seront rentabilisés. Le fardeau financier de la numérisation doit être calculé pour un moment opportun. 

 

La réalisation du projet : La mise en place de la numérisation

Lorsque vous projetez de numériser, il faut vous concentrer sur l’impact global du projet de numérisation sur les opérations commerciales. Toute personne impliquée dans ce projet doit en être informée au bon moment. Les managers et employés doivent être préparés à ces changements. D’autres actionnaires qui doivent être informés en temps et en heure sont les fournisseurs, les clients et les fournisseurs de service externes. Les préparer est nécessaire pour la prise en compte de leurs besoins et attentes. 

En tant que manager, vous devez définir la distribution des compétences de la mise en place du projet de numérisation.  Selon la complexité du projet, vous pouvez déléguer des tâches pour différents employés. D’autres projets peuvent nécessiter des consultants externes. En règle générale, les opérations commerciales ne doivent pas être interrompues par ces étapes. Un accord spécifique entre la gestion de l’entreprise, les employés et les responsables de la numérisation est recommandée.  

Tous les points à travailler listés :

  • Déterminer l’état actuel de l’entreprise
  • Définir les objectifs de numérisation
  • Quelles exigences sont nécessaires ? (techniques/personnelles)
  • Quel en sera le coût? Devez-vous demander des subventions ? 
  • Planifier et communiquer la mise en place de manière structurée

Essayez GetMyInvoices
gratuitement pendant 14 jours maintenant

Découvrez les avantages de la gestion automatisée des factures :
Une meilleure vue d’ensemble. Moins de travail comptable.
Plus de temps pour vos idées.

Essayez gratuitement

Laisser une réponse