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Étude de cas ScaleupLab

Consacrer plus de temps au consulting grâce à GetMyInvoices

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À propos de ScaleupLab

«ScaleupLab est une société de conseil spécialisée dans la finance pour les start-ups. Notre devise est la suivante : « Des fondateurs au service des fondateurs ». Avec mon équipe, nous proposons des conseils d'égal à égal et évitons les « conseils bidons ».

Notre offre en matière de conseils est diversifiée. Nous proposons un accompagnement concret et créons des documents pour notre clientèle comme des business plans, des plans de financement ou des pitchs de présentation. Nous discutons également avec les fondateurs et répondons à leurs questions théoriques. Pour cela, j'interviens en tant que CFO par intérim dans les start-ups qui ont besoin d'un accompagnement immédiat, notamment avant une levée de fonds.

J'ai fondé ScaleupLab dans le but de créer un guichet unique proposant des conseils, des ressources, du contenu et des supports pédagogiques pour les start-ups basée en Allemagne, en Autriche et en Suisse. Le fondateur et le financier chevronné que je suis a remarqué que bon nombre de start-ups manquent d'expertise en matière de mise à l'échelle et de financement. Mon objectif est de partager mon expérience avec d’autres fondatrices et fondateurs. »

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2018

Création

Conseil

Secteur

9

Collaborateurs

janvier 2019

Client depuis

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« Une fois correctement configuré, GetMyInvoices, fonctionne quasiment tout seul et nous fait gagner un temps considérable à mon équipe et à moi-même. »
Sebastian Janus, CEO et fondateur de ScaleupLab
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Situation initiale :

Une gestion problématique des justificatifs

« Notre principal défi a été de gérer les justificatifs. Il nous est arrivé, à l'époque, de perdre des justificatifs. Le stockage et la gestion sont des sujets qui peuvent paraître secondaires pour un créateur d'entreprise débordé. Néanmoins, ils peuvent par la suite lui faire perdre beaucoup de temps et générer du stress. Je ne souhaite à personne de devoir trier et classer les documents en fonction des clients et des fournisseurs, ni de devoir envoyer les documents manquants à son comptable, ce qui est source de stress.

Nous avons été obligés de numériser nos processus internes afin que toutes les factures et les justificatifs soient accessibles sur place, mais aussi en télétravail. C'est un aspect extrêmement important pour les parties externes, comme notre comptable.

Grâce à l'archivage, on s'y retrouve plus facilement. En effet, GetMyInvoices permet un filtrage par mois, client, etc. Le tableau de bord numérique facilite aussi considérablement la recherche des différents « bordereaux ».

J'ai découvert GetMyInvoices grâce à LinkedIn où je suis actif tant au niveau professionnel que personnel. Je m'intéresse à l'évolution du secteur des start-ups SaaS en Allemagne. Nous avons également développé un vaste réseau de partenaires et de coopérations avec ScaleupLab qui permet bien souvent de diffuser des recommandations en matière d'outils. »

Approche :

L'importation automatique des e-mails et le téléchargement sur le portail en ligne

« J'ai comparé différents prestataires et l'interface utilisateur de GetMyInvoices a su me convaincre. Elle est facile à utiliser et est intégrée à sevDesk – une solution avec laquelle nous travaillons également.

En janvier 2019, nous avons déployé GetMyInvoices chez ScaleupLab en mettant en place l'importation par e-mail des justificatifs et les liens vers les portails en ligne, comme Amazon, Apple, Adobe et Active Campaign. Nous n'avons pas eu besoin de formation approfondie puisque toutes les applications fonctionnent de manière intuitive. »

Résultat:

Une gain de temps considérable

« Une fois configuré correctement, GetMyInvoices fonctionne quasiment tout seul et nous fait gagner un temps considérable à mon équipe et à moi-même. Au quotidien, cette solution ne requiert qu'une utilisation réduite. Grâce à l'automatisation, un collaborateur vérifie les nouvelles entrées une fois par semaine.

Nous utilisons principalement GetMyInvoices pour le stockage numérique. C'est pratique, car nous avons connecté plus de 280 clients, partenaires et portails tels que Winsim, Stripe, sevDesk, Miro, Microsoft Office, Google Workspace, Grover, CAYA et Calendly. »

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Nos 3 principales fonctionnalités

#1

« Un archivage des documents sécurisé, grâce à la garantie des normes de protection des données et à une authentification à deux facteurs. »

#2

« L'intégration de portails en ligne. Je suis un inconditionnel des outils SaaS et j'aime pouvoir consulter toutes mes applications d'un seul coup d'œil, comme sur un tableau de bord bien organisé. »

#3

« L'importation par e-mail des justificatifs. La fusion de sociétés ou de portails en double, tels que les différents distributeurs Apple, simplifie le classement. »

Notre conseil pour les entrepreneurs

« De notre point de vue, GetMyInvoices est la solution idéale pour une entreprise. Je recommande aux autres start-ups de ne pas trop tarder à adopter un système numérique ! Certaines fonctions telles que la pré-comptabilité facilitent grandement la comptabilité, puisque les données comptables sont exportées directement. Cette solution permet également d’attribuer un centre de coûts à une entreprise afin de limiter les tâches répétitives. »

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Essayez GetMyInvoices gratuitement pendant 15 jours et gagnez un temps précieux au quotidien.

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