Economisez jusqu’à 80% de votre temps de travail en comptabilité

La comptabilité prend beaucoup de temps, coûte de l’argent et peut vous agacer. L’effort administratif est particulièrement présent dans les petites et moyennes entreprises – et pas seulement dans la gestion de bureau. Une étude de Sage a montré que les entreprises allemandes ont consacré 3,9% de leur temps à des activités administratives non productives en 2019, ce qui correspond à des pertes d’environ 30 milliards d’euros, soit 6,4% de plus que l’année précédente. Le suivi manuel des factures impayées et le traitement général des factures ont bloqué une grande partie des capacités. Personne ne peut se permettre une telle perte de productivité à long terme.

En clair, le traitement manuel d’une facture papier coûte jusqu’à 20 euros. Cette somme comprend les frais de port, le papier, l’achat de l‘imprimante, de l‘encre, le stockage et envoi du papier ainsi que les frais de personnel. Ces derniers sont souvent très élevés, car le traitement sur papier comprend de nombreuses étapes de travail sujettes aux erreurs et qui prennent du temps. Cela comprend le transfert manuel des informations de facturation vers le logiciel de comptabilité, les corrections et la recherche de documents. En outre, le délai de livraison est long, ce qui signifie que les entreprises ne peuvent pas utiliser les remises en espèces. Ces inconvénients s’appliquent également aux factures qui arrivent par voie électronique par e-mail ou via un portail client, mais qui sont ensuite imprimées de manière incorrecte pour un traitement ultérieur.

Automatisez la comptabilité

Heureusement, ces coûts – et efforts – peuvent être réduits à plusieurs reprises grâce à l’automatisation. Par exemple, le parcours de facturation électronique de Billentis 2019-2025 montre que le traitement automatisé des factures peut, dans la plupart des cas, entraîner des économies de 60 à 80% par rapport au traitement papier classique. Afin que vous puissiez bénéficier des économies le plus rapidement possible, nous vous donnons quatre conseils :

1. Automatisez la réception des factures
   Obtenez vos factures des portails en ligne et des boîtes de réception de courrier électronique automatiquement récupérées par le logiciel et utilisez également une application de numérisation pour numériser les reçus papier ! Vous pouvez ainsi numériser des factures et d’autres reçus ou bons de réduction. Plus aucun document n’est perdu.
2. Utilisez le stockage de documents
   Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de documents (le système DMS) pour la gestion de documents. Cependant, vous n’avez pas nécessairement à y investir du temps. Un stockage sécurisé et à jour garantit également que toutes les factures sont clairement disponibles en un seul endroit, peuvent être gérées avec des balises et peuvent être facilement trouvées à l’aide d’une recherche en texte intégral.
3. Transférez automatiquement les factures
   Connectez le système de stockage des documents aux solutions qui traitent vos factures et reçus ! Cela peut être une solution comptable, mais il peut également s’agir du système utilisé par votre comptable.
4. Configurez les flux de travail
   Si vous souhaitez numériser la comptabilité, vous devez également mettre en place des processus numériques adaptés à votre structure d’entreprise. Cela inclut des processus tels que l’approbation des factures, la vérification des factures ou l’automatisation des paiements.

Soit dit en passant, cette mise en œuvre est simple. Avec GetMyInvoices, toutes les étapes peuvent être mises en œuvre avec peu d’effort.

Conclusion

La gestion des factures conventionnelle, qui prend beaucoup de temps et qui peut agacer est obsolète avec l’ère numérique. Profitez de la numérisation et automatisez une grande partie de votre comptabilité ! Économisez jusqu’à 80% des coûts de traitement des factures et investissez les ressources dans la valeur ajoutée ! Vous en aurez davantage.

Essayez-le maintenant !