Une étude de GetMyInvoices révèle un grand potentiel d’optimisation pour la gestion de facturation

Lübeck. Les PME en Allemagne sont ouvertes à l’idée des technologies permettant de simplifier la gestion de facturation. Cependant, les entreprises n’utilisent pas le potentiel complet de l’automatisation des flux de travail. C’est ce que révèle l’étude sur la gestion de facturation de 2021 pour le fournisseur du logiciel GetMyInvoices en coopération avec FastBill, le développeur du logiciel de comptabilité du même nom.

Au total, 76 pourcents des entreprises ont affirmé avoir accès à leur comptabilité n’importe où. “Cela signifie que les reçus sont digitalisés et sont disponibles dans ce format” déclare Björn Kahle, dirigeant de fino, le fournisseur de GetMyInvoices. Il ajoute que “Les entreprises essaient de profiter de la digitalisation”. C’est également confirmé par le fait que 59 pourcents des entreprises qui ont participé à l’enquête utilisent un logiciel qui récupère et transfert automatiquement les documents, et la plupart paient leurs factures via la banque en ligne (66 pourcents) ou un logiciel (17 pourcents). En parallèle, cependant, l’étude a révélé que les gestionnaires passent toujours un temps fou au traitement des factures.

Beaucoup de travail et un grand nombre d’erreurs

La plus grande proportion des participants à cette étude (39 pourcents) a besoin de onze à dix-neuf heures par mois à gérer les factures. Pour dix pourcents, le chiffre s’élève de vingt à cinquante heures. 29 pourcents ont déclaré avoir besoin de 2 à 10 heures pour ce travail. Seul 20 pourcents gèrent ces tâches en moins de deux heures. 41 pourcents d’entre eux affirment que la recherche des factures prend du temps, 28 pourcents estiment que c’est la collecte de données qui est longue, et 11 pourcents considèrent qu’il s’agit du transfert de factures qui prend du temps. Un certain nombre d’entreprises doivent déposer les relevés bancaires, pour la plus grande partie (47 pourcents), cela inclut entre 11 et 20 copies par mois. En ce qui concerne les factures, 45 pourcents affirment gérer les documents en scannant les factures analogues ; 15 pourcents impriment les factures numériques et les classe. “Cela en a surpris beaucoup” révèle Björn Kahle, en commentant le fait que “cela signifie un grand potentiel pour l’amélioration. Après tout, ces activités ne sont pas uniquement coûteuses en temps, mais sont aussi source d’erreurs.”

L’étude confirme cette tendance à l’erreur. Par exemple, pour 38 pourcents des participants de cette étude, un reçu de caisse n’est parfois plus présent ou ne peut pas être lu quand c’est nécessaire. Cela arrive souvent pour 20 pourcents et très souvent pour 5 pourcents. Pour 25 pourcents des participants, les reçus figurent toujours en dernier dans les documents manquants que réclament les conseillers fiscaux. La plupart du temps, les reçus provenant de portails en ligne sont manquants (28 pourcents). Surtout, la moitié des participants doivent renvoyer les reçus plus tard.

Le non-paiement des factures est également fréquent. Tandis que 39 pourcents des entreprises qui ont participé à l’enquête paient leurs factures en moins de 4 jours et 37 pourcents ont besoin de 5 à 10 jours pour les payer, 21 pourcents ne respectent pas les délais régulièrement, car l’opération est trop longue. “Il faut clairement améliorer cette opération, qui peut être fait en automatisant les étapes de travail” affirme Björn Kahle.

GetMyInvoices soutient systématiquement les entreprises

Deux raisons principales pour laquelle cela n’a pas encore été fait sont le fait que les PME n’ont pas souvent les connaissances de la solution appropriée (32 pourcents) ou n’ont pas le temps de s’en occuper (26 pourcents). “C’est une découverte très intéressante pour nous” conclut Moritz Wagner, responsable des ventes au sein de GetMyInvoices. “A l’avenir, nous ferons davantage de travail formateur sur la façon dont notre logiciel soutient et accompagne systématiquement les entreprises dans la voie de l’automatisation de la gestion de facturation.” Pour répondre à la demande croissante d’information, la première étape est déjà d’augmenter les cours en lignes gratuits. Par ailleurs, la coopération avec les conseillers fiscaux sera davantage exploitée.

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