Six facteurs pour une gestion de facturation parfaite

jeudi, 12. mars 2020 | 0 Comments

Les documents qui proviennent de plus en plus de sources différentes rendent la gestion de factures difficile pour un certain nombre de commerces et d’organisations. La préparation à la comptabilité qui prend du temps, des documents manquants, peut d’aperçu et beaucoup de temps d’application en sont certaines conséquences. Cependant, on peut remédier à cela avec la gestion de facturation numérique ou électronique.

En règle générale, les entreprises reçoivent déjà beaucoup de factures numériques, soit par email ou via les portails clients. De là, ellesdoiventd’abordêtretéléchargées. Entre la connexion et l’enregistrement, c’est une procédure ennuyante qui, pour préparer la comptabilité, peut être éprouvante chaque mois. De plus, les factures et les reçus qui arrivent par voie postale sont, dans le meilleur des cas, scannés et transmis en plusieurs étapes à d’autres procédés, comme les factures sortantes qui existent des systèmes isolés. Pour résumer : gérer les documents hybrides surcharge beaucoup d’entreprises. Des erreurs de procédés de téléchargement sont préprogrammées.

La réservation papier comme source d’erreurs

Ces erreurs incluent, par exemple, l’impression et la réservation de factures qui existent en format numérique. Le résultat est que non seulement les documents numériques doivent être archivés, mais le procédé papier est la source de beaucoup d’erreurs. Les données sont souvent copiées et effacées. Des erreurs de transfert peuvent se produire, et la procédure génère du travail. L’étendue de ces activités est présentée dans l’étude “Le numérique dans la comptabilité en 2019” par KPMG. D’après cette étude, 40 pourcents des entreprises effectuent toujours des réservations papier. Les documents sont souvent oubliés dans de telles entreprises, étant donné qu’ils ne sont pas assez souvent visibles et rallongent le temps de travail. La comptabilité préparatoire ne peut être réaliséeavec de grandes dépenses personnelles et un coût élevé. Et pourtant, des réductions appliquées aux paiements en avance sont rarement possibles, tandis que l’atteinte à la réputation due au retard de paiements ne peut être évitée.

Le point crucial

C’est la raison pour laquelle les entreprises ont besoin d’une gestion de facturation intelligente. Beaucoup l’ont admis et recherchent sur internet des termes comme “gérer les factures” ou même “gestion de facturation”. Mais la quête d’une solution contemporaine n’exige pas de telles approches. La chose importante à savoir est ce qui caractérise la gestion de facturation intelligente, qui est, d’ailleurs, une forme de gestion de documents. Vous regardez essentiellement les facteurs de succès suivants :

  1. Le caractère complet
    Tous les documents sont complets. Cela inclut les factures reçues par email, les factures apportées par les fournisseurs sur les portails clients, les reçus scannés entre deux murs, ainsi que les factures arrivant par voie postale et les documents de solutions de parties tierces. Cela peut inclure, par exemple, les factures sortantes crées dans un système ERP ou un autre outil spécialisé, ou les rapports sur les dépenses de déplacement partagés par les employés via le cloud.
  2. Le caractère correct
    Les informations capturées comme le numéro de facture, la date et les montants doivent être corrects, peu importe le nombre de logiciels et d’étapes dans lesquels les documents sont passés.
  3. Clarté
    Tous les documents doivent être clairement organisés, afin d’être trouvés n’importe quand et sans effort. À cette fin, il s’est avéré utile de rassembler des documents dans un endroit centralisé et d’en assigner des mots clés spécifiques.
  4. Transparence
    Toutes les étapes de travail doivent être compréhensives pour les parties tierces, comme les auditeurs, par exemple. Cela inclut les informations sur l’endroit où les documents ont été importés, ainsi que leur provenance, qui a ajouté quels mots clés, ou qui a supprimé tel document et à quelle heure.
  5. Sécurité
    Les factures peuvent contenir des données sensibles et doivent être protégées d’un accès et de vues non autorisés. De même, il doit être garanti qu’ils restent lisibles pendant la période entière de rétention. Les factures doivent être non seulement transmises cryptées, mais également archivées selon la règlementation en vigueur. L’entreposage en format PDF/A et des sauvegardes dans des centres de données sécurisés sont recommandés.
  6. Vitesse
    Une caractéristique essentielle de n’importe quelle gestion de facturation professionnelle est un temps de traitement courtdes factures. Cela signifie que toutes les factures et tous les reçus sont rassemblés en moins de temps possible après leur arrivée et fournies selon les applications concernées, que ce soit une solution pour la comptabilité ou un système de gestion de documents (DMS) pour l’entreposage. Cela va créer les prérequis pour des paiements rapides et des réservations, ainsi qu’une évaluation et des décisions directes basées sur l’information actuelle.

La gestion de facturation numérique comme solution
Tous ces facteurs de succès peuvent être atteints par les entreprises et organisations en utilisant une gestion de facturation intelligente. Il est aussi possible d’automatiser facilement une multitude d’activités. Ces derniers vont du retrait de documents depuis différentes sources comme les portails clients, les boîtes de messagerie email et les outils de facturation, pour les rassembler et les gérer dans un endroit centralisé dans le cloud, et les transmettre à des systèmes de comptabilité, les DMS et autres applications.

Cette procédure réduit les efforts manuels au minimum. Les entreprises sont capables d’éliminer les sources d’erreurs et d’épargner du temps et de l’argent. De plus, les procédés d’entreprise sont accélérés, permettant un traitement des documents des plus rapides.

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