GetMyInvoices – Achter de Schermen: Backoffice

Binnen het bereik van onze series “Achter de Schermen” beschrijft Pia Zosel dat het werken in de backoffice niet per direct monotoon is – In het bijzonder niet bij GetMyInvoices ?.

 

Pia, hoe lang werk je voor GetMyInvoices en wat zijn je taken?

Ik ben in December 2021 bij fino begonnen met werken en mijn taken zijn erg divers. Ik heb Verena op de accountingsafdeling geholpen om het mailverkeer te beheren en zorg te dragen voor het bestelsysteem en de reiskosten rapportages. Ik ben ook verantwoordelijk voor het communiceren met de belastingsadviseur en het monitoren van de einddata van de belasting. Momenteel ben ik werkzaam in het office management en voer ik tijdelijk personeelszaken uit zoals het opstellen van medewerkerscontracten, beheren van ziektes, etc..

Hoe ben je te horen gekomen over GetMyInvoices?

De eerste keer dat ik fino tegen kwam was tijdens een bank training in Göttingen. We maakte gebruik van fino’s account switching service. Ik werd meer bekend met het onderwerp ‘digitaliseren van financiële diensten’ en vond het direct spannend en interessant. Toen ik een paar jaar later naar Kassel verhuisde heb ik direct gesolliciteerd voor de back-office positie bij fino.

Hoe ging het wervingsproces in zijn werk?

Het ging allemaal snel en zonder enige complicaties. Nadat ik had gesolliciteerd werd ik uitgenodigd voor een interview met Verena en een enkele dagen later met Björn. Ik kreeg het aanbod op dezelfde dag als dat ik het interview had en drie dagen later kreeg ik het contract.

Hoe was de onboarding?

Zoals ik al zij, in December 2021 ben ik begonnen met werken. Mensen die in de accounting werken weten dat December de ‘warme periode’ is. Dat en het organiseren van het verhuizen van ons kantoor binnen een maand waren enorme taken voor mij.

Wat het moeilijk voor je om nieuwe taken op je te nemen?

Neen. Zelfs tijdens het interview noemde ik dat ik een baan wil met diversiteit en waar ik nieuwe dingen kan leren. Geen klassieke administratieve positie en, gelukkig, alles kan bij fino worden toegepast.

Zelfs met een kleine hoeveelheid kennis, van voorheen uit de accounting, was ik in staat om alles binnen een korte tijd te leren. Verena was altijd aan mijn zijde als een contactpersoon. Uiteraard, van tijd tot tijd ben je gefrustreerd omdat iets niet direct werkt maar aan het einde ben je trots op wat je hebt bereikt.

Hoe ziet jouw typische werkdag eruit?

Normaal gesproken ben ik voor drie of vier dagen op het kantoor en begin ik vaak met routine taken als het verwerken van de e-mails of het toewijzen van de rekeningen in GetMyInvoices. Op deze manier start ik de dag met een gevoel dat ik alreeds iets heb bereikt. Daarna leg ik mijzelf toe op de taken die minder alledaags zijn.

Wat zijn deze taken en hoe pak je deze aan?

We zetten een nieuw bedrijf of, bijvoorbeeld. Uiteraard gebeurt dit niet elke dag voor ons maar het kost relatief veel bureaucratisch werk. Echter, we weten dat dit project eraan komt. In dat geval ontlenen we direct verschillende taken aan de back office zoals het aanmaken van een nieuw GetMyInvoices account voor de accountingsafdeling of het aanvragen van een btw-nummer. Onze juridische afdeling is hierbij betrokken en coördineert nauw met ons in de back office.

Je sprak eerder al over het toewijzen van docuementen in GetMyInvoices. Gebruik je de tool zelf ook en wat je is ervaring met onze tool?

Precies. GetMyInvoices vereenvoudigt heel veel. Via mijn vader, welke eigen baas is, weet ik hoe groot de klus kan zijn voor het doen van accounting. In het bijzonder aan het einde van het jaar. Het stressniveau was altijd erg hoog omdat er nog steeds veel rekening waren die verzameld moesten worden.

Met GetMyInvoices gebeurt dat bij ons niet. GetMyInvoices is erg intuïtief en gemakkelijk te gebruiken. We gebruiken de tool hoofdzakelijk voor het opslaan van documenten, het goedkeuren van processen, lopende betalingen, monitoren van inkomende betalingen en samenwerken met de belastingsadviseur.

Wat vindt je het leukste aan je baan?

Ik heb de mogelijkheid om mijzelf elke dag uit te proberen en iets nieuws te leren – via Verena, mijn eigen ervaring of door mijn eigen fouten. Wanneer het op taken aankomt worden we vaak in het diepen gegooid met een motto “probeer het gewoon”. Dat is precies wat ik leuk vind aan fino: een open en levendige cultuur van fouten.

In tegenstelling tot bedrijfsgroepen hebben we geen geprefabriceerde schema’s, wat betekent dat we oplossingen kunnen ontwikkelen en realiseren. Ik hou van het orde scheppen tussen de chaos. Deze passie kan alleen maar een voordeel zijn voor een bedrijf als fino welke continue aan het groeien en aan het veranderen is.

Op hetzelfde moment weet ik dat ik altijd terug kan vallen op het team wanneer ik hulp nodig heb. We onderhouden een vriendelijke en respectvolle werkrelatie en dat vind ik prettig.

Een laatste vraag voordat we afsluiten. Als je een ijsje was, welke zou je dan zijn?

Een framboos rabarber omdat het fruitig is en ik hou ervan. ?