De succesvolle integratie van RPA voor groei in het bedrijf

Robotic Process Automation kunnen voordelig zijn voor vele bedrijven, alsmede ook kostenbesparend en exponentiële groeimachine als het op een juiste manier wordt gebruikt. Het lanceren van de software in het bedrijf moet zorgvuldig en grondig gedaan worden omdat het niet zelfverklarend is. Het bedrijf kan optimaal profiteren van RPA. Het volgende artikel geeft stap voor stap de instructies weer voor het succesvol implementeren van de software.

Robotic Process Automation (RPA in het kort) opent de mogelijkheid voor het automatiseren van een groot aantal processen in bedrijven en laten deze sneller en geleidelijker uitvoeren. We hebben deze methode ook ontdek bij GetMyInvoices en rekenen RPA  tot onze kerncompetenties. Mensen arbeid is bespaard welke is waarom medewerkers vrij zijn en de mogelijkheid hebben om henzelf over te geven aan meer complexe opdrachten en hun volledige potentieël te realiseren.

1. De definitie van de businesscase

De eerste stap is het bepalen en het documenteren van alle processen die alreeds zijn geïmplementeerd in het bedrijf. De inventaris van processen en hulpmiddelen moet zo gedetailleerd mogelijk zijn omdat het de basis voor een subsequente automatisering zorgt. Geautomatisseerde herkenningsprocessen kunnen hierbij helpen. Zij nemen niet alleen de verschillende processen op maar kunnen ook tekorten identificeren. In aanvulling op dat nemen ze ook processen op die heimelijk worden uitgevoerd, welke anders gemist zullen worden.

In aanvulling op de documentatie processen speelt het ontvangen van feedback van deelnemers en gebruikers een hoofdzakelijke rol. Dit helpt om de gebruikelijke processen te optimaliseren en deze zo klantvriendelijk mogelijk te maken. Het helpt ook met het ontdekken van processen die, terwijl deze lopen zonder fouten, die overbodig zijn of op een andere manier, meer bevredigend, gebruikt kunnen worden.

De eerste stap is het verkrijgen van een overzicht van terugkerende processen en bepalen welke van hen in de toekomst geautomatiseerd kunnen worden.

2. Testen en het verfijnen

Iedereen die geautomatiseerde documentprocessen wilt met behulp van RPA ontneemt, voor een groot deel, het potentieël van zijn bedrijf. RPA kan alleen helpen om geleerde processen sneller en foutloos af te wikkelen – maar alleen op de manier zoals zij het geleerd hebben. Dit betekent dat suboptimale processen uitsluitend in deze vorm worden uitgevoerd. Op dit moment is het logisch om alle processen te onderzoeken in hun efficiëntie, behulpzaamheid en potentieël  voor verbetering. Daarom moeten ze verschillende testen, in verschillende variaties, doen buiten de reguliere werkuren om het optimale potentieël te ontdekken. Kleine en onbeduidende processen kunnen een start zijn zodat de verantwoordelijke medewerkers de beoordeling onder de knie krijgen en snel een gevoel van prestatie voelen. Ideaal voor dit zijn de processen die niet relevant zijn voor het bedrijf maar, bijvoorbeeld, wel de klanttevredenheid kunnen doen laten verhogen. Dit word opgevolgd door een meer complex en kritisch proces, de optimalisatie welke het bedrijf aannemenlijk verder kan brengen. Zodra de processen zijn uitgewerkt tot de tevredenheid van klanten, moeten ze getest worden onder echte condities. Alleen dan, wanneer deze succesvol lopen, zijn ze klaar voor automatisering.

3. De implementatie van geautomatiseerde processen

In de volgende stap worden de geoptimalisseerde processen geïntegreerd in de workflow, wat het procesdoel definieert alsmede ook de condities die behaald moeten worden voor de excecutie van het proces. De workflow geeft ook de precieze volgorde van processen weer met de respectieve verantwoordelijke medewerkers in een diagram. Het doel van deze stap is het maken van een uitvoerbare workflow die gekozen kan worden en worden geïmplementeerd door de RPA in dit formulier.

4. De integrates van medewerkers

De medewerkers van het bedrijf kunnen voordelen hebben van de ondersteuning door de RPA op lange termijn. Mederwerkers zijn vrij van repetitief werk en hebben meer capaciteit zodat ze hun tijd voor iets kunnen gebruiken wat meer waarde heeft. Het verhoogd tevredenheid en motivatie bij medewerkers, omdat zij niet langer bezet zijn met monotone overwelmende processen. In het bijzonder de medewerkers van een belangrijk deel in de integratie van de RPA. Zij moeten daarom geïnformeerd en geraadpleegd zijn over veranderende plannen in een eerder stadium. Zij kunnen je voorzien van waardevolle informatie over welke de processen het potentieël hebben voor verbeteringen of alreeds overbodig zijn. Zelfs de upstream theoretische analyse kan dit slechts in beperkte mate onthullen; practische en herhalende implementatie is vaak vereist om de verdere fouten te ontdekken. Na een uitgebreide briefing moeten de verantwoordelijke medewerkers worden aangemoedigd om hints en feedback te verzamelen welke kunnen worden besproken en verzameld in vergaderingen. Een ‘feedback mailbox’ is hier ook een goed idee. Hierin kan iedereen zijn suggesties voor verbeteringen posten wanneer de mogelijkheid daar toe is.

Vergaderingen geven ruimte om te discusseren en om reserveringen en zorgen te verdrijven zodat het gehele team achter de veranderende plannen kan staan en daarop positief naar uitkijkende. Uiteindelijk is een uitgebreid begrip van RPA de implementatie te versnellen en de voordelen te verhogen.

5. De observatie van het proces en de maatregelen van de KPI’s

Zodra de uitgewerkte workflows zijn geleerd door de RPA, is het grootste werk gedaan. Hoewel, het geassocieerde werk hier niet eindigd. De executie bij de robots moeten nie worden nagekeken en controleerd. Verder moet worden beoordeeld of dit daadwerkelijk een toegevoegde waarde oplevert en hoe waardevol het is voor het bedrijf. RPA is immers alleen in staat om de aangeleerde processen ‘gedachteloos’ uit te voeren, maar niet om ze in vraag te stellen of zelfs maar zelfstandig te optimaliseren. De uitvoering van de RPA moet ook worden herzien bij eventuele wijzigingen in de bedrijfsstructuur die het nodig maken om processen aan te passen.

Geautomatiseerde processen kunnen leiden tot ongeplande bijwerkingen, zelfs als ze foutloos worden uitgevoerd. Bovendien moet regelmatig de vraag worden gesteld of de gerealiseerde toegevoegde waarde niet kan worden vergroot, ongeacht of dit tijd, mankracht of financiële middelen bespaart. Deze laatste stap is nooit af, maar wordt herhaaldelijk toegepast. Anders lopen geautomatiseerde processen het risico verouderd te raken in een constant veranderende wereld en brengen ze geen verlichting meer.

Vervolgens is het optimaal optimaliseren van de RPA een lang proces wat niet snel ingesteld en gecontroleerd kan worden. Ondanks het werk dat is inbegrepen, de software is in staat om het succes van het bedrijf te verbeteren op lange termijn en verzekerd het algemene, verhoogde, tevredenheid onder de medewerkers.