Digitale boekhouding: grotere kansen dan risico’s

Tijd is geld –  Dit is in het bijzonder het geval voor freelancers of kleine bedrijven. Ambachtslieden zoals meesterschilders, kappers, journalisten, architecten, etc, hebben geen tijd nog de neiging om onnodige tijd te spenderen aan boekhouding. Door het overgaan naar digitaal boekhouden kun je inspanningen verminderen naar een minimuum en ook de cooperatie met uw belastingadviseur vergemakkelijken. Wij zullen u laten zien hoe u dit kunt doen.

Wie zijn boekhouding digitaal organiseert, kan profiteren van alle voordelen van een papierloos kantoor.

Bovendien is digitale boekhouding een basisvoorwaarde voor automatisering – en dus een doorslaggevend criterium voor snellere en foutloze processen met tegelijkertijd minder werk. Hoe groot het potentieel is, wordt duidelijk als we kijken naar de tijd die nodig is voor het verwerken van facturen. Volgens ons onderzoek naar factuurbeheer besteden de meeste bedrijven hier elf tot negentien uur per maand aan. Bij een uurtarief van slechts €20, – vertaalt zich dit in kosten variërend van €220 tot bijna €400 per maand! Met behulp van automatisering kan tot 80% van de kosten worden bespaard in vergelijking met puur op papier gebaseerde verwerking, volgens e-invoicing journey 2019-2025 von Billentis. Om dit potentieel te benutten, moeten verschillende hindernissen worden overwonnen.

Deze vermeende nadelen kunnen echter gemakkelijk terzijde worden geschoven. De licentiekosten voor boekhoudsoftware bedragen slechts een paar €100 en de implementatie is intuïtief. U kunt eventuele reserveringen van uw medewerkers elimineren en hun acceptatie krijgen door hen de voordelen van een boekhoudprogramma uit te leggen. Spannender is de kwestie van naleving van de GoBD.

GoBD – Wat is dat?

GoBD is een afkorting voor de principes voor een goede boekhouding en opslag van boekhouden, opnames en documenten in een electronisch formulier als ook voor de data toegang. Deze moeten worden opgenomen in het digitale boekhouden. Boven alles is het een kwestie van op elk moment kunnen aantonen dat elke transactie voor uw papierloze boekhouding 

• verifieerbaar,
• compleet,
• correct,
• tijdig,
• orderlijk en
• onvervangbaar is.

We hebben dit samengevat in een checklist van hoe u dit kunt bereiken in de context van een digitale transformatie van uw boekhouding

Hoe functioneert de digitale boekhouding?

De overstap naar digitaal boekhouden moet een strategie volgen. Software kan alleen tal van taken aannemen als de verschillende tools naadloos op elkaar aansluiten – bijvoorbeeld de app voor het scannen van analoge facturen en de oplossing waarmee betaald wordt. Ofwel: de oplossing voor het verzamelen van bonnen en de software van de belastingadviseur.
De volgende checklist bedekt een van de belangrijkste stappen en geeft u enige begeleiding: 

Zeg „dag“ tegen uw woon-werk map!

De digitale transformatie van de boekhouding heeft tal van voordelen. U profiteert van minder handmatige inspanning en snellere processen, en bespaart ook nog eens kosten. Facturen zijn beschikbaar ongeacht de locatie, wat de goedkeuring ervan vereenvoudigt. Uw belastingadviseur zal blij zijn met meer transparantie, wat dan ook tot uiting moet komen in lagere tarieven. En de “nadelen”? – Je kunt ze gemakkelijk aan! Laten we digitaal gaan!