More you: Dit is hoe jij je business kan automatiseren!

Wat is beter dan je online business automatiseren. Meer klanten verkrijgen terwijl je slaapt? Dat is absoluut het beste! Eigenlijk start automatisering al met kleine dingen, de taken die veel tijd vergen zoals: een afspraak maken, Social Media, Email-Marketing, boekhouding, het uitzenden van digitale producten, verwerkingen in het team of klantenservice. Online Business Coach Johanna Fritz laat verschillende Software-Solutions zien die jouw leven vergemakkelijken en tijd besparen:

In dit bericht wil ik een paar tools voorstellen die uw (zakelijke) leven gemakkelijker zullen maken. Op deze manier kunt u zich meer focussen op uw klanten en uw bedrijf optimaliseren.

Wat zijn de kosten van automatiseren?

Dit is de meest populaire vraag na het volgende: ‘Ik heb dit niet geïmplementeerd omdat het te veel tijd kost.’ Hoewel, zolang je alles zelf doet, verander je jouw tijd in geld.

Dit betekend: Ja, er moet geld worden geinvesteerd om deze tools te gebruiken en tijd moet geinvesteerd worden om de tools te implementeren (eenmalig). Op de lange termijn zullen de tools je helpen tijd te besparen en het beperken tot het maken van fouten. Hoe vaak gebeurt het bij ons wanneer we gestressed zijn dat wij data verwisselen in de overdracht van afspraken.

Automatiseer afspraken

Je kan het regelen van afspraken automatiseren. Dit zal u zeker bekend in de oren klinken: Je schrijft tien emails heen en weer met een klant om een tijd te vinden voor een zoom call afspraak. Dit kost tijd en nervositeit! Dit is waar Calendly helot. Met Calendly kun je automatisch the afspraken verwerken. Alles wat je moet doen is een link en de persoon zal een afspraak kiezen die jij heeft bevestigd.

Ik zal in meer details uitleggen hoe dit in zijn werk gaan: Laten we zeggen dat jij een afspraakkalender maakt voor klantafspraken. Je bepaald in de calender van Calendly op welke datum en welke tijd je calls kunt hebben en verstuur de link naar je klanten. Zij kunnen een beschikbare afspraak selecteren.

Aanvullend op dat, biedt calendly drie automatismen die hun gewicht in goud waard zijn. Zo is er een directe integratie met Zoom beschikbaar. Dit betekent dat bij het boeken van een afspraak automatisch een Zoom-meeting wordt aangemaakt en per e-mail naar de klant gestuurd. De afspraakboeking komt (indien gekoppeld) ook rechtstreeks in uw Google Agenda terecht, waar de Zoomlink voor u wordt opgeslagen. Bovendien kan uw klant voorafgaand aan de vergadering een afspraakherinnering van Calendly via e-mail ontvangen. Deze kunt u zelf aanpassen en automatisch verzenden.

Berichten plannen en recyclen met Smarterqueue

Ik ben er zeker van dat je van een soort tool heb gehoord dat jou social media post inpland. Over het algemeen hebben zij dezelfde kenmerken. Het plannen van jou meest recente blog post welke gepubliceerd word op Facebook, LinkedIn en Twitter.

Smarterqueue heeft een andere specialiteit: Het plaatst oude berichten ‘opnieuw in de wachtrij’. Dit betekend dat ze opnieuw in de rij worden geplaatst terwijl zij alreeds gepost zijn. Op deze manier is er een planning ritme wat oude posts opnieuw laat posten. Om niet saai te zijn voor uw volgers zal je de post moeten aanpassen. Luxe recyclen!

Hier kunt je jou categorieën specificeren en verschillende postschema’s maken voor bijvoorbeeld je blogposts, tips of YouTube-video’s. Zo krijg je altijd traffic naar je blogposts, YouTube-video’s of podcastafleveringen zonder dat je ze opnieuw actief hoeft in te plannen.

Repurpose

Als je een podcast aanbiedt, heb ik nog een geheime tip voor je, want er zijn mensen die graag naar audio-podcasts op YouTube luisteren. En hoe bereid je dat grafisch voor?

Dat is waar Repurpose voor is. De tool haalt een audiotrack over iTunes. Je kunt hier je eigen afbeelding opslaan, die als achtergrond voor de audiogolven zou moeten dienen. Met één klik neemt de tool zowel de titel als de beschrijving over en uploadt ze automatisch naar YouTube. Je krijgt een YouTube-video met Audio Waves en je luisteraars kunnen in de toekomst naar de podcast op het populairste videoplatform luisteren. Naast YouTube zijn er andere koppelingsopties zoals LinkedIn, Twitter of Instagram.

Last but not least het favoriete onderwerp van alle ondernemers: boekhouden.

Automatiseer boekhouding met GetMyInvoices

Deze oplossing is een spelverandering. Je maakt zeker te weten gebruik van een aantal programma’s, systemem en software’s die facturen verzenden. Maar wie houd er overzicht over dit alles?

Sommige facturen worden verzonden via email en andere moeten worden gedownload. Dit betekend, normaal gesproken, dat alle facturen met de hand verzameld moeten worden en geïmporteerd moeten worden naar je accountingsoftware en deze alloceren naar de boekhouden. GetMyInvoice doet al dit werk opnieuw, bespaart veel van je waardevolle tijd ( en zenuwen)

Het programma vind automatisch alle facturen van diverse opslag accounts en de email inbox. Wat ook gemakkelijk is:

En dan, hier komt het: de factuur gaat via een link rechtstreeks naar je boekhoudsysteem en wijst deze toe aan het uitgaande geld. Makkelijker kan het niet, toch? Dus als ik inlog op mijn boekhoudsysteem, zijn de meeste uitgaande betalingen al groen verlicht en gekoppeld aan het juiste document.

Zoals je kunt zien, begint een automatisering klein als je bereid bent wat geld en tijd te investeren. Ik gebruik alle tools die hier worden weergegeven nu al jaren en ik ben erg dankbaar voor hoeveel het van mijn bord afkomt.