Spendeer nooit geen tijd meer aan het opzoeken van facturen

Maakt niet uit of het begin van de maand is, wanneer uw belasting adviseur of de accountingsafdeling heeft documenten nodig als verklaring van de vorige maand, of van het begin van het jaar, wanneer de belastingaangifte verschuldigd is: voor velen betekend het veel zoeken naar facturen. Ongeacht hoe goed documenten zijn georganiseerd, tot nu toe waren deze bijna nooit complete. Noteer dat wij gezegd hebben: tot nu toe!

 

Een van de redenen voor dit is het feit dat facuturen in meer en meer verschillende wegen worden ontvangen: als downloads in portalen van klanten, via email, of traditioneel via de post. Aanvullend op dat zijn er ook uitgaande facturen welke ook in diverse verschillende systemen gevonden kunnen worden en bonnen die “verdwijnen” in zakken, folders en boxen. Het prompt samenbrengen hiervan is tijd rovend en error gevoelig wanneer er handmatig zorg voor word gedragen –  in het kort: beheren van facturen is overbodig. Deze dagen, hoewel, het handmatig verwerken niet langer nodig is. Zelfs de introductie van een document beheer software is niet vereist, alhoewel digital document beheer de sleutel is naar een beter factuur beheer en meer efficiëntere verwerkingen; omdat de software zoals GetMyInvoices automatiseerd voorbereidend accounting, en het heeft alleen vijf gemakkelijke stappen.

1. Link uw email postbox

Omdat factuurverzending via e-mail vrij gebruikelijk is geworden, bestaat het koppelen van de e-mailpostboxen, die facturen ontvangen met de factuurbeheeroplossing, uit een stap. Dit betekent dat de software de brievenbussen kan bewaken. E-mails die facturen bevatten of die facturen zelf zijn, worden herkend en automatisch opgeslagen in het centrale documentbeheer van een cloudsysteem – zodat er nooit meer een e-mailfactuur verloren gaat.

2. Verbind portalen

Of het nu het klantenportaal van het telefoonbedrijf is of dat van uw softwarefabrikant, elektriciteitsleverancier of autoverhuurbedrijf – voer de toegangsgegevens voor uw klantenportals slechts één keer in en bepaal vanaf welke datum facturen moeten worden gedownload! Vanaf dat moment vindt het downloaden automatisch plaats en behoort het handmatig inloggen op talloze portals en het downloaden van facturen tot het verleden.

3. Link meer solutions

Gebruikt u apparte software voor het creeëren van uitgaande facturen? Of ontvangt u deze wanneer u producten verkoopt op marktplaatsen als Amazon, Alibaba of Rakuten? Link deze met uw factuur beheer software om er zeker van te zijn dat uw document automatisch worden geïmporteerd!

4. Gebruik de scan app

Installeer en gebruik onze scan app voor Android en iOS op uw smartphone! Met de app, rekeningen die onderweg verschijnen, zoals brandstof of uitgaansrekeningen kunnen snel en gemakkelijk verzameld worden – zelfs wanneer u offline bent. Zodra uw telefoon zich met een internet verbinding bevestigd, het respectievelijke document zal worden geüpload naar de cloud waar het verwerkt kan worden. Het is ook mogelijk om op deze manier een factuur te scannen en te beheren. U kunt de volgende papieren documenten vernietigen en deze plaats, in uw zakken en boxen, voor iets anders gebruiken

5. Beheer documenten

Alle facturen en rekeningen zijn beschikbaar in een centraal documentbeheer in de cloud. Het organiseren van hen is het enige wat overblijft. Maak gebruik van alle opties, ken taken toe, verifieër de automatisch gelezen informatie en vul dit aan waar nodig is! U bent ook in de mogelijkheid om te specificeren wat er met deze documenten moet gebeuren – of deze automatisch gearchiveerd moeten worden en/of verstuurd moeten worden naar andere applicaties, zoals uw accounting systeem, of naar uw belastingsadviseur!

En dat is het! Vanaf nu is het motto: niet zoeken, maar vinden. De benodigde facturen zijn beschikbaar en klaar voor verdere verwerking in de gekoppelde synchronisatie-applicaties. Mocht u – of een auditor – ooit een specifiek document nodig hebben, dan is het gemakkelijk te vinden door simpelweg de webbrowser te gebruiken om u aan te melden bij de SaaS-oplossing. Hier worden alle documenten weergegeven volgens diverse criteria, bijvoorbeeld gesorteerd op datum of op tags. Bovendien kunnen ze binnen enkele seconden worden weergegeven via zoeken in volledige tekst. Dit betekent dat u het huidige maandelijkse Amazon-overzicht, een telefoonfactuur van twee jaar geleden of de entertainmentbon van een specifiek zakendiner kunt vinden.

Probeer het nu – gratis en zonder verplichtingen!