Workflows voor factuurverwerking automatiseren

Het wordt tijd dat je de gedigitaliseerde en geautomatiseerde crediteurenbenadering ervaart om handmatige arbeid te minimaliseren, fouten te verminderen en betere inzichten bereikt in de uitgaven en inkomsten van het bedrijf.

De weg voor ons is een robuust factuursysteem dat data importeerd vanuit verschillende systemen, deze verwerkt via jouw accountingsysteem, automatiseerd de workflow voor factuurverwerking, waar mogelijk een goedkeurigsworkflow en verstuurd het daarna naar systemen van derde partijen.

In dit artikel leggen wij automatisch factuurverwerking uit zodat je een beter begrijpt hoe het werkt en de voordelen van het automatiseren kent.

Automatisch factuurverwerking helpt data naadloos te integreren vanuit diverse facturen van jouw bedrijf en verstuurd dit naar je accountingssystemen of een veilige map, als je dit nodig vindt, met een paar klikken.

Betalingsprocessen voor de accountingsafdeling van elke firma is uitputtend en chaotisch, zoals het beheren van papieren facturen, PDFs, emails, etc.. Het handmatig updaten van factuurdata in het systeem resulteerd in een tal van verschillend, missende documenten en verloren tijd.

De drie stappen die betrokken zijn bij factuurverwerking zijn als volgt:

• Scan de fysieke factuur
• Decoderen van de factuurgegevens volgens compliance
• Voer de factuurgegevens in jouw accounting in.

Factuurverwerking software word gedaan via een op regels gebaseerde OCR (Optical Character Recognition) en Intelligent OCR software. De geautomatiseerde OCR software extraheert de vereiste informatie van scans op een logische manier, keurt goed volgens de regels van het bedrijf en compliance en koppelt deze aan een inkooporder.

Later worden deze details toegevoegd aan een accountingsysteem of een financieël systeem voor betalingsverwerking. Echter, de op regels gebaseerde systemen zij inefficiënt om op te schalen naar een hoog volume van financiële transacties te midden van diverse bronnen, formaten en apparaten. Dat is waar een geïntegreerde en geautomatiseerde factuursoftware bij kan helpen. Je kunt je workflow voor factuurverwerking automatiseren voor automatische ingaves.

Waarom is automatisering nodig?

Geautomatiseerde factuursoftware werkt in processen zoals 3-way checks op inkooporders, facturen ontvangen volgens de inkooporder en regeningen verwerkt tegen de factuur. Elke van deze gegenereerde documenten hebben een uniek nummer dat gelinkt aan elkaar kan worden.  

De functies van factuurverwerking is afhankelijk van de crediteurenprocessen die gevolgd worden door de firma. Automatiseren elimineert inefficiënte handmatige systemen met kunstmatige intelligentie en machine learning-technologieën.

AP automatisering doet de ondergeschikte activiteiten van de accountafdeling en maakt gebruik van een systeem om de taken te voltooien. Het geautomatiseerde systeem linkt de prijzen, inkooporder of data ingave en een logische benadering handelt de rest van de functies af. In vergelijking met de handmatige methode stromen geautomatiseerde facturen door een snellere workflow.

Geautomatiseerde factuurverwerking kwam naar voren als een praktische innovatie en een geweldig hulpmiddel om tijd en kosten te besparen. Geautomatiseerd factuurbeheer heeft de accountafdeling herkend en maakt het een essentiële software.

Het geautomatiseerde factuurautomatiseringssysteem draait op één platform en stelt leveranciers, kopers, facturering en betalingen in staat om de workflow efficiënt te beheren. De workflow is voorbereid om te werken aan crediteurenprocessen.

• Importeren van facturen – Importeer documenten vanuit 10.000+ online portalen, e-mail inboxen en andere bronnen.
• Alle data kan worden ingevoerd in jouw accountingsysteem, digitaal en automatisch.
• Aangepaste workflows voor weergave en goedkeuringsprocessen voor facturen gebaseerd op jouw operatie.
• Betaal uitstaande facturen en voltooi de betalingscyclus.
• Vele andere spannende eigenschappen uitgesloten zoals Bankintegratie die facturen toewijzen aan transacties en papieren facturen scannen met een mobiele app dat papieren facturen scant en vereiste data extraheerd.

Een verhoogd gebruik van Kunstmatige intelligentie

Geautomatiseerd factuurbeheer met machine leren en kunstmatige intelligentie maakt golven. Kunstmatige technologie doet het grootste opname werk, verificatie en gelijksoortige potentiële processen in automatiseringsoplossingen. In geautomatiseerd factuurverwerking, kuntmatige intelligentie leert de functies zoals beoordelen, het goedkeuren van specifieke facturen, toekennen van ledger codes, het versnellen van de processen dan handmatige inspanningen. De workflow voor AP-automatisering wordt benut door factuurautomatisering.

Voordelen van digitaal factureren:

Organisaties halen veel uit het verwerken van facturen. Bijvoorbeeld, een aantal voordelen voor het gebruiken van GetMyInvoices zijn als volgt:

• Snellere verwerking van facturen.
• Vermijd het missen van facturen en betalingen.
• Verdien betalingskortingen voor vroege betalingen.
• Vermijd late betalingen met een geode planning en verbeter het werkkapitaal.
• Krijg jouw voorbereidende accounting in een juiste en voltooide status.

Conclusie

Wanneer de accountsectie digitale processen overneemt, zal het gemakkelijk zijn om te concentreren op groei. Een uitstekend geautomatiseerd factuurbeheer software zal gebruik maken van al de beschikbare eigenschappen om een organisatie soepel te laten lopen, omzet te maken, cash flow te verbeteren en het verkrijgen van acceptabele inzichten.