Menu Dichtbij

Blogpost van 22 februari 2023

Kostenplaatsen bij controle: facturen en taken

blank

Nadat we in een ouder artikel hebben uitgelegd wat controleren eigenlijk is, zal dit artikel zich richten op een specifiek onderdeel van controleren: kostenplaatsen en kostenplaatsadministratie.

Inhoudsopgave:

  1. Wat is kostenplaatsboekhouding?
  2. Kostenplaatsboekhouding – hoe werkt het?
  3. Invoeren en implementeren van kostenplaatsadministratie
  4. Voordelen van kostenplaatsboekhouding
  5. Kostenplaatsboekhouding is ook in kleinere bedrijven de moeite waard

 

Veelgestelde vragen over kostenplaatsadministratie bij controle

Wat zijn typische kostenplaatsen?

De klassieke kostenplaatsen omvatten een uitsplitsing van de kosten naar de gebieden materialen, productie, administratie en verkoop, van waaruit het systeem zich vervolgens verder vertakt.

Wie bepaalt de kostenplaatsen?

Er bestaat helemaal geen wettelijke verplichting voor bedrijven om met kostenplaatsen te werken, noch enige specificaties over wat het systeem zou moeten zijn. Bedrijven zijn hier volledig vrij. Kostenplaatsboekhouding maakt deel uit van de interne boekhouding en valt vaak onder de verantwoordelijkheid van de controle.

Horen loonkosten thuis in de kostenplaatsenadministratie?

Met name de loonkosten van hogere afdelingen of speciale functionele gebieden (administratie, transportdiensten, enz.) moeten bij de kostenplaatsboekhouding als overheadkosten in aanmerking worden genomen. Bied diensten aan op andere gebieden die bijdragen aan de kosten van producten.

 

Als u uw bedrijf financieel actief wilt besturen, moet u vooral uw kosten onder controle houden. Zoals bekend geldt: hoe lager de kosten, hoe hoger de winst.

Het probleem met een al te grove analyse van de inkomsten en vooral de uitgaven is dat het er uiteindelijk op neerkomt dat het bedrijf positieve resultaten behaalt, maar dat een bepaalde dienst of product niet langer de moeite waard is. Alleen de kosten ervan zijn verborgen in een groot blok. Er zijn daarom instrumenten nodig die analyses met meer detail mogelijk maken. Dit omvat kostenplaatsboekhouding.


Wat is kostenplaatsboekhouding?

Kostenplaatsen zijn onderdelen van een bedrijf die bij het bepalen van de kosten zelfstandig kunnen worden gefactureerd. De kostenplaatsen zijn vaak afgeleid van de organisatie van een bedrijf. De exacte vorm vloeit dan voort uit de individuele structuur van het bedrijf.

Dit is meestal een hiërarchie:

  • Bedrijfsgebieden, als er meerdere zijn.
  • Functionele gebieden zoals productie, verkoop, administratie, ontwikkeling
  • Afdelingen: Magazijn, Assemblage, Onderhoud
  • Vacatures op de afdelingen.

Kostenplaatsen zijn dus boekhoudeenheden. Nadat deze zijn vastgesteld kan er ook intern worden gefactureerd als bijvoorbeeld de ene afdeling een dienst heeft geleverd voor een andere afdeling.

Kortom, hoe gedetailleerder en fijner de kostenplaatsen zijn, hoe fijner ze kunnen worden gepland en gecontroleerd. Aan de andere kant neemt dit ook toe Inspanning om te controleren en uiteindelijk in alle geledingen van het bedrijf, omdat ze bij het boeken van documenten rekening moeten houden met de daaruit voortvloeiende kosten.


Kostenplaatsboekhouding – hoe werkt het?

Bij het beheersen is kostenplaatsboekhouding een onderdeel van de kostenboekhouding waarin alle kosten worden vastgelegd die in een bedrijf ontstaan. Kostenberekening is onderverdeeld in drie gebieden die verschillende vragen beantwoorden:

  • Berekening kostensoort: De kostensoorten zijn categorieën die elk bedrijf voor zichzelf aanmaakt. Deze zijn doorgaans ontleend aan de boekhoudkundige rekeningen. Een mogelijke structuur wordt vervolgens opgedeeld in materiaal, personeel, servicekosten en belastingen en vergoedingen. Kostensoortboekhouding geeft antwoord op de vraag welke kosten daadwerkelijk zijn gemaakt.
  • Kostenplaatsboekhouding: Bij het vervaardigen van een werkstuk worden kosten gemaakt die proportioneel in een groter blok verborgen zijn. Kosten die niet direct aan een product of project kunnen worden toegewezen, worden overheadkosten genoemd. Als de grondstof bijvoorbeeld voor één product zou worden gebruikt en de medewerkers die het produceerden alleen voor dit product zouden werken, zou de berekening eenvoudig zijn. In de praktijk is dat echter niet zo. De grondstof wordt in meerdere producten gebruikt; de medewerkers werken alleen aan één product, maar ook aan de assemblage van andere artikelen. Kostenplaatsboekhouding kan worden gebruikt om de vraag te beantwoorden waar de kosten daadwerkelijk zijn ontstaan.

Kostenplaatsboekhouding maakt deel uit van de kostenberekening in het bedrijf.

Kostenplaatsadministratie vormt de basis voor het derde deel van de kostenadministratie in het bedrijf, ook wel kostendrageradministratie genoemd. Alleen dan kan worden gezien welke kosten daadwerkelijk zijn gemaakt en waar. Een kostenobject kan de productie en verkoop van een specifiek product zijn. Zoals gezegd zijn er individuele kosten die direct aan het product kunnen worden toegerekend. Als er voor de productie een specifieke printplaat nodig is, is deze kostenpost vrij eenvoudig te bepalen. Maar alleen met kostenplaatsadministratie kunnen kosten die elders te vinden zijn, worden bepaald en vervolgens aan het kostenobject worden toegewezen.


Hoe wordt kostenplaatsboekhouding geïntroduceerd en geïmplementeerd?

De eerste stap bij het introduceren van kostenplaatsadministratie is het definiëren van kostenplaatsen. Dit proces kost tijd en bestaat enerzijds uit het doornemen van alle documenten om te weten welke kosten er zijn of zijn gemaakt.

Aan de andere kant moet het bedrijf verstandig worden verdeeld in kostenplaatsen. Hier kan een indeling naar functies of afdelingen nuttig zijn. Het is echter ook denkbaar om, indien van toepassing, een niveau op te nemen dat rekening houdt met verschillende locaties.

Het kostenplaatssysteem zou kunnen worden gestructureerd volgens operationele eenheden.

In de boekhouding moeten de gemaakte (overhead)kosten vervolgens worden toegerekend aan het ontwikkelde kostenplaatsensysteem. In de praktijk wordt een bedrijfsboekhoudingsformulier als basis gebruikt. Met behulp hiervan worden de overheadkosten nu op basis van referentiewaarden onderverdeeld in de kostenplaatsen.

Dat klinkt in eerste instantie ingewikkeld. In feite is de grootste inspanning op het gebied van kostenplaatsboekhouding de ontwikkeling van het kostenplaatssysteem en het invoeren van de kostenplaatsen in de boekhoudsystemen. Nadat het eerste werk is voltooid, is de kostenplaatsadministratie in het dagelijks leven eenvoudig: binnen de documentboekhouding worden binnenkomende documenten bijvoorbeeld direct aan een kostenplaats of, indien van toepassing, aan meerdere kostenplaatsen toegewezen. De evaluatiemogelijkheden maken het vervolgens eenvoudiger om rapporten samen te stellen.

Welke conclusies hieruit getrokken worden is de verantwoordelijkheid van de beheersing.


Welke voordelen biedt kostenplaatsboekhouding?

Het grote voordeel van kostenplaatsadministratie is de grotere transparantie voor een bedrijf. Dit geldt in het bijzonder, maar niet alleen, voor de zogenaamde overheadkosten. Kostenplaatsboekhouding (of beter gezegd de evaluatie ervan) laat zien hoe duur het eigenlijk is om een product te produceren. En het vestigt de aandacht op bijzonder “dure” bedrijfsgebieden. Het vormt daarmee de basis voor een hele reeks analyses en mogelijkheden om processen en procedures te optimaliseren en te verbeteren.


Kostenplaatsboekhouding is ook in kleinere bedrijven de moeite waard

Waarschijnlijk zullen slechts enkele zelfstandigen de moeite nemen om kostenplaatsadministratie in hun bedrijf te introduceren. Maar het kan al nuttig zijn: welke kosten zijn er daadwerkelijk gemaakt in het kader van een project? Dit is een vraag die kan worden beantwoord met behulp van kostenplaatsboekhouding.

Het opzetten van kostenplaatsen en de nodige discipline om daar bij het boeken rekening mee te houden, kost moeite en dus kosten. Dit kan echter zelfs in kleinere bedrijven de moeite waard zijn, zodat u vroegtijdig kunt onderkennen of er economische moeilijkheden dreigen.

Bent u het beu om naast de kostenplaatsadministratie ook bonnetjes toe te wijzen?

Dan is het nu tijd voor GetMyInvoices! De software zorgt ervoor dat u nooit meer handmatig bonnetjes hoeft toe te wijzen. GetMyInvoices wijst automatisch alle facturen toe aan de betreffende boekingen. Zo is uw boekhouding perfect voorbereid voor uw belastingadviseur! Probeer GetMyInvoices vandaag nog gratis!

Laatste berichten

Productupdates maart en april

16.04.2024

De weg naar papierloos boekhouden met sevDesk en GetMyInvoices 

29.02.2024

Productupdates in januari en februari

22.02.2024

Productupdates in november

19.12.2023

Productupdates in oktober

15.11.2023