Menu Dichtbij

Blogpost van 10 november 2021

GetMyInvoices en het gebruik ervan bij WELTBERG “op de set”

Als het gaat om film- en audioproductie, fotografie en design, is de WELTBERG GmbH uit Kassel, een partner van aanzien en naam. Het bedrijf kwam in 2017 op de markt als klassieke filmmaker, maar heeft zich inmiddels ontwikkeld tot reclamebureau en zich ook als zodanig gevestigd. Met Next Level Studios biedt WELTBERG ook een full-service oplossing voor artiesten en labels. Met zeven medewerkers, talloze leveranciers en klanten, zijn er veel bonnen die het bedrijf al bijna een jaar met GetMyInvoices beheert. We spraken hierover met Yvonne Thomas, managing partner van het bedrijf.

Yvonne, hoe ben jij op de hoogte gekomen van GetMyInvoices?
“Voorheen voerden we alle voorbereidende boekhoudkundige taken uit met onze boekhoudsoftware. Dit bood echter onvoldoende mogelijkheden om bijvoorbeeld facturen uit verschillende bronnen automatisch te herkennen en te importeren. Daarom hebben wij actief gezocht naar een alternatief en rondgevraagd in ons netwerk. Via internet kwamen we GetMyInvoices tegen.”

Hoe ben je te werk gegaan bij de implementatie ervan?
We hebben GetMyInvoices eerst gratis getest en vervolgens direct voor ons proces ingesteld. Concreet omvatte dit het verbinden met drie e-mailaccounts en het verbinden met zes tot zeven online portals. We hebben ook online een interface voor de applicatie “DATEV Unternehmens” geconfigureerd.

Hoe ziet uw voorbereidende boekhoudproces er precies uit?
GetMyInvoices importeert alle inkomende facturen uit e-mailinboxen en online portals. Bovendien worden de bonnen die we digitaliseren via de scanapp automatisch geüpload, zodat alle documenten op één plek staan. Van daaruit worden ze online gesynchroniseerd met DATEV-bedrijven, zodat onze belastingadviseur er rechtstreeks toegang toe heeft. Hij heeft ook de mogelijkheid om in te loggen op GetMyInvoices. Voor het overzetten van de uitgaande facturen naar de belastingadviseur blijven wij gebruik maken van onze boekhoudoplossing waarin wij de documenten aanmaken.

Heeft u tijdens de configuratie contact gehad met support of andere specialisten voor onze factuurbeheersoftware?
Nee, omdat alles vanzelfsprekend was, hebben wij alles zelfstandig kunnen opzetten. Pas toen ik Gloria (let op: juridisch adviseur Gloria Gleim) toevallig ontmoette tijdens de netwerkbijeenkomst, had ik persoonlijk contact met GetMyInvoices. We konden vanaf het begin goed met elkaar overweg en het was een heel interessant gesprek.

Hoe werkt het praktische werk met GetMyInvoices voor u?
GetMyInvoices maakt onze boekhouding veel eenvoudiger. We hoeven niet meer tussen de dagelijkse bedrijfstaken door ergens in te loggen en facturen te downloaden zoals vroeger. De software doet alles voor ons. Het herkent zelfs buitenlandse facturen zeer betrouwbaar, hoewel deze vaak een andere structuur hebben en daardoor voor veel andere tools problematisch zijn. De factuurgegevens worden betrouwbaar uitgelezen waardoor de verwerking uiterst snel verloopt. Wij zijn zeer tevreden en blij.

Hoeveel tijd bespaart u met dit nieuwe proces?
Op piekmomenten ontvangen wij zo’n 200 inkomende facturen per maand, waarmee we dankzij GetMyInvoices nu twee tot drie uur besparen op het ophalen, verwerken en doorsturen.

Heeft u plannen voor de toekomst om uw boekhouding te optimaliseren?
Terwijl we blijven groeien, speelt procesverbetering daadwerkelijk een rol. Ideaal zou het zijn om ook via GetMyInvoices facturen te kunnen genereren en hiermee debiteuren te kunnen beheren. Hoe dan ook zullen we onze boekhoudsoftware koppelen aan GetMyInvoices en functies zoals de scanapp nog consistenter gebruiken om het bestaande potentieel beter te benutten.

Laatste berichten

Productupdates maart en april

16.04.2024

De weg naar papierloos boekhouden met sevDesk en GetMyInvoices 

29.02.2024

Productupdates in januari en februari

22.02.2024

Productupdates in november

19.12.2023

Productupdates in oktober

15.11.2023