Menu Dichtbij

Blogpost van 25 februari 2021

Langetermijngroei in het bedrijf – succesvolle integratie van RPA

Kan correct geïntroduceerd worden Robotachtige procesautomatisering help tal van bedrijven en zorg voor ontzorging voor medewerkers, bespaarde kosten en exponentiële groei. Een holistische introductie van de software spreekt echter niet voor zich en moet tegelijkertijd grondig worden uitgevoerd, zodat het bedrijf er maximaal van kan profiteren. Het volgende artikel biedt richtlijnen over hoe de integratie geleidelijk en soepel kan worden uitgevoerd.

Robotachtige procesautomatisering (kort RPA) opent de mogelijkheid om een verscheidenheid aan veel voorkomende processen in bedrijven te automatiseren en deze zo sneller en soepeler uit te voeren. Wij hebben deze methode ook GetMyInvoices ontdekt en reken RPA tot onze kerncompetenties. Er wordt bespaard op menselijke arbeid, waardoor werknemers worden ontlast en de kans krijgen om zich aan complexere taken te wijden en hun volledige potentieel te benutten.

1. De definitie van de business case

Eerst worden alle processen die al in het bedrijf zijn geïmplementeerd onderzocht en gedocumenteerd. De inventarisatie van processen en tools moet zo gedetailleerd mogelijk zijn, aangezien deze de basis vormt voor latere automatisering. Geautomatiseerde procesherkenningstools kunnen hierbij helpen, niet alleen verschillende processen oppikken, maar ook eventuele tekortkomingen identificeren. Ze registreren ook geheime processen die anders misschien gemist zouden worden.

Naast het documenteren van processen speelt feedback van procesdeelnemers en gebruikers een grote rol. Dit helpt om de gebruikelijke processen te optimaliseren en zo klantvriendelijk mogelijk te maken. Bovendien kunnen op deze manier processen blootgelegd worden die, hoewel ze correct verlopen, overbodig zijn of anderszins het gebruik bevredigender maken.

De eerste stap is om een overzicht te krijgen van terugkerende processen en te bepalen welke daarvan in de toekomst automatisch kunnen worden uitgevoerd.

2. Testen en finetunen

Wie de gedocumenteerde processen met behulp van RPA wil automatiseren, ontneemt zichzelf een groot deel van het potentieel van zijn bedrijf. RPA kan alleen processen helpen die geleerd zijn sneller en foutloos te verlopen – maar alleen in de vorm waarin ze zijn geïntroduceerd. Dit betekent dat suboptimale processen alleen in deze vorm worden uitgevoerd. Vooral op dit punt is het zinvol om alle processen te onderzoeken op hun efficiëntie, voordelen en mogelijke mogelijkheden voor verbetering. Daarom moeten ze in verschillende versies worden uitgevoerd als testruns buiten de reguliere bedrijfsuren om hun optimalisatiepotentieel bloot te leggen.

U kunt beginnen met kleinere en onbeduidende processen, zodat de verantwoordelijke medewerkers de beoordeling kunnen benaderen en snel succes kunnen ervaren. Ideaal hiervoor zijn processen die niet relevant zijn voor de feitelijke bedrijfsvoering, maar bijvoorbeeld de klanttevredenheid kunnen verhogen. Daarna volgen complexere en kritischere processen, waarvan de optimalisatie het bedrijf aanzienlijk verder kan brengen. Zodra de processen naar tevredenheid zijn uitgewerkt, is het nu tijd om ze onder reële omstandigheden te testen. Pas als ze hier succesvol draaien, zijn ze klaar voor automatisering.

3. Implementeren van de geautomatiseerde processen

In de volgende stap worden de geperfectioneerde processen opgenomen in een workflow die zowel het procesdoel als de voorwaarden waaraan moet worden voldaan voor implementatie definieert. De workflow geeft bovendien schematisch de exacte volgorde van de processen met de verantwoordelijke medewerkers weer. Het doel van deze stap is het creëren van een uitvoerbare workflow die in deze vorm door de RPA kan worden opgepakt en geïmplementeerd.

4. De integratie van medewerkers

De medewerkers van het bedrijf kunnen op lange termijn profiteren van de ondersteuning die RPA biedt. Ze worden ontlast en beschikken over meer vrije capaciteit, die ze vervolgens verstandig kunnen inzetten. Dit verhoogt de tevredenheid en motivatie van medewerkers omdat ze niet langer bezig zijn met monotone en uitdagende processen. Deze zelfde medewerkers leveren ook belangrijke hulp bij de integratie van RPA. Laat u daarom vroegtijdig informeren en bevragen over de geplande wijzigingen. Ze kunnen waardevolle informatie opleveren over welke processen verbeterpotentieel hebben of zelfs onnodig zijn.

Zelfs de voorgaande theoretische analyse kan dit slechts in beperkte mate aan het licht brengen; Er zijn vaak praktische en herhaalde implementaties nodig om verdere fouten te ontdekken. Na een uitgebreide briefing moeten de verantwoordelijke medewerkers worden aangemoedigd om informatie en feedback te verzamelen, die in gezamenlijke bijeenkomsten kan worden besproken en verzameld. Er is ook een “feedback mailbox” waar iedereen suggesties voor verbetering kan indienen als de gelegenheid zich voordoet.

Gezamenlijke bijeenkomsten worden nog steeds gebruikt om eventuele bedenkingen en zorgen te bespreken en weg te nemen, zodat het hele team de geplande verandering kan ondersteunen en er positief naar uit kan kijken. Uiteindelijk zorgt een uitgebreid begrip van RPA ervoor dat de implementatie wordt versneld en de voordelen worden vergroot.

5. Observeren van de processen en meten van de KPI’s

Zodra de ontwikkelde workflows door de RPA zijn geleerd, is het meeste werk gedaan. Maar het werk houdt hier niet op: de uitvoering door de bots moet nu worden gevolgd en gecontroleerd. Bovendien moet beoordeeld worden of dit daadwerkelijk meerwaarde oplevert en hoe waardevol het is voor het bedrijf. RPA is alleen in staat de aangeleerde processen ‘dom’ uit te voeren, maar niet zelfstandig in vraag te stellen of zelfs te optimaliseren. Ook bij eventuele veranderingen in de structuur van het bedrijf die aanpassing van de processen noodzakelijk maken, moet de uitvoering van de RPA worden herzien.

Geautomatiseerde processen kunnen tot ongeplande bijwerkingen leiden, zelfs als ze correct worden uitgevoerd. Daarnaast is het van belang om regelmatig de vraag te stellen of de gerealiseerde toegevoegde waarde niet vergroot kan worden, ongeacht of dit tijd, mankracht of financiële middelen bespaart. Deze laatste stap is nooit af, maar wordt herhaaldelijk toegepast. Anders lopen de geautomatiseerde processen het risico verouderd te raken en geen verlichting meer te bieden in een steeds evoluerende wereld.

Een optimale introductie van RPA is dan ook een langdurig proces dat niet snel kan worden afgerond en vervolgens kan worden afgevinkt. Ondanks het werk dat ermee gemoeid is, kan de software het succes van een bedrijf op de lange termijn verbeteren en zorgen voor een algemene grotere tevredenheid onder de werknemers.

Laatste berichten

Productupdates maart en april

16.04.2024

De weg naar papierloos boekhouden met sevDesk en GetMyInvoices 

29.02.2024

Productupdates in januari en februari

22.02.2024

Productupdates in november

19.12.2023

Productupdates in oktober

15.11.2023