Menu Dichtbij

Blogpost van 3 februari 2021

Zeg vaarwel tegen het versnipperen van documenten

blank

Begin dit jaar raakten bij veel kleine bedrijven, freelancers en particulieren onder oorverdovend lawaai de papiervernietigers opnieuw oververhit en liepen de papiercontainers over. De reden: Aan het eind van het jaar waren de bewaartermijnen van veel facturen, bonnetjes en andere documenten verstreken. Dit illustreert dat er overal nog veel papier in omloop is – met negatieve gevolgen.

Dit feit wordt bewezen door een actueel feit Opiniepeiling van de documentspecialist Ephesoft. Bedrijven zijn dan ook bezig met het automatiseren van hun processen. Ze boeken echter langzaam vooruitgang bij het digitaal transformeren van factuurverwerking en andere financiële documenten. 15 procent van de respondenten zei dat hun organisatie volledig papierloos was, wat betekent dat 85 procent van de bedrijven dat niet was. Een derde van de bedrijven is overwegend papierintensief en is nog ver verwijderd van intelligente automatisering. Slechts 30 procent maakt gebruik van automatisering bij de crediteurenadministratie. Elf procent zegt AI te gebruiken.

Op papier gebaseerde documentverwerking is inefficiënt

Dit zorgt niet alleen voor onnodig papier, maar ook voor hoge kosten. Met gemiddelde verwerkingskosten van zo'n twaalf euro per factuur, remt een gebrek aan automatisering de groei van het bedrijf af, aldus Ephesoft. Moderne automatisering verlaagt de kosten vaak met 80 procent of meer. Budget dat in andere domeinen kan worden geherinvesteerd!

GetMyInvoices automatiseert de voorbereidende boekhouding. Onze oplossing verzamelt facturen, bankafschriften en andere boekhoudkundige documenten uit duizenden verschillende bronnen. Het aanbod strekt zich uit van online portals tot e-mailinboxen en oplossingen van derden, zoals tools voor het maken van facturen. Bovendien kunnen documenten die onderweg ontstaan, zoals bonnetjes, eenvoudig worden vastgelegd met behulp van de scanapp en worden geüpload naar de cloudoplossing. Via de webbrowser kunnen alle documenten op elk moment worden beheerd, waarbij informatie automatisch wordt voorgelezen. De bankmodule maakt automatische afstemming van rekeningtransacties met facturen mogelijk. Daarnaast kunnen de gewenste documenten direct doorgestuurd worden naar andere oplossingen zoals boekhoudsoftware of naar de belastingadviseur.

Het beste is om dit vanaf het begin digitaal te doen

Dit verkort de verwerkingstijd van facturen etc. Door het elimineren van mediastoringen wordt de boekhouding minder foutgevoelig. Documenten die digitaal beschikbaar zijn, kunnen eenvoudig worden opgeslagen volgens de beginselen voor goed beheer en opslag van boeken, bescheiden en documenten in elektronische vorm en voor datatoegang (GoBD). Omdat er geen reden meer is om ze uit te printen. Gescande bonnen kunnen worden vernietigd omdat de app voldoet aan de eisen voor vervangend scannen. Dit betekent dat de individuele bonnetjes beetje bij beetje kunnen worden versnipperd en dat ze aan het begin van het jaar niet meer in bulk de versnipperaar in hoeven. Dit betekent ook dat bedrijven bij het thuiswerken nog effectiever de gegevensbescherming kunnen garanderen. Omdat er geen stukjes papier meer rondslingeren in het appartement waar je ze gemakkelijk kunt zien. Nog een voordeel: in tegenstelling tot bedrukt thermisch papier blijft de informatie gedurende de gehele opslagperiode leesbaar.

Het beste is om vanaf het begin digitaal te werken, dat wil zeggen om ervoor te zorgen dat er überhaupt geen papieren bonnen worden aangemaakt. Om dit te bereiken raden wij u aan om op informele wijze uw leveranciers, die u nog steeds facturen per post sturen, aan te schrijven en hen te vragen de documenten in de toekomst digitaal beschikbaar te stellen. Dit kan bijvoorbeeld via een online portal of per e-mail. Dan hoeft u alleen maar een eenmalige configuratie uit te voeren in GetMyInvoices, waarna de factuurbeheeroplossing de rest doet. Uw papierversnipperaar kan zelfs voor altijd in de kelder blijven staan. De buren zijn blij.

Profiteer van het begin van het jaar en leg de basis voor minder papier! Probeer GetMyInvoices 14 dagen gratis!

Laatste berichten

Productupdates maart en april

16.04.2024

De weg naar papierloos boekhouden met sevDesk en GetMyInvoices 

29.02.2024

Productupdates in januari en februari

22.02.2024

Productupdates in november

19.12.2023

Productupdates in oktober

15.11.2023