Menu Dichtbij

Blogpost van 13 augustus 2020

Dit zorgt voor meer efficiëntie in uw bedrijf

De Coronacrisis heeft veel bedrijven en ondernemers zwaar op de proef gesteld. Ondanks het uitgebreide economische stimuleringspakket is 38 procent van de belastingadviseurs van mening dat de komende zes maanden verdere faillissementen onder hun klantenbestand waarschijnlijk zullen zijn DATEV Coronabarometer. Maar veel andere bedrijven staan nu onder een nog grotere druk op het gebied van kosten en efficiëntie dan vóór de crisis. Kostenreductie is aan de orde van de dag en gezien de economische situatie van levensbelang, net als het adviesbureau Deloitte merkte dit op heeft. Digitalisering is één hefboom, bijvoorbeeld bij de voorbereidende boekhouding.

Groot potentieel voor efficiëntie in de boekhouding

De achtergrond is dat conventioneel factuurbeheer onder meer complex en kostenintensief is. Een Studie door Salie laat zien dat Duitse bedrijven vorig jaar 3,9 procent van hun tijd aan onproductieve administratieve activiteiten besteedden. Het grootste deel van deze capaciteit zat in het handmatig volgen van onbetaalde facturen, de factuurverwerking in het algemeen of processen op de HR-afdeling. Vooral op deze gebieden kunnen processen “merkbaar worden afgeslankt” door het gebruik van intelligente technologieën en digitale hulpmiddelen. GetMyInvoices helpt ook ijverig.

Onze oplossing voor factuurbeheer ontlast het boekhoudpersoneel van veel onproductief werk door veel activiteiten te automatiseren. Concreet verzamelt GetMyInvoices automatisch facturen uit een grote verscheidenheid aan bronnen - van online portals tot e-mailinboxen tot tools voor het maken van facturen. Ontvangstbewijzen die onderweg ontstaan, kunnen eenvoudig worden gedigitaliseerd met behulp van een scanapp. Alle bonnen worden verzameld op een centrale locatie in de cloud. Ze kunnen gemakkelijk worden beheerd en onderzocht met behulp van een webbrowser, ongeacht het apparaat en de locatie. Daarnaast is het mogelijk om bonnen automatisch over te zetten naar andere applicaties. Hiertoe behoren onder meer gangbare boekhoudoplossingen, documentbeheersystemen en de oplossingen van belastingadviseurs. De toegangsgegevens hoeven slechts één keer te worden opgeslagen en de overdrachtsvoorwaarden moeten worden gedefinieerd. Vervolgens komen facturen en bonnen zonder enige handmatige inspanning op de plaats waar ze nodig zijn. Op deze manier kan dat Bespaar tot 80 procent van het werk op de boekhouding.

AI als allround talent

Dit effect is mede gebaseerd op het feit dat relevante informatie zoals factuurnummer of factuurbedrag automatisch kan worden uitgelezen en elektronisch verder kan worden gebruikt, bijvoorbeeld voor betaling of voor automatische evaluaties. Cruciaal daarbij is dat nieuwe documenten vrijwel realtime worden herkend en verwerkt. Dit betekent dat zakelijke beslissingen kunnen worden genomen op basis van actuele gegevens. Dit is onlangs bijvoorbeeld duidelijk geworden bij het aanvragen van financiering, toen ondernemers GetMyInvoices konden gebruiken om met slechts een paar muisklikken de omzet in verschillende tijdsperioden te bepalen. Deloitte bevestigt dat dergelijke functies buitengewoon nuttig zijn. “Op AI gebaseerde analyseoplossingen helpen het besparingspotentieel efficiënter en nauwkeuriger te identificeren en te implementeren”, zeggen de experts. Dit geldt uiteraard niet alleen voor de boekhouding.

Volgens de aanbevelingen van Sage kunnen HR-processen ook efficiënter worden gemaakt, bijvoorbeeld door medewerkersportals in te zetten. “Vakantieaanvragen of ziekmeldingen die voorheen via de personeelsdienst moesten worden ingediend en verwerkt, kunnen bijvoorbeeld rechtstreeks tussen medewerker en leidinggevende worden afgehandeld en administratieve kosten kunnen worden verlaagd.” Daarnaast kunnen virtuele overleggen en vergaderingen plaatsvinden. gebruikt om veel tijdrovende en kostenintensieve zakenreizen te vermijden en mogelijke gevaren te voorkomen. Het scala aan mogelijkheden is enorm.

Welke taken blijven jou bij

Het is belangrijk op te merken dat digitale processen anders werken dan analoge. Een analoog proces kan niet 1:1 worden overgedragen naar de digitale wereld, zoals het voorbeeld van elektronische facturen duidelijk maakt. Het handmatig opmaken van facturen en het vastleggen van informatie is in de digitale sector totaal overbodig, aangezien AI hiervoor zorgt, zoals hierboven beschreven. Hiertoe moet onder meer een controlestap worden vastgesteld, waarbij wordt gecontroleerd of de uitgelezen informatie overeenkomt met het weergegeven origineel. Nog een voorbeeld: er zijn verschillende beveiligingsfactoren van toepassing in de digitale ruimte. Medewerkers die toegang hebben tot deze oplossingen moeten bijvoorbeeld weten hoe ze wachtwoorden veilig kunnen gebruiken. Dat klinkt banaal, maar in de praktijk blijkt het vaak een crux te zijn. Niet-versleutelde wachtwoordlijsten staan op veel computers - of worden afgedrukt. En als er toegang nodig is, wordt er gezocht, wat weer tijd kost. Kortom: de bestaande processen moeten volledig in vraag worden gesteld en aangepast. Voor wachtwoorden raden wij 1Password aan: een oplossing die als zeer veilig wordt beschouwd, ook in teamverband kan worden gebruikt en vanwege de Coronacrisis momenteel zelfs gratis is.

Toegegeven, het kost moeite om deze aspecten te achterhalen. Maar: als je echt je efficiëntie wilt verhogen, is digitalisering een uiterst effectief startpunt. U bespaart niet alleen kosten en moeite. De nieuwe tijd kun je gebruiken voor je kerntaken, wat zeker leuker voor je zal zijn – en dat is nog eens een efficiëntieboost.

Start uw efficiëntieboost en probeer GetMyInvoices gratis!

Laatste berichten

Productupdates maart en april

16.04.2024

De weg naar papierloos boekhouden met sevDesk en GetMyInvoices 

29.02.2024

Productupdates in januari en februari

22.02.2024

Productupdates in november

19.12.2023

Productupdates in oktober

15.11.2023