Factuurbeheer – hoe u het milieu consequent kunt besparen

dinsdag, 16. juni 2020 | 0 Opmerkingen
Bild von Papiermüll

“Denk aan het milieu – denk na voordat u afdrukt!” Tegenwoordig vindt u deze of een soortgelijke verklaring op veel facturen die per e-mail of via online portals zijn ontvangen. Maar dat is slechts een kleine manier waarop bedrijven en individuen het milieu kunnen besparen met elektronische facturen; een digitaal kantoor omvat veel meer aspecten dan papierloze workflows. Het einddoel is het digitaliseren en automatiseren van specifieke processen. Factuurbeheer kan hier behoorlijk wat bijdragen.

De keuze van opties begint bij het aanmaken van facturen. Het doel is om papierrekeningen en distributie per post te vermijden, omdat dit niet alleen het papierverbruik op kantoor verlaagt, maar ook bespaart op toner, verpakkingsmateriaal, verzendkosten en transport door distributievoertuigen. Elektronische facturen zijn een milieuvriendelijker alternatief als ze consequent worden geïmplementeerd. Het juiste formaat is belangrijk: aanbevolen zijn veelgebruikte formaten, die gedurende de gehele bewaartermijn kunnen worden gelezen op verschillende apparaten met verschillende besturingssystemen, zelfs door machines. Voordeel is dat de factuur niet hoeft te worden omgezet. De grootte van het bestand is ook relevant: het moet goed gecomprimeerd zijn. Dit bespaart opslagruimte en daardoor energie in de datacenters en middelen voor de fabricage en het transport van hardware. Als aan alle bovenstaande vereisten moet worden gedacht, zijn standaardformaten zoals XRechnung en ZUGFeRD of PDF / A haalbare deelnemers.

Verzend en ontvang facturen – op een slimme manier

Het volgende essentiële element is de distributie van elektronische facturen. Er zijn verschillende verzendopties, van online portals over speciale distributieoplossingen tot e-mailfacturering. De meest efficiënte en meest milieuvriendelijke oplossingen zijn die zo min mogelijk handmatige interactie vereisen, bijvoorbeeld oplossingen die het automatisch ophalen van documenten ondersteunen. Het bespaart niet alleen zenuwen, maar ook energie, zowel op de pc van de gebruiker als in het datacenter.

Een ander cruciaal punt is de elektronische verwerking van facturen, dat wil zeggen het tegenovergestelde van de wettelijk niet-toegestane, maar nog steeds wijdverbreide “print and file” -benadering. Een software zoals GetMyInvoices kan u hierbij helpen. Onze factuurbeheersoftware haalt automatisch facturen en andere documenten op uit duizenden bronnen; van online portals via mailboxen tot oplossingen van derden. De laatste bevatten anybill – een app die bonnen digitaal naar de smartphone van de klant verzendt, om te voorkomen dat bonnen worden afgedrukt op thermisch papier dat is vervuild.

Automatische verwerking in de cloud

De kunstmatige intelligentie van GetMyInvoices leest relevante informatie zoals factuurnummer en bedragen. Zo zijn alle documenten, samen met de gestructureerde informatie, op één locatie te vinden. Ze kunnen daar niet alleen veilig worden gearchiveerd, maar ze kunnen ook zonder enige handmatige inspanning worden overgedragen aan de belastingadviseur, alle gangbare boekhoudsoftware en andere toepassingen. De gebruiker bespaart zowel uren achter de computer als energie. Bovendien hoeft hij zijn eigen server niet te onderhouden – wat ook het milieu spaart, aangezien de productie en het transport van hardware middelen vereist en kooldioxide produceert. Toekomstig elektronisch afval is ook geen probleem. Dataretentie in moderne datacenters, waarvan de operators duurzaamheid hoog in het vaandel hebben staan, is aanzienlijk efficiënter. Doordat de doorlooptijd van facturen door de automatisering tot een minimum wordt beperkt en de verwerking minder foutgevoelig is, kunnen facturen sneller worden afgerekend. Dat maakt weer veel herinneringen overbodig. Er zijn minder correcties nodig, wat weer een positieve impact heeft op de verwerkingstijd van de factuur, de energetische voetafdruk en de CO2-uitstoot.

Veel kleine tandwielen – helemaal tot verwijdering

Last but not least omvat de verwerking van facturen het verwijderen van bestanden die niet langer nodig zijn. Dat maakt opslagruimte vrij in het datacenter, bespaart middelen en verlaagt de energievraag – terwijl de vernietiging van papieren facturen met een shredder transport en recycling noodzakelijk maakt, en energie verslindt.

Zoals u kunt zien, bestaat elektronisch factuurbeheer uit vele kleine tandwielen die samen een groot effect hebben – en een mijlpaal markeren op het pad naar papierloze, digitale kantoren. Het is belangrijk om de betrokken processen te overwegen, deze te coördineren en uiteindelijk te automatiseren – en op een verantwoordelijke partner te rekenen.

laat een bericht achter

Test GetMyInvoices
Probeer het 14 dagen gratis

Verbaas jezelf met het automatische factuur beheer: Beter overzicht. Minder boekhouding. Meer tijd voor uw ideeën.

Test gratis