GetMyInvoices – Een ietwat andere manier om het jaar te sluiten
Omdat het jaar ten einde loopt, willen wij graag terugkijken op de afgelopen 12 maanden, in dit artikel, en geven wij je daarom een glimp over 2021 van GetMyInvoices. Ondanks dat ‘remote’ & “thuiskantoor’ opnieuw in de spotlights waren vanwege de Corona pandemie hebben we opnieuw een enorme kracht gedemonstreerd met ons team – van het vinden van een nieuw bedrijf tot het optimaliseren van onze oplossing tot het hosten van webinars en veel meer. Terwijl we een kijkje achter de schermen nemen, willen wij je ook laten zien waar de reis ons in 2022 naartoe zal nemen.
Als reactie op de hoge aanvragen in andere landen hebben we ons eigen bedrijf gevonden. GetMyInvoices Inc. In Wilmington (Delaware, VS) direct aan het begin van het jaar. Daarbij kozen we voor een nogal onconventionele aanpak en haalden we geen investeerders of personeel aan boord.
Wij hebben ook geen direct sales activiteiten gelanceerd en hebben in plaats daarvan een co-creatie aanpak gevolgd. Dit betekend dat onze klanten interfaces voorstellen welke onze ontwikkelaars, in een zeer korte tijd, implementeren. Deze strategie is alreeds als succesvol bewezen in de Duitse markt. Daarom wilde wij dit ook vaststellen in Amerika.
Twee maanden na het binnenstappen van de markt hadden we nieuwe klanten in driecijferig bereik, een competent Engelssprekend support team en veel positief feedback in ons tussentijds saldo. We zijn nog steeds aan het werk met diverse partners in samenwerkingen en activiteiten om de markt, stap voor stap, te veroveren aan de andere zijde van de “big pond”.
Begin dit jaar hebben we een studie factuurbeheer uitgevoerd. De vindende sleutel was dat kleine en medium grote bedrijven in Duitsland open zijn voor technologiën om hun factuurbeheer te vereenvoudigen maar zijn nog verre van het benutten van hun potentieel voor het automatiseren van werkstappen.
Bijvoorbeeld, 39% van de deelnemers gaf aan dat ze 11-19 uur per maand spenderen aan het verwerken van facturen. Voor 10% is het figuur hoog voor 20-50 uur. Van deze 41% schatte dat gaat om het zoeken naar facturen, 28% die informatie van rekeningen aan het verzamelen is en 11% is rekening aan het doorsturen welke bijzonder tijdrovend is.
Vele bedrijven moeten contante ontvangsten boeken – voor de grootste proportie (47%) houdt dit 11-20 kopieën per maand in.
Aangaande het beheren van facturen geeft 45% aan dat zij analoge facturen scannen; 15% print digitale facturen en doet deze in mappen. Als gevolg van deze resultaten hebben we ons doel gesteld om nog leerzamer te werken rond digitaal factuurbeheer en bedrijven systematisch bij de hand te nemen tijdens de introductie.
Omdat ons team groeit, groeit ook onze familie. In januari hebben wij Marc Wiedbrauck in het team gebracht. Als Performance Manager drijft hij de online marketing van GetMyInvoices. Hij gebruikt sleutel figuren om te determineren waar onze bezoekers vandaan komen en waar zij weggaan. Daarnaast optimaliseert hij onze webpagina’s gebasseerd op corresponderende analyses.
Aanvullend initieert Marc campagnes om het verkeer te verhogen en genereert leads zo economisch mogelijk. Hij draagt ook bij aan de creaties van pagina’s en content ontwikkeling. Zijn passie ligt in het ontdekken en uitproberen van nieuwe dingen. Niet te vergeten, hij heeft zijn weg naar ons gevonden omdat zijn vorige medewerker gebruikt maakt van GetMyInvoices en hij wilde bij een bedrijf werken waar hij “paardenkracht op de kan plaatsen”.
Vanaf juli is onze HR manager Rebecca März ook full-time aan boord. Rebecca vind het uitdagend om te begeleiden in de cyclus van de medewerker van het binnenkomen tot na het ontslag en om deel te nemen in de ontwikkeling van de bedrijfscultuur. Fino, met zijn ontwikkelingsmogelijkheden voor elk teamlid, had haar altijd al ‘in gedachten’.
Ze draagt zorg voor typpische HR problemen zoals het posten van een functie, contracten van medewerkers, telefooncontracten, fietsleasing en jobreferenties. Zij bereid ook de payroll accounting voor om transparantie te creëren voor elke teamlid en daarom dus de condities voor het best mogelijke werk. Ze was bijzonder tevreden nadat ze in staat was om een nieuwe wervingstool te implementeren kort nadat ze deel had genomen bij GetMyInvoices.
Aanvullend, onze lang gewachtte offsite meeting vond eindelijk plaats in september in onze wieg in Lübeck. Hier zeiden we voor twee dagen ons dagelijkse werk ‘tot ziens’ om de tijd te gebruiken voor het werken aan nieuwe structuren en concepten. Om deze succesvolle workshop te vieren hebben we gratis champagne van onze coaches als souvenir ontvangen.
Onze meeting werd afgerond met een zeer interessante begeleide tour in de Hanzestad. Het was erg leuk om elkaar, na zo’n lange tijd, te zien en en diner met elkaar te hebben. Wij hopen dat wij elkaar, in het volgende jaar, met meer regelmaat kunnen zien.
Onze bankieren module, die wij alreeds hebben gelanceerd in december 2022, heeft in januari een verbetering gekregen. Gebruikers kunnen nu, bijvoorbeeld, een eigen rekeningen maken als het originele is verloren. Verder hebben ze de optie om account transacties naar GetMyInvoices te uploaden die ouder zijn dan 90 dagen en kunnen worden toegewezen aan de geassocieerde facturen.
Om onze Oostenrijkse klanten een nog betere service te verlenen, ondersteunen wij OFC bestandsformaat voor handmatige uploads van transactie data. Als een ander hoogtepunt zijn sinds februari klantgegevens bij Solarisbank AG en dus ook bij andere bankplatforms, zoals Konsist, Tomorrow, Penta, Finom of Bitwala, toegankelijk via onze Universal Bank Access-module in GetMyInvoices.
Voor een nog gebruiksvriendelijker interface hebben we ons dashboard op vele manieren geoptimaliseerd. Het past zich individueel aan de huidige gebruiker, zijn geactiveerde functies en zijn rechten aan. Direct na het inloggen zijn alle essenties in een overzicht zichtbaar. Bankaccounts kunnen worden verborgen om gevoelige financiële informatie te verbergen.
Voor een nog beter gebruikservaring hebben we fino’s logo API in GetMyInvoices geïntegreerd. Dit integreerd automatisch de huidige logo’s van de bedrijven en portalen die zijn gemaakt. Op deze manier zijn ze direct herkenbaar en geven de gebruiker een nog snellere oriëntatie.
Wij zijn in het bijzonder trost op het nieuwe kenmerk van dit jaar – onze workflow module. Na een lange tijd wachten is de tijd in juli gekomen: onze digitale review en goedkeuringsprocess gingen eindelijk live. Deze representeren de factuur goedkeuringsprocessen en ook het verloop van de betaling geheel digitaal weer en bevatten differse gebruikersrollen.
Onder “Document goedkeurigen” kunnen gebruikers bijvoorbeeld kiezen uit een verfijnd goedkeuringsproces of genereren individuele workflows via de expert modus. Er is ook een optie om kostenlimieten te verfijnen voor bijvoorbeeld facturen van meer dan €1.000 die alleen goedgekeurd kunnen wordend door een geselecteerd persoon.
Bovendien maakt de functie “betalingsruns” het mogelijk om persoonlijke betalingsruns te definiëren die kunnen worden toegepast op de goedkeuringsprocessen. De lanceren werd vergezeld door onze reguliere workflow webinars. Elke woensdag om 15.00 uur laten onze product specialisten de verschillende instellingen en applicatie gebieden zien van de digitale review en goedkeuringsprocessen. Een tool dat ook handig kan zijn voor jouw dagelijkse bedrijf.
Tijdens het jaar op hebben we ook de focus geplaatst op partnerschappen en samenwerkingen. Onze tool heeft nu bijvoorbeeld ook export interfaces naar het documentbeheer systeem d.velop, de digitale workplace oplossing Amagno, de ERP en CRM system weclapp, het data transfer system van hmd-Software, het bedrijfsbeheer platform Holded en de samenwerkingsoplossing Microsoft Sharepoint.
Voor het importeren van documenten hebben onze ontwikkelaars interfaces gemaakt naar de open source oplossing Ninja en de cloud software MOCO. Aanvullend is bidirectionele documentuitwisseling met de alles-in-één bureausoftware HQ nu ook mogelijk.
Online winkeliers kunnen rekeningen importeren van productverkopen vanaf diverse online portalen en meer systemen naar GetMyInvoices vanaf dit jaar. Deze bevatten Shopware, PrestaShop, OpenCart, OXID, xt:Commerce, Shopify, Ecwid, BigCommerce en WooCommerce, bijvoorbeeld. Het automatisch ontvangen van uitgaande facturen van marktplaatsen als Amazon, Alibaba of Rakuten is ook een belangrijk kenmerkt. Dit geeft onze klanten meer tijd om te concentreren op hun online bedrijf.
Op aanvraag van onze gebruikers zijn wij ook verbonden met meer dan honderd andere online portalen. Confluent, ContractHero, DEVK, Oracle Cloud, TikTok Ads, Trivago, en Doodly zijn maar een paar voorbeelden.
Onze scan app voor iOS heeft ook een zeer bruikbare update van ons gehad. Vanaf nu kunnen documenten, die opgeslagen zijn in GetMyInvoices, direct worden herkend zodat er geen duplicaten worden gemaakt wanneer je via de app upload. Voor meer gebruiksvriendelijkheid kunnen gebruikers nu facturen naar GetMyInvoices importeren vanuit andere apps. Voorbeelden zijn een foto of een map documenten op hun Smartphone. Beveilig de scanning app met een gezichts-id, touch-id of gewenste pin.
De Accouting Summit in Berlijn was de eerste aanwezigheidsgebeurtenis, sinds januari 2020, waar wij de mogelijkheid hadden om bij aanwezig te zijn. Als onderdeel van de Boekhoudkundige Top Start-up Awards waren wij in staat om een van de populaire trofeeën mee naar huis te nemen als winnaar van de derde plaats.
Onze hoofd sales Jan Moritz Wagner en ook Sales & Support Manager Jan-Niklas Sickes en Marco Paparella en het hoofd van Bususiness Development presenteerde GetMyInvoices op deze vakbeurs en conferentie voor digitalisering en innovatie in de boekhouding. Daar werd heel erg duidelijk dat GetMyInvoices op een geweldig pad is om haarzelf te positionere als een automatische piloot voor voorbereidend boekhouden. Andere vendors hebben individuele kenmerken in hun aanbod maar zij kunnen niet lijnen aan het set dat wij bieden.
Naast dat wij vanuit meer dan 10.000 online portalen documenten ophalen, hebben we een add-ons gemaakt dat GetMyInvoices uniek maakt. Inclusief betalingen binnen de factuurbeheer software en workflow kenmerken. Wij zijn heel erg trost op dat.
DATEV Marketplace Expo
Wij waren ook aanwezig op DATEV Marketplace Expo in München en Berlijn. We hebben goede herinneringen aan deze evenementen omdat wij in de mogelijkheid waren om met interessante partijen te spreken. Wij hebben diverse impulsen uitgedeeld en opgepakt zodat belastingadviseurs en hun klanten nog gemakkelijker, sneller, gedigitaliseerder en geautomatiseerder kunnen samenwerken in de toekomst.
Om een nog betere klantenervaring te garanderen hebben wij diverse online seminars gehouden in samenwerking met onze partners, welke Odoo, Agicap, Amagno, sevDesk, DocuWare, MOCO en CAYA bevatten. Voor elk een uur hebben we gebruikers de voordelen van onze interfaces laten zien en hebben ook tips & tricks overgebracht over de onderwerpen factureren, liquiditeit, documentbeheer en andere.
Dit hoe dingen verder moeten gaan in het komende jaar, of zelfs beter. Wij hopen dat het meer normaal zal verlopen om zo vaker face-to-face evenementen bij te wonen. Wij kijken bijvoorbeeld al uit naar de Tax Advisor Expo in maart. Uiteraard gaan wij ook verder met onze evenementen online. Samen met onze partners plannen we diverse activiteiten voor onze gebruikers.
Ook werken we steeds aan nieuwe eigenschappen en het optimaliseren van bestaande modulles. Aanvullend willen we nieuwe interfaces implementeren om te verbinden met online portalen. Onze kernmarkt zal verder gaan in de DACH regio. Onafhankelijk van dit willen wij campagnes implementeren in de rest van Europa en willen ook ons bestaan en kracht verder uitbreiden in Amerika, zodat het blijft bestaan.
Voor januari kijken wij er vooral uit naar ons nieuwe kantoor in Kassel. Wij willen ons team een ander aantrekkelijke plaatst bieden om te ontmoeten. Tegelijkertijd gaan we verder in onze ‘remote cultuur’. Na alles zit digitalisering in ons DNA and concentreren we eerst en vooral op waar we naartoe willen. Iedereen mag op flexibele tijden werken vanuit waar zij het meest productief kunnen zijn om samen als team goede dingen te kunnen bereiken.
Maak gebruik van de voordelen van geautomatiseerd factuurbeheer:
Beter overzicht. Minder boekhoudkundig werk. Meer tijd voor uw ideeën.
Een kwart van de totale inkomsten die zijn gegenereerd in de online retail in Duitsland...
16.02.2021
Elektronisch bankieren is een noodzakelijke betalingsmodus in deze moderne tijd. Er is een misvatting dat...
30.07.2021
We zijn allemaal bekend met de financieële afdeling en het praten over de vreselijke factureringsprocessen...
29.03.2021
