GetMyInvoices – Achter de schermen: Financiën

donderdag, 10. december 2020 | 0 Opmerkingen
GetMyInvoices – Achter de schermen: Financiën

Als onderdeel van de GetMyInvoices serie – Achter de schermen geeft deze blog een inzicht in onze financiële afdeling. Voor dit spreken wij met Verena Lappöhn. Zij is 34 jaar oud en werkt bij GetMyInvoices vanaf juni 2019 en is hoofd van Accounting & Backoffice.

Verena, wat zijn de taken in de financiële omgeving?

De taken omvatten voorbereidende boekhouding en remuneratiebeheer, inclusief budgetbewaking en het verzekeren van liquiditeit voor alle fino-bedrijven. Andere taken zijn onder meer interne kostentoewijzing, boekhouding, beheer van vorderingen en betalingstransacties. Daarnaast implementeren we interne digitaliseringsprocessen, bijvoorbeeld in de boekhouding. Wij zijn het aanspreekpunt voor klanten, banken en belastingadviseurs en daarnaast ben ik het aanspreekpunt voor alle betalingszaken. Tot voor kort was ik niet alleen verantwoordelijk voor het financiële segment maar ook voor alle administratieve activiteiten inclusief HR. Met andere woorden, de hele backoffice. Nu ik ondersteuning heb, kunnen we de verschillende focussen van financiën, HR en backoffice nog beter verdelen.

Dus het takenpakket staat niet vast?

Nee, het heeft zich ontwikkeld en geëvolueerd met het bedrijf, en dat heel snel. Oorspronkelijk was het mijn taak om processen op boekhoudkundig gebied te implementeren. Maar toen groeide het bedrijf, dus de administratie moest mee groeien. Hierdoor zijn er nieuwe taken ontstaan.

Hoe is deze ontwikkeling gelukt?

Hier zijn allerlei mogelijkheden. We praten gewoon kort en optimaliseren waar verbetering nodig is. Op deze manier hebben we al veel dingen kunnen implementeren.

Kunt u hiervan een voorbeeld geven?

In de eerste plaatst bestond er geen enkele betalingsrun. Dit issue heb ik besproken met Björn, Product eigenaard van GetMyInvoices. Kort daarna waren wij in de mogelijkheid om de betalingsruns en goedkeuringsworkflows te implementeren. Deze implementaties maken mij dagelijkse werk een stuk gemakkelijker.

Gebruikt u GetMyInvoices ook zelf? Als ja, hoe?

Natuurlijk meerdere keren per dag. Veel bonnen worden automatisch geïmporteerd, bijvoorbeeld facturen uit e-mailinboxen en online portals, evenals bankafschriften. Daarnaast upload ik zelf bonnen. Ook hebben we het factuurprogramma waarmee we onze facturen aanmaken gekoppeld aan GetMyInvoices, zodat onze uitgaande facturen automatisch worden geüpload naar GetMyInvoices. Last but not least gebruik ik GetMyInvoices om te controleren of alle facturen betaald zijn in samenwerking met onze belastingadministrateur, die via GetMyInvoices toegang heeft tot de benodigde bonnetjes.

Hoe voelt u over het werken met GetMyInvoices?

Geweldig. Ik kan GetMyInvoices zeker aanbevelen aan elke tussenpersoon, vooral nu velen vanuit hun thuiskantoor werken. GetMyInvoices is erg handig wanneer werknemers op verspreide locaties werken. De bonnetjes die ze nodig hebben, zijn daar. We hebben zeer positieve feedback van onze belastingadviseur. Ook is er de mogelijkheid om verbetersuggesties te doen.

Wat betekend het om suggesties voor verbetering te maken?

Als ik in mijn dagelijkse werk iets opmerk dat voor verbetering vatbaar is, zoals het goedkeuringsproces, kan ik dat via de officiële kanalen doorgeven en vind ik altijd een open oor.

Wat vind u het leukst aan GetMyInvoices?

Naast de mogelijkheid om deel uit te maken van de product- en procesoptimalisatie, is het de variatie in werkterreinen. Elke dag leer ik iets nieuws. Ik houd me niet alleen bezig met één specifiek onderwerp, maar kan ook processen begeleiden die niet mijn gebruikelijke taak zijn, zoals het oprichten van een bedrijf.

Test GetMyInvoices
Probeer het 14 dagen gratis

Verbaas jezelf met het automatische factuur beheer: Beter overzicht. Minder boekhouding. Meer tijd voor uw ideeën.

Test gratis

laat een bericht achter