Hoe kunt u efficiënte verbeteren in uw onderneming

De Corona crisis is een gruwelige test voor veel bedrijven en ondernemers die nu zelfs meer onder druk staan, gezien de kosten en efficiëntie, dan voorheen. Kosten verlagen is het kern woord en in het zicht van de econimische situatie, essentieël voor het overleven. Digitalisering, in bijvoorbeeld voorbereidend boekhouden, is een bewezen belangrijke tool.

 

Groot potentieel voor efficiëntie in de boekhouding

De insteek hierbij is dat traditioneel factuurbeheer onder meer tijdrovend en kostenintensief is. Veel bedrijven besteden nog steeds hun tijd aan onproductieve administratieve taken. De capaciteiten zijn vaak vastgelopen – vanwege het handmatig volgen van onbetaalde facturen, factuurverwerking in het algemeen of HR-afdelingsprocedures. Maar vooral op die gebieden kunnen processen aanzienlijk worden “afgeslankt” door de toepassing van intelligente technologieën en digitale tools. Dit is waar GetMyInvoices u te hulp komt.

Ons factuurbeheeroplossing ontlast boekhoudpersoneel veel onproductieve taken door veel processen te automatiseren. In het bijzonder, GetMyInvoices verzameld automatisch facturen van de meest diverse bronnen – van online portalen over email inboxen tot factuur tools. Bonnen die “on the go” verschijnen kunnen gemakkelijk worden gedigitaliseerd met een scan app. Alle documenten zijn verzameld en opgeslagen op een centrale locatie in de cloud. Door gebruik te maken van een browser kunnen deze documenten gemakkelijk worden beheerd en onderzocht, apparaat- en locatie-onafhankelijk. Naast dat is het ook mogelijk om documenten automatisch te verzenden naar andere applicaties. Dit is inclusief huidige accounting oplossingen, document beheer systemen en oplossingen die worden gebruikt door belastingadviseurs.  Toegangsgegevens hoeven voor elke respectieve toepassing slechts één keer te worden ingevoerd en er kunnen overdrachtsvoorwaarden worden gedefinieerd; na dat, facturen en bonnen gaan naar waar ze nodig zijn zonder handmatige inspanningen. Dit betekend dat u tot wel 80 procent van uw werkinspanningen in uw boekhouding kan besparen.

AI, de alleskunner

Dit resultaat berust ook op het feit dat relevante informatie, zoals factuurnummer of bedrag, automatisch kan worden ingelezen en verder verwerkt, bijvoorbeeld om betaling vrij te geven of voor geautomatiseerde evaluaties. Een andere doorslaggevende factor is dat nieuwe documenten bijna in realtime worden herkend en verwerkt. Dit betekent dat zakelijke beslissingen kunnen worden gebaseerd op zeer nauwkeurige en actuele gegevens. Dit is de laatste tijd duidelijk geworden in verband met aanvragen voor subsidies en ontwikkelingsgelden; Dankzij GetMyInvoices konden ondernemers met een paar muisklikken de omzetcijfers voor verschillende periodes bepalen. Deloitte bevestigt dat deze kenmerken van grote waarde zijn: “AI-gebaseerde analyseoplossingen helpen bij het opsporen en implementeren van besparingspotentieel efficiënter en nauwkeuriger”, zeggen de experts. Dit geldt natuurlijk niet alleen voor de boekhouding.

Volgens aanbevelingen van Sage kunnen HR-processen ook efficiënter worden gemaakt, bijvoorbeeld door gebruik te maken van medewerkersportals. “Vakantieverzoeken of ziektecertificaten, die tot dusverre ter verwerking bij het personeelsbureau moesten worden ingeleverd, kunnen rechtstreeks tussen de werknemer en zijn leidinggevende worden gesloten, waardoor de administratieve lasten worden verminderd.” Nogmaals, virtuele consulten en vergaderingen vervangen veel tijd- en kostenintensieve zakenreizen met mogelijk risicopotentieel. Het aanbod aan mogelijkheden is enorm.

Taken die blijven in uw handen

Het is belangerijk te noteren dat digitale processen anders werken dan analoge. Een analoge process kan niet 1:1 vertaald worden in een digitale wereld, dit kan je bijvoordbeeld zien in de electronische facturen. Het handmatig verzamelen van facturen en de opgenomen informatie word geheel soepel in een digitale context omdat de Al deze taken overneemt, zoals hierboven beschreven. In plaats daarvan, een verificatie stap moet worden gemaakt om te controleren dat de gelezen informatie correspondeerd met de originele weergave. Een ander voorbeeld: In een digitale context moeten verschillende veiligheidsfactoren worden overwogen. Medewerkers met toegang tot deze oplossingen moeten zich ervan bewust zijn, bijvoorbeeld, hoe deze wachtwoorden veilig gebruikt moeten worden. Het klinkt trivaal maar in praktische applicaties bewijst dat dit vaak een cruciaal punt it. Onbeveiligde wachtwoorden kunnen op elke computer worden gevonden of zelfs worden uitgeprint. . En wanneer toegang vereist is, wordt er naar wachtwoorden gezocht, wat nog meer tijd in beslag neemt. In het kort: processen moeten in hun geheel worden onderzocht en worden toegepast. Naar aanleiding van wachtwoorden, tussendoor, raden wij het aan 1 wachtwoord – overweeg een algemene oplossing  die heel erg veilig is en binnen het team gebruikt kan worden en momenteel ook gratis is vanwege de Corona crisis.

Toegeven: Het neemt inspanningen in beslag om geïnformeerd te worden over deze aspecten. Wanneer u uw efficiëntie wilt verhogen, digitalisering is een buitengewoon effectieve aanpak. U bespaard niet alleen uitgaven maar ook inspanningen: de nieuw gegeven tijd kan voor corebusinesses worden gebruikt wat u een stuk leuker zal vinden – en dat is de “efficiëntie-kers op de top”.

Start uw efficiëntie boost en probeer GetMyInvoices gratis!