Verbeter het beheer van uitgaande facturen met GetMyInvoices

Wanneer wij het hebben over hoe GetMyInvoices facturen en rekeningen van duizenden bronnen verzameld, denken veel mensen alleen aan inkomende facturen. Maar ons factuurbeheer oplossing bereikt meer dan dat: het verzameld automatisch alle belangrijke documenten, inclusief verzekeringsvoorwaarden, rekeningoverzichten en uitgaande facturen. Deze documenten zijn net zoveel nodig in de accounting als inkomende facturen en rekeningen.

Uitgaande facturen zijn facturen die worden verzonden door bedrijven aan haar klanten wanneer een product is verkocht of een service is geleverd. Op een grotere schaal is dit het inkomen van het bedrijg. Het is daarom belangrijk om deze facturen regelmatig te verzamelen voor bijvoorbeeld een BTW overzicht te creeëren –  of het berekenen van de winst aan het einde van het boekingsjaar. Afhankelijk van het bedrijf, uitgaande facturen kunnen min of meer talrijk zijn.
Hoe dan ook, GetMyInvoices ondersteunt een diversiteit van scenario’s:

Hoe uitgaande facturen eindigen in GetMyInvoices

Wanneer er een factuur op de computer word geschreven, maken veel mensen een PDF en verzenden deze via email naar hun klanten. GetMyInvoice gebruikers kunnen simpelweg hun persoonlijke GetMyInvoices email adres invullen in het bcc veld. Het resultaat: de klant ontvangt de factuur zoals gebruikelijk maar ziet geen andere ontvangers.
Het factuur, inclusief de email tekst, komt automatisch aan in GetMyInvoices. Factuur informatie zoals factuurnummer, netto bedrag, BTW percentage en bruto bedrag zijn machine gelezen.

Iemand die zijn uitgaande facturen in een andere oplossing creeërt, voor bijvoordbeeld in de accounting software sevDesk, de betalingssoftware bill.com of the factuursoftware chargebee, kan een synchronisatie opzetten met GetMyInvoices. Met deze hulp worden de uitgaande facturen gecreeërd in de respectievelijke oplossing en zijn automatisch toegevoegd aan GetMyInvoices.

De krachtige functies van GetMyInvoices

In GetMyInvoices worden uitgaande facturen op een centrale locatie naast alle andere geïmporteerde documenten beschikbaar gemaakt en kunnen ze intuïtief worden georganiseerd met de webbrowser, bijvoorbeeld door tags toe te wijzen. Onze krachtfuncties maken verschillende acties mogelijk; uitgaande facturen kunnen bij ontvangst van het factuurbedrag als betaald worden aangemerkt. Dit maakt niet alleen gemakkelijk onderzoek van facturen mogelijk met slechts een paar muisklikken, maar ook, door het instellen van filters, de weergave van openstaande posities, die vervolgens kunnen worden geëxporteerd als lijsten. Door middel van de geïntegreerde chatfunctie kan vrij eenvoudig contact worden gelegd met de verantwoordelijke medewerker, bijvoorbeeld om een betalingsherinnering te sturen.

Alle bewerkingsstappen worden gedocumenteerd en archivering met het oog op het correct en rechtmatig bewaren en opslaan van boeken, bescheiden en documenten in elektronische vorm kan eenvoudig worden geïmplementeerd. Daarnaast kunnen documenten automatisch worden doorgestuurd naar andere oplossingen, bijvoorbeeld een boekhoudsoftware of de belastingadviseur. Op deze manier zijn ze precies daar beschikbaar waar ze nodig zijn zonder enige handmatige inspanning – vrijwel in realtime.

Zoals u kunt zien, loont het om alle boekhoudkundige documenten te organiseren via GetMyInvoices, inclusief uitgaande facturen. Het zet de gehele voorbereidende boekhouding op automatische piloot – probeer het gratis voor 14 dagen!