Zeg tot ziens tegen het versnipperen van documenten

Het begin van het jaar, de tijd om opnieuw papieren te versnipperen. Voor kleine businesses, freelancers en prive mensen neemt het veel geluid en ruimte in beslag in hun papier containers. De reden is: Aan het einde van het jaar komen veel opslag ruimtes voor facturen, rekenning en andere documenten tot een einde. Dit laat zien dat er nog steeds veel papier word gebruikt welke negatieve gevolgen kan hebben.

Dit feit wordt ondersteund door een trendonderzoek uitgevoerd door documentenspecialist Ephesoft. Volgens het onderzoek beginnen veel bedrijven hun processen te automatiseren. Ze boeken echter maar weinig vooruitgang met de automatisering van factuurverwerking en andere financiële documenten. 15 procent van de deelnemers geeft aan dat hun bedrijf volledig papierloos opereert, waardoor 85 procent van de bedrijven nog papier gebruikt. Een derde van de bedrijven werkt voornamelijk met papier en is verre van een intelligente geautomatiseerde oplossing. Slechts 30 procent gebruikt automatisering in de boekhouding. 11 procent geeft aan kunstmatige intelligentie te gebruiken.

Papieren documentverwerking is inefficiënt

Dit zorgt niet alleen voor een hoog papierverbruik, maar ook voor hoge kosten. Met gemiddelde verwerkingskosten van ongeveer twaalf euro per factuur, vertraagt een gebrek aan automatisering de bedrijfsgroei, zegt Ephesoft. Moderne automatisering verlaagt de kosten vaak met 80 procent of meer. Het budget dat in andere gebieden kan worden geherinvesteerd!

GetMyInvoices automatiseert de voorbereidende boekhouding. Onze oplossing verzamelt facturen, bankafschriften en andere boekhoudkundige documenten uit duizenden verschillende bronnen. Deze variëren van online portals en e-mailinboxen tot oplossingen van derden, zoals factureringstools. Bovendien kunnen documenten, zoals bonnen die onderweg voorkomen, eenvoudig worden vastgelegd via de scan-app en geüpload worden naar de cloudoplossing. Alle documenten kunnen op elk moment via de webbrowser worden beheerd, waarbij de informatie automatisch wordt uitgelezen. De bankmodule maakt automatische afstemming van rekeningtransacties met facturen mogelijk. Bovendien kunnen de gewenste documenten direct doorgestuurd worden naar andere oplossingen zoals de boekhoudsoftware of de belastingadviseur.

Optimaal is digitaliseren vanaf het begin

Dit verkort de verwerkingstijd van facturen & Co. Het elimineren van media-onderbrekingen maakt de boekhouding minder foutgevoelig. Bonnen die digitaal beschikbaar zijn, kunnen eenvoudig worden opgeslagen in overeenstemming met de principes voor het correct bijhouden en opslaan van boeken, bescheiden en documenten in elektronische vorm en gegevenstoegang (GoBD). Dit komt doordat er geen reden meer is om ze af te drukken. Gescande bonnen kunnen worden vernietigd omdat de app voldoet aan de vereisten voor vervangende scans. Dit betekent dat individuele bonnen stukje bij beetje kunnen worden versnipperd en niet meer in grote hoeveelheden aan het begin van het jaar hoeven te worden versnipperd. Dit stelt bedrijven overigens ook in staat om de gegevensbescherming in het thuiskantoor nog beter te waarborgen. Omdat er in huis geen notities meer rondslingeren die makkelijk in te zien zijn. Een ander voordeel is dat – in tegenstelling tot bedrukt thermisch papier – de informatie gedurende de gehele bewaartermijn leesbaar blijft.

Het is het beste om indien mogelijk vanaf het begin digitaal te werken, d.w.z. om ervoor te zorgen dat er überhaupt geen papieren bonnen ontstaan. Om dit te bereiken, raden wij u aan om informeel te schrijven naar uw leveranciers die u nog steeds facturen per post sturen en hen te vragen de documenten in de toekomst digitaal beschikbaar te stellen. Dit kan bijvoorbeeld via een online portaal of per e-mail. Daarna hoeft u alleen nog maar een eenmalige setup in GetMyInvoices te doen, waarna de factuurbeheeroplossing “de rest doet”. Uw papierversnipperaar kan zelfs voor altijd in de kelder blijven. De buren zullen blij zijn.

Profiteer van het begin van het jaar en leg de basis voor minder papier! Probeer GetMyInvoices 14 dagen gratis!