GetMyInvoices onthult een groot potentieel voor verbetering

Lübeck. Kleine en middelgrote bedrijven in Duitsland staan ​​open voor technologieën om factuurbeheer te vereenvoudigen, maar benutten hun potentieel om werkstappen te automatiseren nog niet volledig. Dit is een belangrijk resultaat van het onderzoek naar factuurbeheer uit 2021 door softwareleverancier GetMyInvoices in samenwerking met FastBill, ontwikkelaar van de gelijknamige boekhoudsoftware. 

In totaal verklaarde 76 procent van de bedrijven dat ze overal toegang hadden tot hun boekhouding. “Dit betekent dat bonnen worden gedigitaliseerd en in deze vorm beschikbaar zijn”, zegt Björn Kahle, COO van fino, de aanbieder van GetMyInvoices. Hij voegt eraan toe: “Bedrijven proberen te profiteren van digitalisering.” Dit wordt ook ondersteund door het feit dat 59 procent van de ondervraagde bedrijven software gebruikt die automatisch documenten verzamelt en doorstuurt, en het merendeel van hun facturen via internetbankieren (66 procent) of software (17 procent) betaald. Tegelijkertijd bleek uit het onderzoek dat de verantwoordelijken nog steeds onnodig veel tijd besteden aan het verwerken van facturen.

Veel werk en veel fouten

Het grootste deel van de deelnemers aan de studie (39 procent) heeft elf tot 19 uur per maand nodig om facturen te verwerken. Met tien procent is het zelfs 20 tot 50 uur. 29 procent zei dat deze werkstap hen twee tot tien uur zou kosten. Slechts 20 procent beheert de taken in minder dan twee uur. 41 procent vindt het zoeken naar facturen, 28 procent het vastleggen van informatie uit bonnen en elf procent het doorsturen van de bonnen bijzonder tijdrovend. Veel bedrijven moeten bonnetjes achterlaten – het grootste deel (47 procent) heeft tussen de elf en twintig exemplaren per maand. Met betrekking tot facturen zei 45 procent dat ze de meeste documenten beheren door analoge facturen te scannen; 15 procent print digitale facturen en archiveert deze. “Dat heeft ons enorm verrast”, zegt Björn Kahle en stelt: “Dat betekent dat er een groot potentieel voor verbetering is. Omdat deze activiteiten niet alleen tijd verslinden, maar ook erg foutgevoelig zijn. “

Het onderzoek bevestigt deze gevoeligheid voor fouten. Zo is bij 38 procent van de studiedeelnemers een bonnetje niet meer te vinden of te lezen wanneer het nodig is. Bij 20 procent gebeurt dit vaak en bij vijf procent heel vaak. Van de ontbrekende documenten waar belastingadviseurs om vragen, staan ​​de ontvangsten op de laatste plaats met 25 procent. Meestal zijn er geen ontvangsten van online portals (47 procent), gevolgd door analoge documenten (28 procent). In totaal staat het indienen van bonnetjes bij de helft van de deelnemers op de agenda.

Dit leidt ook tot storingen bij het betalen van rekeningen. Waar 39 procent van de ondervraagde bedrijven hun rekeningen binnen vier dagen betaalt en 37 procent hiervoor vijf tot tien dagen nodig heeft, mist 21 procent regelmatig deadlines, bijvoorbeeld voor kortingen of de betalingstermijn, omdat de processen te lang duren. “Hier is duidelijk behoefte aan verbetering, waaraan gemakkelijk kan worden voldaan door de werkstappen te automatiseren”, zegt Björn Kahle.

GetMyInvoices ondersteunt bedrijven systematisch

Twee belangrijke redenen waarom dit nog niet is gebeurd, zijn dat kleine en middelgrote bedrijven vaak geen kennis hebben van passende oplossingen (32 procent) of niet de tijd hebben om ermee om te gaan (26 procent). “Dat is een zeer interessante bevinding voor ons”, besluit Moritz Wagner, hoofd verkoop bij GetMyInvoices. “We gaan daarom in de toekomst nog meer educatief werk doen over hoe onze software ons ondersteunt en bedrijven systematisch begeleiden in hun stappen om factuurbeheer te automatiseren.” Om aan de toegenomen vraag naar informatie te voldoen, nam de gratis Online training toe. Daarnaast wordt de samenwerking met belastingadviseurs verder uitgebouwd.

Terug