Zes factoren voor perfect factuurbeheer

Documenten afkomstig uit steeds meer verschillende bronnen, maken het factuurbeheer voor veel bedrijven en organisaties moeilijk. Tijdrovende voorbereidende boekhouding, ontbrekende documenten, weinig overzicht en lange doorlooptijden zijn enkele van de gevolgen. Dit kan echter worden verholpen met elektronisch of digitaal factuurbeheer.

 

Bedrijven ontvangen in de regel al veel facturen in digitale vorm – via e-mail of via klantportals. Van daaruit moeten ze echter eerst worden gedownload. Tussen inloggen en opslaan vormt dit een vervelende procedure die, in het kader van voorbereidende boekhouding, maand na maand veel zenuwen kost. Bovendien worden facturen en ontvangstbewijzen, die per post binnenkomen – in het beste geval – gescand en doorgestuurd in verschillende fasen voor verdere verwerking; net als uitgaande facturen die bestaan ​​in geïsoleerde systemen. Kortom: het omgaan met hybride documenten belast veel bedrijven. Fouten in downstream bedrijfsprocessen zijn voorgeprogrammeerd.

Papieren boeking als bron van fouten

Deze fouten omvatten bijvoorbeeld het afdrukken en boeken van facturen die in digitale vorm bestaan. Het probleem is niet alleen dat digitale documenten digitaal moeten worden opgeslagen, maar ook dat op papier gebaseerde processen een groot foutenpotentieel vertonen. Gegevens worden vaak gekopieerd en uitgetypt. Er kunnen overdrachtsfouten optreden en de procedure levert arbeid op. Hoe ver deze activiteiten verspreid zijn, blijkt uit het onderzoek ‘Digitalisering in boekhouding 2019’ van KPMG. Volgens de studie maakt 40 procent van de bedrijven nog steeds boekingen op papier. Documenten worden bij dergelijke bedrijven vaak vergeten, omdat het overzicht onvoldoende is en doorlooptijden een recordlengte bereiken. Voorbereidende boekhouding kan alleen worden gerealiseerd met hoge personeelsuitgaven en hoge kosten. Toch zijn vervroegde betalingskortingen nauwelijks haalbaar, terwijl beeldverlies door te late betalingen niet kan worden uitgesloten.

De kern van de zaak

Daarom hebben bedrijven intelligent factuurbeheer nodig. Velen hebben dit herkend en zoeken op internet naar termen als “facturen beheren” of zelfs “factuurbeheer”. Maar de zoektocht naar een eigentijdse oplossing vereist dergelijke benaderingen niet. Het belangrijkste om te weten is wat slim factuurbeheer kenmerkt – wat trouwens een vorm van documentbeheer is. In wezen kijk je naar de volgende succesfactoren:

1. Volledigheid

   Alle documenten zijn compleet. Dat omvat facturen die per e-mail zijn ontvangen, facturen van leveranciers in klantportals, ontvangsten die onderweg zijn gescand, evenals facturen die per post zijn binnengekomen en documenten van oplossingen van derden. Dat kunnen bijvoorbeeld uitgaande facturen zijn die zijn gemaakt in een ERP-systeem of een andere gespecialiseerde tool, of reiskostenrapporten die door werknemers worden gedeeld via cloudopslag.

2. Juistheid

   Vastgelegde informatie zoals factuurnummer, datum en bedragen moeten correct zijn – ongeacht hoeveel verschillende softwaresystemen en fasen de documenten zijn doorgestuurd.

3. Duidelijkheid

   Alle documenten moeten duidelijk worden georganiseerd, zodat ze altijd en met zo min mogelijk moeite kunnen worden gevonden. Daartoe is het nuttig om die documenten op één centrale plek samen te brengen en bepaalde trefwoorden toe te wijzen.

4. Transparantie

   Alle werkfasen moeten begrijpelijk zijn voor derden, zoals auditors bijvoorbeeld. Dat omvat de informatie over wanneer een document is geïmporteerd en waar vandaan, wie welke zoekwoorden heeft toegevoegd of wie welk document op welk moment heeft verwijderd.

5. Beveiliging

   Facturen kunnen gevoelige gegevens bevatten en moeten worden beschermd tegen onbevoegde weergave en toegang. Daarnaast moet worden gegarandeerd dat ze gedurende hun gehele bewaartermijn leesbaar blijven. Facturen moeten dus niet alleen versleuteld worden verzonden, maar ook worden gearchiveerd met naleving van de wet. Opslag in PDF / A-formaat en redundante bewaring in beveiligde datacenters wordt aanbevolen.

6. Snelheid
   Een essentieel kenmerk van elk professioneel factuurbeheer is een korte doorlooptijd voor facturen. Dat betekent: alle facturen en kwitanties worden zo snel mogelijk na aankomst bij elkaar gebracht en aan de bijbehorende applicaties verstrekt – of dat nu een boekhoudoplossing of een documentbeheersysteem (DMS) is voor archivering. Dit schept de voorwaarden voor snelle betalingen en boekingen, evenals snelle evaluatie en beslissingen op basis van actuele informatie.

Digitaal factuurbeheer als oplossing

Al deze succesfactoren kunnen door bedrijven en organisaties worden behaald door middel van intelligent digitaal factuurbeheer. Het is ook mogelijk om een ​​veelvoud aan activiteiten eenvoudig te automatiseren. Deze variëren van het ophalen van documenten uit de verschillende bronnen, zoals klantportals, e-mailpostboxen en factureringstools, tot het verzamelen en beheren van die op één centrale locatie in de cloud, tot het verzenden naar boekhoudsystemen, DMS’s en andere applicaties.

Deze procedure reduceert handmatige inspanningen tot een absoluut minimum. Zo kunnen bedrijven foutenbronnen elimineren en tijd en geld besparen. Bovendien worden bedrijfsprocessen versneld door de kortere doorlooptijd van documenten.

Probeer het!