Waaroom het digitaliseren van factuurbeheer een goede oplossing is

In deze tijd van het jaar, wanneer er minder werk te doen is vanwege het feit dat bedrijven een rust nemen van het werk, gebruiken veel van hen deze tijd om het jaar te herzien en nieuwe plannen te maken. Wanneer zij dit doen zouden zij factuurbeheer zeker mee moeten nemen.

Het behandelen van facturen, rekeningen en andere statuten zijn cruciaal voor de winst of verlies van eenbedrijf. Dat is in dit jaar duidelijk gebleken wanneer vele bedrijven hun medewerkers naar hun thuis kantoor hebben gestuurd zonder al te veel voorbereidingen. Degenen die hun processen al hadden gedigitaliseerd en de workflows regelmatig testten, hadden een duidelijk voordeel. Medewerkers waren gewend documenten buiten kantoor te openen, te bewerken en te delen. Andere bedrijven moesten vanuit nul beginnen om deze processen te digitaliseren zodat de workflow doorgaat. Bijvoorbeeld, naar aanleiding van de laatste DATEV Digitazion Index, digitalisatie in BTW bedrijven is duidelijk op gepakt en helemaal in kleine firma’s. 69% van de wettelijke firma’s investeerde in 2020 in digitalisering. Volgens de digitaliseringsindex, 94% van de grote, 86% van de middel grote en 65% van de kleine wettelijke firma’s hebben nu mobiele toegang tot hun data.

Automatisering biedt meer mogelijkheden

Los van het feit dat dit nog lang niet iedereen is, is mobiele toegang tot documenten slechts een klein onderdeel van digitalisering. Volgens de Digitaliseringsindex is het aandeel advocatenkantoren dat hun cliënten ondersteuning of evaluaties op afstand aanbiedt op een gedeeld digitaal platform inderdaad toegenomen. Dit aandeel is echter respectievelijk slechts 51% en 53%. De noodzaak om een inhaalslag te maken wordt bevestigd door de huidige KPMG-studie “Digitalization in Accounting”. Volgens het onderzoek gebruiken bedrijven slechts aarzelend nieuwe technologieën zoals AI. In de meeste boekhoudgebieden is het gebruik van AI nog steeds een droom van de toekomst. Toch is dit precies de sleutel om de voordelen van digitalisering te benutten. Vooral omdat AI automatisering mogelijk maakt, de verdere verwerking van documenten zonder handmatige inspanningent.

De digitalisering van factuurbeheer biedt veel voordelen. Documenten uit verschillende bronnen, zoals e-mails, online portals en factureringstools, kunnen automatisch in een cloud worden gecompileerd, zodat geautoriseerde gebruikers er overal ter wereld toegang toe hebben. Bovendien kunnen relevante factuurgegevens zoals factuurnummer, leverancier en factuurbedrag zonder handmatige inspanning worden uitgelezen en bijvoorbeeld worden gematcht met gegevens uit bankafschriften. Daarnaast kan de benodigde informatie automatisch worden overgedragen naar andere applicaties, zoals boekhoudsoftware of naar de belastingadviseur. Alle factuurinformatie is beschikbaar waar deze nodig is. Door media-discontinuïteiten te vermijden, zijn deze processen nog foutloos dan bij handmatige processen, en dat bijna in realtime.

Nog meer automatisering

Geavanceerde oplossingen voor factuurbeheer omvatten intelligente algoritmen die automatisch rekening- en creditcardtransacties koppelen aan de bijbehorende facturen of ontvangsten. Dit omvat het matchen van de bedragen, de naam van de leverancier en het doel van de transactie. Gebruikers kunnen een andere tijdrovende handmatige taak in de voorbereidende boekhouding vermijden, wat hen nog meer tijd bespaart.

Ondersteuning voor de digitalisatie in factuurbeheer

Het resultaat is dat het digitale factuurbeheer de verwerkingsprocessen versnelt zonder daarbij extra hulp te krijgen van de personeelszaken. Efficiënt cashflowbeheer wordt mogelijk en voordelen zoals contante kortingen kunnen worden gebruikt. Bovendien hebben de verantwoordelijken altijd een actueel overzicht van de financiële situatie, wat een goede basis is voor besluitvorming.

Het zou dan ook een veelbelovende goede resolutie voor het nieuwe jaar zijn om digitaliseringsprojecten in factuurbeheer te pushen of reeds gestarte processen aan te passen. Dit elimineert niet alleen problemen in de boekhouding of problemen met de belastingadviseur, bijvoorbeeld door ontbrekende documenten of een lange verwerkingstijd. Het creëert ook de basis om daadwerkelijke businessplannen in de praktijk te brengen.

GetMyInvoices ondersteunt u bij dit proces. Probeer het gratis!