A principios de año, en medio de un ruido ensordecedor, en muchas pequeñas empresas, autónomos y particulares las destructoras de documentos se sobrecalentaban de nuevo y los contenedores de papel se desbordaban. La razón: a finales de año, los plazos de conservación de muchas facturas, recibos y otros documentos habían expirado. Esto demuestra que todavía hay mucho papel en circulación en todas partes, con consecuencias negativas.
Este hecho está probado por uno actual. Encuesta de opinión del especialista en documentos Ephesoft. En consecuencia, las empresas están avanzando hacia la automatización de sus procesos. Sin embargo, están avanzando lentamente en la transformación digital del procesamiento de facturas y otros documentos financieros. El 15 por ciento de los encuestados dijo que su organización no utilizaba ningún papel, lo que significa que el 85 por ciento de las empresas no lo hacían. Un tercio de las empresas utilizan principalmente papel y todavía están muy lejos de la automatización inteligente. Sólo el 30 por ciento utiliza la automatización en las cuentas por pagar. El once por ciento dice que usa IA.
El procesamiento de documentos en papel es ineficiente
Esto no sólo genera papel innecesario, sino también costes elevados. Con unos costes medios de procesamiento de unos doce euros por factura, la falta de automatización frena el crecimiento de las empresas, según Ephesoft. La automatización moderna a menudo reduce los costos en un 80 por ciento o más. ¡Presupuesto que podría reinvertirse en otras áreas!
GetMyInvoices automatiza la contabilidad preparatoria. Nuestra solución recopila facturas, extractos bancarios y otros documentos relacionados con la contabilidad de miles de fuentes diferentes. La gama se extiende desde portales en línea hasta bandejas de entrada de correo electrónico y soluciones de terceros, como herramientas de creación de facturas. Además, los documentos que surgen sobre la marcha, como los recibos, pueden capturarse fácilmente utilizando la aplicación de escaneo y cargarse en la solución en la nube. Todos los documentos se pueden gestionar en cualquier momento a través del navegador web y la información se lee automáticamente. El módulo bancario permite la conciliación automática de las transacciones de la cuenta con las facturas. Además, los documentos deseados se pueden enviar directamente a otras soluciones, como un software de contabilidad o al asesor fiscal.
Lo mejor es hacerlo digitalmente desde el principio.
Esto acorta el tiempo de procesamiento de facturas, etc. Al eliminar las interrupciones de los medios, la contabilidad se vuelve menos propensa a errores. Los documentos que están disponibles digitalmente se pueden almacenar fácilmente de acuerdo con los principios para la gestión y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico y para el acceso a datos (GoBD). Porque ya no hay motivo para imprimirlos. Los recibos escaneados pueden destruirse porque la aplicación cumple con los requisitos para el escaneo de reemplazo. De este modo, los recibos individuales se pueden triturar poco a poco y ya no es necesario tirarlos a granel a la trituradora a principios de año. Esto también significa que las empresas pueden garantizar la protección de datos de forma aún más eficaz cuando trabajan desde casa. Porque ya no hay papeles tirados por el apartamento donde se puedan ver fácilmente. Otra ventaja: a diferencia del papel térmico impreso, la información permanece legible durante todo el tiempo de almacenamiento.
Lo mejor es trabajar digitalmente desde el principio, es decir, para garantizar que no se creen recibos en papel. Para lograrlo, le recomendamos que escriba informalmente a sus proveedores que todavía le envían facturas por correo y les solicite que en el futuro los documentos estén disponibles digitalmente. Esto es posible, por ejemplo, a través de un portal en línea o por correo electrónico. Luego sólo necesita realizar una configuración única en GetMyInvoices y luego la solución de gestión de facturas hará el resto. Su trituradora de papel puede incluso quedarse en el sótano para siempre. Los vecinos están contentos.
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