Au début de l’année, dans un bruit assourdissant, dans de nombreuses petites entreprises, indépendants et particuliers, les destructeurs de documents surchauffaient à nouveau et les bacs à papier débordaient. La raison : à la fin de l’année, les délais de conservation de nombreuses factures, reçus et autres documents étaient expirés. Cela montre qu’il y a encore beaucoup de papier en circulation partout – avec des conséquences négatives.
Ce fait est prouvé par un fait actuel Sondage d’opinion du spécialiste du document Ephesoft. En conséquence, les entreprises s’orientent vers l’automatisation de leurs processus. Cependant, ils progressent lentement dans la transformation numérique du traitement des factures et d’autres documents financiers. 15 % des personnes interrogées ont déclaré que leur organisation était totalement sans papier, ce qui signifie que ce n’est pas le cas de 85 % des entreprises. Un tiers des entreprises sont majoritairement gourmandes en papier et sont encore loin d’une automatisation intelligente. Seuls 30 % d’entre eux utilisent l’automatisation des comptes créditeurs. Onze pour cent déclarent utiliser l’IA.
Le traitement des documents sur papier est inefficace
Cela crée non seulement du papier inutile, mais également des coûts élevés. Avec des coûts de traitement moyens d’environ douze euros par facture, le manque d’automatisation ralentit la croissance de l’entreprise, selon Ephesoft. L’automatisation moderne réduit souvent les coûts de 80 pour cent ou plus. Budget qui pourrait être réinvesti dans d’autres domaines !
GetMyInvoices automatise la comptabilité préparatoire. Notre solution collecte les factures, relevés bancaires et autres documents liés à la comptabilité provenant de milliers de sources différentes. La gamme s’étend des portails en ligne aux boîtes de réception de courrier électronique en passant par les solutions tierces telles que les outils de création de factures. De plus, les documents générés en déplacement, tels que les reçus, peuvent être facilement capturés à l’aide de l’application de numérisation et téléchargés sur la solution cloud. Tous les documents peuvent être gérés à tout moment via le navigateur Web, les informations étant lues automatiquement. Le module bancaire permet un rapprochement automatique des transactions du compte avec les factures. De plus, les documents souhaités peuvent être transmis directement vers d’autres solutions comme un logiciel de comptabilité ou vers le conseiller fiscal.
Il est préférable de le faire numériquement dès le départ
Cela réduit le temps de traitement des factures, etc. En éliminant les interruptions des médias, la comptabilité devient moins sujette aux erreurs. Les documents disponibles sous forme numérique peuvent être facilement stockés conformément aux principes de gestion et de stockage appropriés des livres, registres et documents sous forme électronique et d’accès aux données (GoBD). Parce qu’il n’y a plus aucune raison de les imprimer. Les reçus numérisés peuvent être détruits car l’application répond aux exigences de numérisation de remplacement. Cela signifie que les reçus individuels peuvent être découpés petit à petit et ne doivent plus être envoyés en masse au broyeur en début d’année. Cela signifie également que les entreprises peuvent garantir la protection des données encore plus efficacement lorsqu’elles travaillent à domicile. Parce qu’il n’y a plus de morceaux de papier qui traînent dans l’appartement et que l’on puisse facilement voir. Autre avantage : contrairement au papier thermique imprimé, les informations restent lisibles pendant toute la durée de stockage.
Il est préférable de travailler dès le départ de manière numérique, c’est-à-dire de s’assurer qu’aucun reçu papier n’est créé en premier lieu. Pour y parvenir, nous vous recommandons d’écrire de manière informelle à vos fournisseurs qui vous envoient encore des factures par courrier et de leur demander de mettre à l’avenir les documents à disposition sous forme numérique. Cela est possible, par exemple, via un portail en ligne ou par e-mail. Ensuite, il vous suffit d’effectuer une configuration unique dans GetMyInvoices et la solution de gestion des factures fera le reste. Votre destructeur de papier peut même rester éternellement au sous-sol. Les voisins sont contents.
Profitez du début d’année et posez les bases de moins de papier ! Essayez GetMyInvoices gratuitement pendant 14 jours !
