Imaginez une facture fournisseur directement intégrée à votre logiciel comptable. Plus besoin de remplir manuellement un PDF dans votre boîte mail ni de saisir les données. Fini les erreurs de saisie lors des relevés de montants. La facture est déjà là, lisible par machine et prête à être traitée. C’est précisément la promesse de Peppol.
Qu’est-ce que Peppol ?
Peppol (initialement pour ‚ Pan-European Public Procurement On-Line ‘) est géré par l’organisation belge à but non lucratif OpenPeppol AISBL.
Ce réseau a vu le jour en 2008 dans le cadre d’un projet européen de marchés publics. Aujourd’hui, il constitue la norme établie pour l’échange électronique de documents à l’échelle mondiale et est de plus en plus utilisé dans le secteur B2B.
*Important : Peppol n’est pas un format de fichier. XRechnung et ZUGFeRD sont des formats, c’est-à-dire la manière dont une facture électronique est structurée et encodée. Peppol est le réseau par lequel ces factures sont transportées d’un point A à un point B. *
Imaginez Peppol comme un réseau mobile. Le réseau détermine la sécurité de la transmission des données et les personnes connectées. Le langage utilisé entre les utilisateurs, c’est-à-dire le format des factures, est indépendant de ce réseau.
Les entreprises qui souhaitent envoyer ou recevoir des factures via Peppol ont besoin d’un point d’accès Peppol certifié, c’est-à-dire d’un fournisseur de services qui fait office de lien technique dans le réseau.
L’identifiant Peppol – votre adresse dans le réseau
Chaque entreprise participant au réseau Peppol reçoit un identifiant unique, appelé Peppol ID. Celui-ci est attribué par le fournisseur de services lors de l’inscription.
L’identifiant Peppol fonctionne comme un numéro de téléphone. Toute personne souhaitant vous envoyer une facture via Peppol a simplement besoin de cet identifiant pour vous trouver sur le réseau et vous transmettre la facture.
L’identifiant Peppol se compose d’un identifiant de régime à quatre chiffres et d’un identifiant d’entreprise. Pour les entreprises privées en Allemagne, on utilise généralement le numéro de TVA intracommunautaire, associé au préfixe 9930, par exemple : 9930:DE123456789.
Il est également possible d’utiliser le numéro GLN (Global Location Number) avec le préfixe 0088. L’identifiant du système indique au réseau le système d’identification utilisé ; le numéro qui le suit identifie votre entreprise de manière unique.
Pourquoi Peppol est-il important pour vous aujourd’hui ?
Depuis le 1er janvier 2025, la facturation électronique est obligatoire en Allemagne pour les transactions entre entreprises nationales. Il est important de distinguer deux obligations différentes.
L’obligation de recevoir des factures électroniques est entrée en vigueur le 1er janvier 2025 pour toutes les entreprises, sans exception et sans période transitoire. Cela signifie que chaque entreprise nationale doit désormais être en mesure de recevoir et de traiter des factures électroniques structurées. Un simple fichier PDF ne répond pas à cette exigence.
L’obligation d’émettre des factures électroniques est mise en place progressivement. Jusqu’à fin 2026, les émetteurs de factures peuvent encore utiliser des factures papier ou d’autres formats électroniques tels que le PDF, sous réserve de l’accord du destinataire. Pour les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 800 000 €, ce délai est prolongé jusqu’à fin 2027. À compter du 1er janvier 2028, l’obligation d’émettre des factures électroniques s’applique à tous.
C’est là qu’intervient Peppol. Ce réseau offre une solution standardisée et sécurisée pour transmettre avec précision ces factures structurées. Au lieu d’envoyer une facture électronique (XRechnung) par courriel, ce qui est techniquement possible mais sujet aux erreurs et aux manipulations, la facture est transmise directement au destinataire via le réseau Peppol.
Peppol est déjà bien implanté dans une grande partie de l’Europe et fait figure de référence en matière de facturation électronique dans des pays comme la Suède, la Belgique et les Pays-Bas. Sa présence européenne rend Peppol particulièrement attractif pour les entreprises internationales.
Quels avantages Peppol offre-t-il aux entreprises ?
**Traitement direct des factures électroniques structurées **Les factures reçues via le réseau Peppol sont des ensembles de données entièrement structurés. Alors qu’une facture PDF nécessite une extraction ou une vérification manuelle, tous les champs d’une facture Peppol sont lisibles par machine dès le départ et peuvent être importés directement dans votre logiciel comptable. Notre article démontre concrètement l’impact positif que cela a sur la qualité de votre comptabilité. Comment la facturation électronique transforme la qualité des données en comptabilité .
**Transmission sécurisée sur le réseau Peppol **Une facture envoyée par courriel peut être modifiée pendant sa transmission sans que ni l’expéditeur ni le destinataire ne s’en aperçoivent. Ceci est impossible avec le réseau Peppol. La transmission est chiffrée et l’intégrité des données est garantie.
**Documenter la réception des factures de manière vérifiable. **Il est difficile de prouver avec certitude a posteriori qu’une facture envoyée par courriel est bien parvenue à son destinataire. Au sein du réseau Peppol, la livraison est documentée et traçable, ce qui représente un avantage indéniable en cas de litige ou lors d’audits.
**Un seul identifiant Peppol pour tous les fournisseurs **Avec un seul identifiant Peppol, vous indiquez à tous vos fournisseurs comment vous envoyer leurs factures. Plus besoin de gérer différentes adresses e-mail ou méthodes de transmission pour chaque fournisseur. Une seule adresse pour tous.
**Conforme à la réglementation allemande en matière de facturation électronique **Toute personne qui reçoit et envoie des factures via Peppol opère dans un cadre éprouvé et standardisé et est donc à l’abri des exigences de l’obligation de facturation électronique en Allemagne.
Questions fréquentes sur Peppol
**L’utilisation de Peppol est-elle obligatoire ou facultative ? **En bref : Peppol n’est pas une chaîne obligatoire pour les entreprises privées en Allemagne.
La loi relative à la facturation électronique obligatoire précise le format requis pour les factures, comme XRechnung ou ZUGFeRD. Cependant, elle ne précise pas le mode de transmission. Peppol est l’un des modes de transmission autorisés, au même titre que le courrier électronique et d’autres interfaces électroniques.
Les avantages pratiques de Peppol expliquent sa pertinence : saisie structurée et automatisée, protection contre la falsification et système d’adressage uniforme pour tous les fournisseurs. De plus, toute entreprise qui adopte Peppol aujourd’hui se positionne pour les années à venir, durant lesquelles Peppol continuera de gagner en importance à travers l’Europe.
**Que se passe-t-il si mon fournisseur n’utilise pas encore Peppol ? ** Cela reste vrai aujourd’hui pour de nombreux fournisseurs. Peppol gagne du terrain, mais n’est pas encore largement répandu.
Bonne nouvelle : recevoir vos factures via Peppol ne remplace pas les autres méthodes, mais les complète. Si un fournisseur vous envoie une facture électronique par e-mail, vous pouvez toujours la recevoir et la traiter. Si ce même fournisseur passe ensuite à Peppol, la facture vous parviendra automatiquement via le réseau, sans que vous ayez à intervenir.
Peppol fonctionne donc comme un canal supplémentaire et structuré qui opère en parallèle des processus existants et les remplace progressivement à mesure que de nouveaux participants s’inscrivent sur le réseau.
Peppol et GetMyInvoices
GetMyInvoices reçoit déjà vos factures par e-mail et via les portails en ligne. En tant que prestataire de services Peppol agréé, nous proposons désormais la réception via le réseau Peppol – pour tous : les clients GetMyInvoices peuvent désormais enregistrer gratuitement leur identifiant Peppol directement dans l’application.
Ce que cela signifie pour vous :
- Les factures reçues via Peppol arrivent directement dans GetMyInvoices sous forme de données structurées. Vous gérez la vérification, l’approbation et le paiement de manière centralisée, sans aucune saisie manuelle. La facture est ensuite envoyée à votre logiciel comptable, prête à être enregistrée.
- Peppol transmet des données cryptées et signées. Ainsi, la facture vous parvient intacte.
- Chaque livraison est enregistrée dans le réseau. C’est un avantage indéniable en cas de contrôle fiscal ou de litige.
Voici comment enregistrer votre identifiant Peppol :
- Connectez-vous à GetMyInvoices ou inscrivez-vous gratuitement.
- Sélectionnez „ Peppol “ dans le menu de profil en haut à droite.
- Finalisez votre inscription Peppol. Votre identifiant Peppol sera activé dans quelques minutes.
Avec l’introduction de la facturation électronique obligatoire, Peppol devient un outil de plus en plus important pour les entreprises. Votre identifiant Peppol vous permet d’être prêt. Enregistrez dès maintenant votre identifiant Peppol sur GetMyInvoices
