Stel je voor: een factuur van je leverancier die direct in je boekhoudsoftware terechtkomt. Geen pdf in je e-mailinbox die iemand handmatig moet openen en invoeren. Geen typefouten bij het overboeken van bedragen. De factuur staat er al, is machineleesbaar en klaar voor verdere verwerking. Dat is precies wat Peppol belooft.
Wat is Peppol?
Peppol (oorspronkelijk voor ‘Pan-European Public Procurement On-Line’) wordt beheerd door de Belgische non-profitorganisatie OpenPeppol AISBL.
Het netwerk is in 2008 ontstaan als een Europees project voor overheidsaanbestedingen. Tegenwoordig is het de gevestigde standaard voor wereldwijde elektronische documentuitwisseling en wordt het ook steeds vaker gebruikt in de B2B-sector.
*Belangrijk: Peppol is geen bestandsformaat. XRechnung en ZUGFeRD zijn formaten, oftewel de manier waarop een elektronische factuur is gestructureerd en gecodeerd. Peppol is het netwerk waarover deze facturen van A naar B worden getransporteerd. *
Zie Peppol als een mobiel netwerk. Het netwerk bepaalt hoe gegevens veilig worden verzonden en wie er verbonden is. De taal die mensen met elkaar spreken, oftewel de factuurindeling, staat hier los van.
Bedrijven die facturen via Peppol willen verzenden of ontvangen, hebben een gecertificeerd Peppol-toegangspunt nodig, oftewel een serviceprovider die als technische schakel in het netwerk fungeert.
De Peppol ID – uw adres in het netwerk.
Elk bedrijf dat deelneemt aan het Peppol-netwerk ontvangt een unieke identificatiecode, de zogenaamde Peppol ID. Deze wordt door de serviceprovider toegewezen tijdens de registratie.
De Peppol ID werkt vergelijkbaar met een telefoonnummer. Iedereen die u via Peppol een factuur wil sturen, heeft alleen deze ID nodig om u in het netwerk te vinden en de factuur te bezorgen.
Het Peppol-ID bestaat uit een viercijferige schema-identificatiecode en een bedrijfsidentificatiecode. Voor besloten vennootschappen in Duitsland wordt doorgaans het btw-nummer gebruikt, in combinatie met het voorvoegsel 9930, bijvoorbeeld: 9930:DE123456789.
Als alternatief is het Global Location Number (GLN) met het voorvoegsel 0088 ook mogelijk. De schema-identificatiecode vertelt het netwerk welk identificatiesysteem wordt gebruikt; het nummer dat erop volgt, identificeert uw bedrijf uniek.
Waarom is Peppol nu relevant voor jou?
Sinds 1 januari 2025 is elektronische facturering in Duitsland verplicht voor transacties tussen binnenlandse bedrijven. Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen twee verschillende verplichtingen.
De verplichting om elektronische facturen te ontvangen is sinds 1 januari 2025 van kracht voor alle bedrijven, zonder uitzondering en zonder overgangsperiode. Dit betekent dat elk binnenlands bedrijf nu in staat moet zijn om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen en te verwerken. Een eenvoudig PDF-bestand voldoet niet aan deze eis.
De verplichting om elektronische facturen te versturen wordt gefaseerd ingevoerd. Tot eind 2026 mogen factuurverstrekkers nog papieren facturen of andere elektronische formaten zoals pdf’s gebruiken, mits de ontvanger hiermee instemt. Voor bedrijven met een jaaromzet van minder dan € 800.000 wordt deze termijn verlengd tot eind 2027. Vanaf 1 januari 2028 geldt de volledige verplichting om elektronische facturen te versturen voor iedereen.
Hier komt Peppol in beeld. Het netwerk biedt een gestandaardiseerde en veilige manier om juist deze gestructureerde facturen te verzenden. In plaats van een XRechnung (e-factuur) via e-mail te versturen, wat technisch mogelijk is maar foutgevoelig en vatbaar voor manipulatie, wordt de factuur rechtstreeks via het Peppol-netwerk aan de ontvanger geleverd.
Peppol is al goed ingeburgerd in grote delen van Europa en wordt beschouwd als de standaard voor elektronische facturering in landen als Zweden, België en Nederland. Dankzij de Europese dekking is Peppol bijzonder aantrekkelijk voor bedrijven die internationaal actief zijn.
Welke voordelen biedt Peppol bedrijven?
**Gestructureerde e-facturen direct verwerken **Facturen die via het Peppol-netwerk worden ontvangen, zijn al volledig gestructureerde datasets. Waar een PDF-factuur eerst moet worden geëxtraheerd of handmatig gecontroleerd, zijn alle velden in een Peppol-factuur vanaf het begin machineleesbaar en kunnen ze direct in uw boekhoudsoftware worden geïmporteerd. Ons artikel laat zien welk concreet verschil dit maakt voor de kwaliteit van uw boekhouding. Hoe e-facturering de datakwaliteit in de boekhouding verandert .
**Beveiligde gegevensoverdracht in het Peppol-netwerk **Een factuur die via e-mail wordt verzonden, kan tijdens de verzending worden gewijzigd zonder dat de ontvanger of afzender dit merkt. Dit is onmogelijk met het Peppol-netwerk. De verzending is versleuteld en de gegevensintegriteit is gegarandeerd.
**Documenteer de ontvangst van facturen op een controleerbare manier. **Of een per e-mail verstuurde factuur de ontvanger daadwerkelijk heeft bereikt, is achteraf moeilijk definitief vast te stellen. In het Peppol-netwerk wordt de levering gedocumenteerd en is deze traceerbaar, wat een duidelijk voordeel is bij geschillen of tijdens audits.
**Eén Peppol ID voor alle leveranciers. **Met één Peppol ID laat u al uw leveranciers weten hoe ze u facturen moeten sturen. U hoeft geen verschillende e-mailadressen of verzendmethoden voor elke leverancier afzonderlijk te gebruiken. Eén adres voor iedereen.
**Voldoet aan de Duitse regelgeving voor elektronische facturering. **Wie via Peppol facturen ontvangt en verstuurt, opereert binnen een beproefd, gestandaardiseerd kader en voldoet daarmee aan de eisen van de e-factureringsplicht in Duitsland.
Veelgestelde vragen over Peppol
**Moet ik Peppol gebruiken of is het vrijwillig? **Het korte antwoord: Peppol is geen verplicht kanaal voor particuliere bedrijven in Duitsland.
De wet op verplichte elektronische facturering schrijft het vereiste formaat voor facturen voor, zoals XRechnung of ZUGFeRD. De wet specificeert echter niet de verzendmethode. Peppol is een van de toegestane verzendmethoden, naast e-mail en andere elektronische interfaces.
De praktische voordelen van Peppol verklaren waarom het nog steeds zinvol is: gestructureerde, geautomatiseerde invoer, bescherming tegen manipulatie en een uniform adresseersysteem voor alle leveranciers. Bovendien positioneert iedereen die vandaag de dag Peppol implementeert zich voor de komende jaren, waarin Peppol in heel Europa steeds belangrijker zal worden.
**Wat gebeurt er als mijn leverancier nog geen Peppol gebruikt? ** Dit is in de praktijk nog steeds het geval bij veel leveranciers. Peppol wint aan populariteit, maar wordt nog niet op grote schaal gebruikt.
Het goede nieuws: het ontvangen van facturen via Peppol vervangt andere methoden niet, maar vult ze juist aan. Als een leverancier u een XRechnung (e-factuur) per e-mail stuurt, kunt u deze nog steeds ontvangen en verwerken. Als diezelfde leverancier later overstapt op Peppol, ontvangt u de factuur automatisch via het netwerk, zonder dat u daar zelf iets voor hoeft te doen.
Peppol fungeert daarom als een aanvullend, gestructureerd kanaal dat parallel loopt aan bestaande processen en deze geleidelijk vervangt naarmate meer deelnemers zich in het netwerk registreren.
Peppol en GetMyInvoices
GetMyInvoices ontvangt uw facturen al via e-mail en online portals. Als gecertificeerde Peppol-serviceprovider bieden we nu ook ontvangst via het Peppol-netwerk aan – voor iedereen: GetMyInvoices-klanten kunnen nu gratis hun eigen Peppol ID registreren, direct in het product.
Wat dit voor u betekent:
- Facturen die via Peppol binnenkomen, verschijnen direct als gestructureerde data in GetMyInvoices. U kunt de controle, goedkeuring en betaling centraal afhandelen, zonder handmatige gegevensinvoer. De factuur wordt vervolgens volledig voorbereid voor boeking naar uw boekhoudsoftware verzonden.
- Peppol verzendt versleutelde en ondertekende gegevens. Dit zorgt ervoor dat de factuur ongewijzigd op uw adres aankomt.
- Elke levering wordt in het netwerk geregistreerd. Dit is een duidelijk voordeel in geval van een belastingcontrole of geschil.
Zo registreer je je Peppol ID:
- Log in bij GetMyInvoices of registreer u eerst gratis.
- Selecteer „Peppol“ in het profielmenu rechtsboven.
- Voltooi het registratieproces bij Peppol. Je Peppol ID is binnen enkele minuten actief.
Met de invoering van verplichte elektronische facturering wordt Peppol steeds belangrijker voor een groeiend aantal bedrijven. Uw eigen Peppol ID zorgt ervoor dat u hierop bent voorbereid. Registreer nu uw Peppol ID in GetMyInvoices
