Peppol factuurontvangst is de geautomatiseerde ontvangst van gestructureerde e-facturen via het Peppol-netwerk. De factuur wordt veilig en versleuteld van de afzender naar de ontvanger verzonden via gecertificeerde toegangspunten en is daar vervolgens beschikbaar als een machineleesbaar gegevensbestand voor verdere verwerking.
Het verplichte gebruik van elektronische facturering verandert de manier waarop facturen uw bedrijf bereiken. Peppol is de Europese standaard voor de veilige, geautomatiseerde en machineleesbare levering van elektronische facturen.
Voor bedrijven betekent dit minder handmatige gegevensinvoer, een controleerbare overdracht en een probleemloze overgang naar hun boekhoudsysteem.
Inhoudsopgave
- Dit is hoe het factuurontvangstproces van Peppol technisch werkt.
- Welke rol speelt het toegangspunt?
- Formaten ontvangen via Peppol
- Vereisten voor ontvangst van een Peppol-factuur
- Peppol-factuurontvangstbewijs met GetMyInvoices in de praktijk
1. Dit is hoe het factuurontvangstproces van Peppol technisch werkt.
Het ontvangen van een e-factuur via Peppol verloopt via een gestandaardiseerd transmissiepad met vier partijen. Dit model staat bekend als het 4-Corner Model en vormt de basis van het gehele Peppol-netwerk.
Het 4-hoekenmodel in vier stappen
Stap 1
De factuuruitgever (Hoek 1) Hij maakt de e-factuur aan in zijn eigen boekhoud-
of facturatiesoftware en dient deze in bij zijn
toegangspunt.
Stap 2
Het toegangspunt van de zender (hoek 2) verschlüsselt und signiert das Dokument und
übermittelt es über das Peppol-Netzwerk an den
zuständigen Access Point des Empfängers.
Stap 3
Het toegangspunt van de ontvanger (hoek 3) prüft die technische Zustellbarkeit, validiert die
Rechnung gegen die Peppol-Konformitätsregeln und
bestätigt den Empfang.
Stap 4
Het doelsysteem van de ontvanger (hoek 4) ontvangt de geverifieerde factuur als een
gestructureerde dataset en stelt deze beschikbaar voor
verdere verwerking, zoals goedkeuring, boeking of
archivering.
De communicatie tussen de toegangspunten verloopt via het AS4-protocol, een internationaal gestandaardiseerde transmissiemethode met encryptie, digitale handtekening en leveringsbevestiging. Pogingen om de factuurgegevens tijdens de transmissie te manipuleren worden gedetecteerd door de digitale handtekening en leiden ertoe dat het bericht wordt geweigerd.
2. Welke rol speelt het toegangspunt?
Het toegangspunt is de centrale technische component in het Peppol-netwerk. Zonder dit toegangspunt is het verzenden noch het ontvangen van elektronische facturen mogelijk.
Wat een toegangspunt doet
Een toegangspunt is een gecertificeerde serviceprovider die toegang tot het Peppol-netwerk mogelijk maakt en de transmissie tussen zender en ontvanger beveiligt. Het verzorgt de encryptie, ondertekening, validatie volgens de Peppol-specificatie en leveringsbevestiging volgens het AS4-protocol.
Elk toegangspunt wordt door Peppol gecertificeerd en onderworpen aan voortdurende tests. Duitsland Het Coördinatiebureau voor IT-standaarden (KoSIT), handelend namens de IT-planningsraad, neemt de rol van de Peppol-autoriteit op zich en accrediteert aanbieders van toegangspunten die in Duitsland actief zijn.
Hebben bedrijven een eigen toegangspunt nodig?
Nee. Een speciaal toegangspunt is noch noodzakelijk, noch economisch haalbaar voor bedrijven. Peppol werkt vergelijkbaar met een mobiel netwerk. Je hebt een provider nodig om deel te nemen, maar je bouwt geen eigen infrastructuur.
In de praktijk verloopt de netwerktoegang via software of gespecialiseerde dienstverleners die al als gecertificeerde toegangspunten fungeren of met dergelijke providers samenwerken. fino data services GmbH, de exploitant van GetMyinvoices, is een gecertificeerde Peppol-dienstverlener; de technische aspecten verlopen volledig op de achtergrond. U hoeft zich geen zorgen te maken over certificering of formaatonderhandelingen.
3. Formaten ontvangen via Peppol
Het Peppol-netwerk verzendt uitsluitend gestructureerde, machineleesbare facturen. In Duitsland zijn dit doorgaans facturen in het XRechnung-formaat of het hybride ZUGFeRD-formaat (versie 2.0 en later). Beide voldoen aan de Europese norm EN 16931, die de verplichte velden, de gegevensstructuur en de validatieregels voor elektronische facturen definieert.
Facturen in puur PDF-formaat worden niet via Peppol verzonden, omdat ze niet voldoen aan de eisen voor een gestructureerde e-factuur. In het artikel leggen we de technische verschillen tussen de toegestane formaten uit en welk formaat geschikt is voor welk gebruiksscenario. „“Wat zit er achter EN 16931? XRechnung en ZUGFeRD uitgelegd voor mkb’ers”“ .
Wat gebeurt er als een via Peppol verzonden factuur niet gevalideerd kan worden?
Wat gebeurt er als een via Peppol verzonden factuur niet gevalideerd kan worden?
De validatie binnen het Peppol-netwerk vindt in twee fasen plaats: eerst bij het toegangspunt van de afzender, vervolgens bij het toegangspunt van de ontvanger. Als een factuur niet aan een van deze controles voldoet, bijvoorbeeld omdat verplichte velden ontbreken of de EN 16931-norm wordt overtreden, wordt de levering geweigerd en ontvangt de afzender gestructureerde feedback met een gedetailleerde beschrijving van de fout.
Een formeel onjuiste factuur bereikt u als ontvanger daarom niet eens, en de afzender wordt hiervan op de hoogte gesteld. De inhoudelijke controle van de factuur, zoals de plausibiliteit van de bedragen of de overeenstemming met uw bestelling, wordt onafhankelijk uitgevoerd door uw boekhoudafdeling.
4. Voorwaarden voor ontvangst van een Peppol-factuur
Om e-facturen via Peppol te kunnen ontvangen, moet aan drie voorwaarden worden voldaan.
1. Peppol ID als verplicht adres
Elk ontvangend bedrijf heeft een unieke Peppol ID nodig, die fungeert als adres binnen het netwerk. Zonder deze ID kan er geen factuur worden bezorgd, omdat de routering gebaseerd is op de ID. In het artikel leggen we uit hoe een Peppol ID is opgebouwd en wat de functie ervan is binnen het netwerk. „“Wat is Peppol?”.
Hebben we een eigen Peppol ID nodig of is die van onze serviceprovider voldoende?
U heeft een eigen Peppol ID nodig voor uw bedrijf. Deze ID fungeert als een uniek adres binnen het netwerk en is toegewezen aan uw bedrijf, niet aan de serviceprovider. Dit is vergelijkbaar met uw telefoonnummer, dat u nodig heeft om telefonisch bereikbaar te zijn. De aanvraag wordt ingediend via uw softwareleverancier. In Duitsland is de Peppol ID doorgaans gekoppeld aan uw btw-nummer of een andere unieke bedrijfsidentificatiecode, zoals het GEBA, btw-nummer, GLN of IBAN.
2. Verbinding maken via geschikte software
U hebt software nodig die verbinding maakt met het Peppol-netwerk. Deze software verzorgt de communicatie met het toegangspunt, ontvangt facturen en integreert deze in uw workflow. U hoeft geen eigen technische verbinding met het netwerk op te zetten.
3. Verwerking van gestructureerde XML-gegevens
Een factuur die via Peppol wordt aangeleverd, komt binnen als een XML-dataset, niet als een visueel leesbaar document. Uw software moet deze gegevens kunnen verwerken, valideren en voorbereiden voor weergave of verdere verwerking. Dit garandeert een volledig geautomatiseerde verwerking zonder handmatige gegevensinvoer of foutgevoelige extractie. Het hybride ZUGFeRD-formaat bevat ook een ingebouwde PDF-weergavecomponent, terwijl het XRechnung-formaat dat niet heeft.
Is de ontvangstbevestiging van een Peppol-factuur verplicht voor de Duitse e-factureringsplicht?
Nee. De Duitse regelgeving voor elektronische facturering schrijft gestructureerde formaten voor volgens EN 16931, maar schrijft geen verplichte verzendmethode voor. Peppol is een aanbevolen en bijzonder veilige optie; verzenden via e-mail met een XML-bijlage is ook toegestaan. (Met een EU-initiatief…) ViDA Met de geplande rapportageverplichting vanaf juli 2030 wint Peppol aanzienlijk aan belang als gestandaardiseerde transmissiemethode.
5. Een Peppol-factuurontvangstbewijs met GetMyInvoices in de praktijk.
GetMyInvoices verzorgt het volledige proces van inkomende facturen, van ontvangst en validatie tot overdracht aan uw boekhoudafdeling.
Inkomende Peppol-facturen worden automatisch ontvangen, gevalideerd aan de hand van de eisen van de EN 16931-norm en samengevoegd met alle andere inkomende facturen in uw documentbeheersysteem.
Kunnen we naast Peppol ook e-facturen via e-mail blijven ontvangen?
Ja. Peppol vervangt e-mail niet, maar vult het juist aan als extra invoerkanaal. Of een factuur nu via Peppol, e-mail of een van de meer dan 10.000 gekoppelde online portals binnenkomt, is niet relevant voor de verdere workflow. Alle facturen doorlopen hetzelfde goedkeurings-, controle- en archiveringsproces.
De geverifieerde gegevens worden vervolgens automatisch overgezet naar uw boekhoud- of belastingadviessoftware. GetMyInvoices ondersteunt DATEV, Lexware Office, sevdesk en andere gangbare oplossingen via native interfaces.
Hoe geef ik ons Peppol ID door aan leveranciers?
Vermeld uw Peppol ID in uw e-mailhandtekening, op bestellingen en op uw website. Hoe meer leveranciers uw ID kennen, hoe hoger het percentage geautomatiseerde facturen zal zijn.
Conclusie
Het factuurverwerkingssysteem van Peppol is technisch geavanceerd, maar hoeft in de dagelijkse praktijk niet ingewikkeld te zijn. Gebruikers die kiezen voor software die connectiviteit, validatie en verdere verwerking integreert, zullen de onderliggende infrastructuur nauwelijks merken.
Handmatige documentinvoer wordt verminderd; een geautomatiseerd en kwaliteitsgecontroleerd proces vormt de basis voor een overzichtelijke en controleerbare boekhouding.
Door vroegtijdig te beginnen met de overgang van handmatige factuurverwerking naar een gestructureerd, geautomatiseerd facturatiesysteem bespaart u tijd en vermindert u de kans op fouten. GetMyInvoices ondersteunt u bij deze overgang, van het aanvragen van een Peppol ID tot het overdragen van de gegevens naar uw boekhoudafdeling.
