El sistema de recepción de facturas Peppol consiste en la recepción automatizada de facturas electrónicas estructuradas a través de la red Peppol. La factura se entrega de forma segura y cifrada desde el remitente al destinatario mediante puntos de acceso certificados, donde queda disponible como un registro de datos legible por máquina para su posterior procesamiento.
El uso obligatorio de la facturación electrónica cambia la forma en que las facturas llegan a su empresa. Peppol es el estándar europeo para la entrega segura, automatizada y legible por máquina de facturas electrónicas.
Para las empresas, esto significa menos introducción manual de datos, una transferencia a prueba de auditorías y una transición fluida a su sistema contable.
Tabla de contenido
- Así es como funciona técnicamente el proceso de recepción de facturas de Peppol.
- ¿Qué papel desempeña el punto de acceso?
- Formatos recibidos a través de Peppol
- Requisitos para la recepción de facturas de Peppol
- Recibo de factura de Peppol con GetMyInvoices en la práctica
1. Así es como funciona técnicamente el proceso de recepción de facturas de Peppol.
La recepción de una factura electrónica a través de Peppol sigue una ruta de transmisión estandarizada que involucra a cuatro partes. Este modelo se conoce como el Modelo de 4 Esquinas y constituye la base de toda la red Peppol.
El modelo de 4 esquinas en cuatro pasos
Paso 1
El emisor de la factura (Esquina 1) crea la factura electrónica en su propio software de
contabilidad o facturación y la envía a su punto de
acceso.
Paso 2
El punto de acceso del transmisor (Esquina
2) verschlüsselt und signiert das Dokument und
übermittelt es über das Peppol-Netzwerk an den
zuständigen Access Point des Empfängers.
Paso 3
Punto de acceso del receptor (Esquina 3) prüft die technische Zustellbarkeit, validiert die
Rechnung gegen die Peppol-Konformitätsregeln und
bestätigt den Empfang.
Paso 4
El sistema de puntería del receptor (Esquina
4) Recibe la factura verificada como un conjunto de
datos estructurados y la pone a disposición para su
posterior procesamiento, como aprobación, registro o
archivo.
La comunicación entre los puntos de acceso utiliza el protocolo AS4, un método de transmisión estandarizado internacionalmente que incluye cifrado, firma digital y confirmación de entrega. Los intentos de manipular los datos de la factura durante la transmisión son detectados por la firma digital y provocan el rechazo del mensaje.
2. ¿Qué función desempeña el punto de acceso?
El punto de acceso es el componente técnico central de la red Peppol. Sin él, no es posible ni enviar ni recibir facturas electrónicas.
¿Qué hace un punto de acceso?
Un punto de acceso es un proveedor de servicios certificado que establece el acceso a la red Peppol y garantiza la seguridad de la transmisión entre el emisor y el receptor. Se encarga del cifrado, la firma, la validación conforme a la especificación Peppol y la confirmación de entrega según el protocolo AS4.
Cada punto de acceso es certificado por Peppol y está sujeto a pruebas continuas. Alemania La Oficina de Coordinación de Normas de TI (KoSIT), en representación del Consejo de Planificación de TI, asume el papel de la Autoridad Peppol y acredita a los proveedores de puntos de acceso que operan en Alemania.
¿Necesitan las empresas su propio punto de acceso?
No. Un punto de acceso dedicado no es necesario ni económicamente viable para las empresas. Peppol funciona de forma similar a una red móvil. Necesitas un proveedor para participar, pero no tienes que construir tu propia infraestructura.
En la práctica, el acceso a la red se gestiona mediante software o proveedores de servicios especializados que ya operan como puntos de acceso certificados o colaboran con ellos. Fino Data Services GmbH, operador de GetMyinvoices, es un proveedor de servicios certificado por Peppol; los aspectos técnicos se gestionan completamente en segundo plano. No es necesario preocuparse por la certificación ni la negociación de formatos.
3. Formatos recibidos a través de Peppol
La red Peppol transmite exclusivamente facturas estructuradas y legibles por máquina. En Alemania, se trata normalmente de facturas en formato XRechnung o en formato híbrido ZUGFeRD (versión 2.0 y posteriores). Ambos cumplen con la norma europea EN 16931, que define los campos obligatorios, la estructura de datos y las reglas de validación para las facturas electrónicas.
Peppol no envía facturas en formato PDF puro porque no cumplen los requisitos para ser consideradas una factura electrónica estructurada. En este artículo explicamos las diferencias técnicas entre los formatos permitidos y cuál es el más adecuado para cada caso de uso. „¿Qué hay detrás de la norma EN 16931? XRechnung y ZUGFeRD explicados para las PYMES.“ .
¿Qué ocurre si no se puede validar una factura enviada a través de Peppol?
¿Qué ocurre si no se puede validar una factura enviada a través de Peppol?
La validación dentro de la red Peppol se realiza en dos etapas: primero en el punto de acceso del remitente y luego en el del destinatario. Si una factura no supera alguna de estas comprobaciones, por ejemplo, porque faltan campos obligatorios o se incumple la norma EN 16931, se rechaza la entrega y el remitente recibe una notificación estructurada que detalla el error específico.
Por lo tanto, una factura con errores formales ni siquiera le llegará a usted como destinatario, y se informará al remitente. La revisión del contenido de la factura, como la plausibilidad de los importes o su coherencia con su pedido, se realiza de forma independiente en su departamento de contabilidad.
4. Requisitos previos para la recepción de la factura de Peppol
Para recibir facturas electrónicas a través de Peppol, deben cumplirse tres condiciones.
1. Identificación Peppol como dirección obligatoria
Cada empresa receptora necesita un ID de Peppol único, que funciona como su dirección dentro de la red. Sin este ID, no se puede entregar ninguna factura, ya que el enrutamiento se basa en él. En este artículo explicamos cómo se estructura un ID de Peppol y su función dentro de la red. „"¿Qué es Peppol?".
¿Necesitamos nuestro propio ID de Peppol o basta con el de nuestro proveedor de servicios?
Necesitas un ID de Peppol para tu empresa. Este ID funciona como una dirección única dentro de la red y se asigna a tu empresa, no al proveedor del servicio. Es similar a tu número de teléfono, que necesitas para poder comunicarte con ellos. La solicitud se presenta a través de su proveedor de software. En Alemania, el ID de Peppol suele estar vinculado a su número de identificación fiscal (IVA) u otro identificador único de la empresa, como el GEBA, el número de identificación fiscal (IVA), el GLN o el IBAN.
2. Conexión mediante software adecuado
Necesitas un software que se conecte a la red Peppol. Este software gestiona la comunicación con el punto de acceso, recibe las facturas y las integra en tu flujo de trabajo. No necesitas configurar tu propia conexión técnica a la red.
3. Procesamiento de datos XML estructurados
Una factura enviada a través de Peppol llega como un conjunto de datos XML, no como un documento legible visualmente. Su software debe ser capaz de procesar, validar y preparar estos datos para su visualización o procesamiento posterior. Esto garantiza un procesamiento totalmente automatizado, sin necesidad de introducir datos manualmente ni realizar extracciones propensas a errores. El formato híbrido ZUGFeRD también incluye un componente de visualización de PDF integrado, mientras que el formato XRechnung no lo incluye.
¿Es obligatorio presentar la factura de Peppol para cumplir con la obligación de facturación electrónica en Alemania?
No. La normativa alemana sobre facturación electrónica estipula formatos estructurados según la norma EN 16931, pero no prescribe un método de transmisión obligatorio. Peppol es una opción recomendada y especialmente segura; también se permite el envío por correo electrónico con un archivo adjunto XML. (Con la iniciativa de la UE…) ViDA Con la obligación de informar prevista a partir de julio de 2030, Peppol está adquiriendo una importancia significativa como método de transmisión estandarizado.
5. Recibo de factura de Peppol con GetMyInvoices en la práctica
GetMyInvoices gestiona todo el proceso de recepción de facturas, desde su recepción y validación hasta su entrega al departamento de contabilidad.
Las facturas entrantes de Peppol se reciben automáticamente, se validan según los requisitos de la norma EN 16931 y se integran con todas las demás facturas entrantes en su sistema de gestión documental.
¿Podemos seguir recibiendo facturas electrónicas por correo electrónico junto con Peppol?
Sí. Peppol no reemplaza el correo electrónico, sino que lo complementa como un canal de entrada adicional. El origen de una factura, ya sea a través de Peppol, correo electrónico o alguno de los más de 10 000 portales en línea conectados, es irrelevante para el flujo de trabajo posterior. Todas las facturas pasan por el mismo proceso de aprobación, revisión y archivo.
Los datos verificados se transfieren automáticamente a su software de contabilidad o asesoría fiscal. GetMyInvoices es compatible con DATEV, Lexware Office, sevdesk y otras soluciones comunes mediante interfaces nativas.
¿Cómo comunico nuestro ID de Peppol a los proveedores?
Incluye tu ID de Peppol en la firma de tu correo electrónico, en los pedidos y en tu sitio web. Cuantos más proveedores conozcan tu ID, mayor será el porcentaje de facturas automatizadas.
Conclusión
El sistema de procesamiento de facturas de Peppol es técnicamente sofisticado, pero no tiene por qué ser complicado en las operaciones diarias. Los usuarios que opten por un software que integre conectividad, validación y procesamiento posterior apenas notarán la infraestructura subyacente.
Se reduce la introducción manual de documentos; un proceso automatizado y con garantía de calidad sienta las bases para una contabilidad clara y a prueba de auditorías.
Prepararse con antelación para la transición del procesamiento manual de facturas a un sistema de facturación automatizado y estructurado ahorra tiempo y reduce posibles errores. GetMyInvoices facilita esta transición, desde la solicitud de un ID de Peppol hasta la transferencia de los datos a su departamento de contabilidad.
