Réception de factures Peppol : Comment recevoir automatiquement vos factures électroniques

Le système de réception de factures Peppol est la réception automatisée de factures électroniques structurées via le réseau Peppol. La facture est transmise de manière sécurisée et cryptée de l’expéditeur au destinataire via des points d’accès certifiés, puis mise à disposition par ce dernier sous forme d’enregistrement de données lisible par machine pour traitement ultérieur.

L’obligation de facturer électroniquement modifie la façon dont les factures parviennent à votre entreprise. Peppol est la norme européenne pour la livraison sécurisée, automatisée et lisible par machine des factures électroniques.

Pour les entreprises, cela signifie moins de saisie manuelle de données, un transfert à l’épreuve des audits et une transition en douceur vers leur système comptable.

Table des matières

1. Voici comment fonctionne techniquement le processus de réception des factures de Peppol.
2. Quel rôle joue le point d’accès ?
3. Formats reçus via Peppol
4. Exigences relatives à la réception de la facture Peppol
5. Reçu de facture Peppol avec GetMyInvoices en pratique

1. Voici comment fonctionne techniquement le processus de réception des factures de Peppol.

La réception d’une facture électronique via Peppol suit un circuit de transmission standardisé impliquant quatre parties. Ce modèle, appelé modèle à quatre points de contact, constitue le fondement de l’ensemble du réseau Peppol.

Le modèle à 4 coins en quatre étapes

2. Quel est le rôle du point d’accès ?

Le point d’accès est l’élément technique central du réseau Peppol. Sans lui, ni l’envoi ni la réception de factures électroniques ne sont possibles.

À quoi sert un point d’accès ?

Un point d’accès est un fournisseur de services certifié qui établit l’accès au réseau Peppol et sécurise la transmission entre l’expéditeur et le destinataire. Il gère le chiffrement, la signature, la validation par rapport à la spécification Peppol et la confirmation de livraison selon le protocole AS4.

Chaque point d’accès est certifié par Peppol et fait l’objet de tests continus. Allemagne Le Bureau de coordination des normes informatiques (KoSIT), agissant au nom du Conseil de planification informatique, assume le rôle d’autorité Peppol et accrédite les fournisseurs de points d’accès opérant en Allemagne.

Les entreprises ont-elles besoin de leur propre point d’accès ?

Non. Un point d’accès dédié n’est ni nécessaire ni économiquement viable pour les entreprises. Peppol fonctionne comme un réseau mobile : vous avez besoin d’un fournisseur pour participer, mais vous n’avez pas à construire votre propre infrastructure.

En pratique, l’accès au réseau est géré par un logiciel ou des prestataires de services spécialisés qui opèrent déjà en tant que points d’accès certifiés ou collaborent avec de tels prestataires. fino data services GmbH, exploitant de GetMyinvoices, est un prestataire de services Peppol certifié ; les aspects techniques sont entièrement automatisés. Vous n’avez pas à vous soucier de la certification ni de la négociation des formats.

3. Formats reçus via Peppol

Le réseau Peppol transmet exclusivement des factures structurées et lisibles par machine. En Allemagne, il s’agit généralement de factures au format XRechnung ou au format hybride ZUGFeRD (version 2.0 et ultérieures). Ces deux formats sont conformes à la norme européenne EN 16931, qui définit les champs obligatoires, la structure des données et les règles de validation des factures électroniques.

Les factures au format PDF brut ne sont pas transmises par Peppol car elles ne répondent pas aux exigences d’une facture électronique structurée. Cet article explique les différences techniques entre les formats autorisés et indique lequel convient à chaque cas d’utilisation. „ Que cache la norme EN 16931 ? Explications sur XRechnung et ZUGFeRD pour les PME “ .

Que se passe-t-il si une facture envoyée via Peppol ne peut pas être validée ?

Que se passe-t-il si une facture envoyée via Peppol ne peut pas être validée ?

La validation au sein du réseau Peppol s’effectue en deux étapes : d’abord au point d’accès de l’expéditeur, puis à celui du destinataire. Si une facture échoue à l’un de ces contrôles, par exemple en raison de champs obligatoires manquants ou du non-respect de la norme EN 16931, sa livraison est refusée et l’expéditeur reçoit un retour d’information structuré détaillant l’erreur.

Une facture comportant des erreurs formelles ne vous parviendra donc même pas, et l’expéditeur en sera informé. Le contrôle du contenu de la facture, notamment la plausibilité des montants et leur cohérence avec votre commande, est effectué indépendamment par votre service comptable.

4. Conditions préalables à la réception d’une facture Peppol

Pour recevoir des factures électroniques via Peppol, trois conditions doivent être remplies.

1. L’identifiant Peppol est obligatoire.

Chaque entreprise destinataire a besoin d’un identifiant Peppol unique, qui lui sert d’adresse au sein du réseau. Sans cet identifiant, aucune facture ne peut être livrée, car l’acheminement des factures repose sur celui-ci. Cet article explique la structure et le fonctionnement d’un identifiant Peppol au sein du réseau. „ Qu’est-ce que Peppol ? “.

Avons-nous besoin de notre propre carte d’identité Peppol ou celle de notre fournisseur de services est-elle suffisante ?

Vous avez besoin d’un identifiant Peppol pour votre entreprise. Cet identifiant sert d’adresse unique au sein du réseau et est attribué à votre entreprise, et non au fournisseur de services. C’est comparable à votre numéro de téléphone, indispensable pour être joignable par téléphone. La demande est soumise par l’intermédiaire de votre fournisseur de logiciels. En Allemagne, l’identifiant Peppol est généralement lié à votre numéro de TVA intracommunautaire ou à un autre identifiant unique d’entreprise tel que le GEBA, le numéro de TVA intracommunautaire, le GLN ou l’IBAN.

2. Connexion via un logiciel approprié

Vous avez besoin d’un logiciel qui se connecte au réseau Peppol. Ce logiciel gère la communication avec le point d’accès, reçoit les factures et les intègre à votre flux de travail. Vous n’avez pas besoin de configurer votre propre connexion technique au réseau.

3. Traitement des données XML structurées

Une facture transmise par Peppol arrive sous forme de fichier XML, et non comme un document lisible visuellement. Votre logiciel doit pouvoir traiter, valider et préparer ces données pour l’affichage ou un traitement ultérieur. Ceci garantit un traitement entièrement automatisé, sans saisie manuelle de données ni extraction sujette aux erreurs. Le format hybride ZUGFeRD inclut également un composant de visualisation PDF intégré, contrairement au format XRechnung.

Le reçu de facture Peppol est-il obligatoire pour répondre aux exigences de la facturation électronique allemande ?

Non. La réglementation allemande relative à la facturation électronique impose des formats structurés conformes à la norme EN 16931, mais ne prescrit pas de méthode de transmission obligatoire. Peppol est une option recommandée et particulièrement sécurisée ; l’envoi par courriel avec une pièce jointe XML est également autorisé (dans le cadre d’une initiative européenne). ViDA Avec l’obligation de déclaration prévue à partir de juillet 2030, Peppol acquiert une importance considérable en tant que méthode de transmission normalisée.

5. Mise en pratique de la réception des factures Peppol avec GetMyInvoices

GetMyInvoices gère l’intégralité du processus de réception des factures, de leur réception et validation jusqu’à leur transmission à votre service comptable.

Les factures Peppol entrantes sont automatiquement reçues, validées selon les exigences de la norme EN 16931 et fusionnées avec toutes les autres factures entrantes dans votre système de gestion documentaire.

Pouvons-nous continuer à recevoir des factures électroniques par courriel en plus de Peppol ?

Oui. Peppol ne remplace pas le courrier électronique, mais le complète en tant que canal de saisie supplémentaire. Que la facture provienne de Peppol, du courrier électronique ou de l’un des plus de 10 000 portails en ligne connectés, cela n’a aucune incidence sur le flux de travail ultérieur. Toutes les factures suivent le même processus d’approbation, de vérification et d’archivage.

Les données vérifiées sont ensuite automatiquement transférées vers votre logiciel de comptabilité ou de conseil fiscal. GetMyInvoices est compatible avec DATEV, Lexware Office, sevdesk et d’autres solutions courantes grâce à des interfaces natives.

Comment puis-je communiquer notre identifiant Peppol à nos fournisseurs ?

Intégrez votre identifiant Peppol dans votre signature électronique, sur vos commandes et sur votre site web. Plus vos fournisseurs le connaissent, plus le pourcentage de factures automatisées sera élevé.

Conclusion

Le système de traitement des factures de Peppol est techniquement sophistiqué, mais reste simple d’utilisation au quotidien. Les utilisateurs qui optent pour un logiciel intégrant connectivité, validation et traitement ultérieur ne remarqueront quasiment pas l’infrastructure sous-jacente.

La saisie manuelle de documents est réduite ; un processus automatisé et contrôlé crée les bases d’une comptabilité propre et à l’épreuve des audits.

Anticiper la transition du traitement manuel des factures vers un système de facturation structuré et automatisé permet de gagner du temps et de réduire les risques d’erreurs. GetMyInvoices vous accompagne dans cette transition, de la demande d’un identifiant Peppol au transfert des données à votre service comptable.