Der Peppol-Rechnungseingang ist der automatisierte Empfang strukturierter E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk. Die Rechnung wird vom Sender über zertifizierte Access Points sicher und verschlüsselt an den Empfänger zugestellt und steht dort als maschinenlesbarer Datensatz für die Weiterverarbeitung bereit.
Mit der E-Rechnungspflicht verändert sich, wie Rechnungen in Ihrem Unternehmen ankommen. Peppol ist der europäische Standard, über den E-Rechnungen sicher, automatisiert und maschinenlesbar zugestellt werden.
Für Unternehmen bedeutet das weniger manuelle Erfassung, eine revisionssichere Übertragung und einen sauberen Übergang in Ihre Buchhaltung.
Inhaltsverzeichnis
- So läuft der Peppol-Rechnungseingang technisch ab
- Welche Rolle spielt der Access Point?
- Formate, die über Peppol empfangen werden
- Voraussetzungen für den Peppol-Rechnungseingang
- Peppol-Rechnungseingang mit GetMyInvoices in der Praxis
1. So läuft der Peppol-Rechnungseingang technisch ab
Der Empfang einer E-Rechnung über Peppol folgt einem standardisierten Übertragungsweg mit vier Beteiligten. Dieses Modell wird als 4-Corner-Modell bezeichnet und ist das Fundament des gesamten Peppol-Netzwerks.
Das 4-Corner-Modell in vier Schritten
Schritt 1
Der Rechnungssteller (Corner 1) erstellt die E-Rechnung in seiner eigenen
Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware und übergibt sie
an seinen Access Point.
Schritt 2
Der Access Point des Senders (Corner 2) verschlüsselt und signiert das Dokument und
übermittelt es über das Peppol-Netzwerk an den
zuständigen Access Point des Empfängers.
Schritt 3
Der Access Point des Empfängers (Corner 3) prüft die technische Zustellbarkeit, validiert die
Rechnung gegen die Peppol-Konformitätsregeln und
bestätigt den Empfang.
Schritt 4
Das Zielsystem des Empfängers (Corner 4) erhält die geprüfte Rechnung als strukturierten
Datensatz und stellt sie für die Weiterverarbeitung
bereit, etwa für die Freigabe, die Buchung oder die
Archivierung.
Die Kommunikation zwischen den Access Points läuft über das AS4-Protokoll, einen international standardisierten Übertragungsweg mit Verschlüsselung, digitaler Signatur und Zustellnachweis. Manipulationsversuche an den Rechnungsdaten werden auf dem Übertragungsweg durch die digitale Signatur erkannt und führen zur Zurückweisung der Nachricht.
2. Welche Rolle spielt der Access Point?
Der Access Point ist die zentrale technische Komponente im Peppol-Netzwerk. Ohne ihn sind weder der Versand noch der Empfang von E-Rechnungen möglich.
Was ein Access Point macht
Ein Access Point ist ein zertifizierter Dienstleister, der den Zugang zum Peppol-Netzwerk herstellt und die Übertragung zwischen Sender und Empfänger absichert. Er übernimmt die Verschlüsselung, die Signierung, die Validierung gegen die Peppol-Spezifikation und die Zustellbestätigung nach dem AS4-Protokoll.
Jeder Access Point durchläuft die Zertifizierung durch Peppol und unterliegt fortlaufender Prüfung. In Deutschland nimmt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats die Rolle der Peppol Authority wahr und akkreditiert die in Deutschland tätigen Access-Point-Anbieter.
Benötigen Unternehmen einen eigenen Access Point?
Nein. Ein eigener Access Point ist für Unternehmen weder notwendig noch wirtschaftlich sinnvoll. Peppol funktioniert ähnlich wie ein Mobilfunknetz. Sie benötigen einen Anbieter, um teilzunehmen, bauen aber keine eigene Infrastruktur auf.
Der Zugang zum Netzwerk wird in der Praxis über Software oder spezialisierte Dienstleister abgewickelt, die bereits als zertifizierte Access Points agieren oder mit solchen zusammenarbeiten. fino data services GmbH, der Betreiber von GetMyinvoices, ist zertifizierter Peppol Service Provider, der technische Teil läuft vollständig im Hintergrund. Sie müssen sich weder um die Zertifizierung noch um die Formatverhandlung kümmern.
3. Formate, die über Peppol empfangen werden
Über das Peppol-Netzwerk werden ausschließlich strukturierte, maschinenlesbare Rechnungen übertragen. In Deutschland sind das in der Regel Rechnungen im XRechnung-Format oder im hybriden ZUGFeRD-Format ab Version 2.0. Beide sind konform mit der europäischen Norm EN 16931, die Pflichtfelder, Datenstruktur und Validierungsregeln einer E-Rechnung verbindlich festlegt.
Reine PDF-Rechnungen werden nicht über Peppol zugestellt, weil sie die Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung nicht erfüllen. Was die zugelassenen Formate technisch unterscheidet und welches für welchen Anwendungsfall geeignet ist, erklären wir im Artikel “Was steckt hinter EN 16931? XRechnung und ZUGFeRD für KMU erklärt” .
Was passiert, wenn eine über Peppol gesendete Rechnung nicht validiert werden kann?
Was passiert, wenn eine über Peppol gesendete Rechnung nicht validiert werden kann?
Die Validierung erfolgt im Peppol-Netzwerk in zwei Stufen, zunächst beim Access Point des Senders, anschließend beim Access Point des Empfängers. Wenn eine Rechnung eine dieser Prüfungen nicht besteht, etwa weil Pflichtfelder fehlen oder die Norm EN 16931 verletzt ist, wird die Zustellung abgelehnt und der Sender erhält eine strukturierte Rückmeldung mit dem konkreten Fehlerbild.
Eine formal fehlerhafte Rechnung wird sie als Empfänger daher gar nicht erst erreichen und der Versender wird darüber informiert. Die inhaltliche Prüfung der Rechnung, also etwa die Plausibilität von Beträgen oder die Übereinstimmung mit Ihrer Bestellung, erfolgt unabhängig davon in Ihrer Buchhaltung.
4. Voraussetzungen für den Peppol-Rechnungseingang
Damit Sie E-Rechnungen über Peppol empfangen können, müssen drei Voraussetzungen erfüllt sein.
1. Peppol-ID als Pflichtadresse
Jedes empfangende Unternehmen benötigt eine eindeutige Peppol-ID, die als Adresse im Netzwerk dient. Ohne diese ID kann keine Rechnung zugestellt werden, weil das Routing über die ID erfolgt. Wie eine Peppol-ID aufgebaut ist und welche Funktion sie im Netzwerk hat, erläutern wir im Artikel “Was ist Peppol?”.
Brauchen wir eine eigene Peppol-ID oder reicht die unseres Dienstleisters?
Sie benötigen Ihre eigene Peppol-ID für Ihr Unternehmen. Die ID dient als eindeutige Adresse im Netzwerk und ist Ihrem Unternehmen zugeordnet, nicht dem Dienstleister. Vergleichbar ist dies mit Ihrer Telefonnummer, die Sie benötigen, um telefonisch erreichbar zu sein. Die Beantragung erfolgt über Ihren Software-Anbieter. In Deutschland wird die Peppol-ID in der Regel mit Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder einer anderen eindeutigen Unternehmenskennung wie der GEBA, Ust-IdNr., GLN oder IBAN verknüpft.
2. Anbindung über eine geeignete Software
Sie benötigen eine Software, die an das Peppol-Netzwerk angebunden ist. Diese Software übernimmt die Kommunikation mit dem Access Point, die Entgegennahme der Rechnungen und die Übergabe in Ihren Arbeitsablauf. Eine eigene technische Anbindung an das Netzwerk müssen Sie nicht aufbauen.
3. Verarbeitung strukturierter XML-Daten
Eine über Peppol zugestellte Rechnung kommt als XML-Datensatz an, nicht als visuell lesbares Dokument. Ihre Software muss diese Daten verarbeiten, validieren und für die Anzeige oder Weiterverarbeitung aufbereiten können. Das garantiert eine vollautomatische Weiterverarbeitung ohne manuelle Datenübernahme oder fehleranfällige Extraktion. Im hybriden ZUGFeRD-Format ist zusätzlich eine PDF-Sichtkomponente eingebettet, im XRechnung-Format nicht.
Ist der Peppol-Rechnungseingang für die deutsche E-Rechnungspflicht verpflichtend?
Nein. Die deutsche E-Rechnungspflicht schreibt strukturierte Formate nach EN 16931 vor, aber keinen verbindlichen Übertragungsweg. Peppol ist eine empfohlene und besonders sichere Variante, der Versand per E-Mail mit XML-Anhang ist ebenfalls zulässig. Mit der EU-Initiative ViDA und der geplanten Meldepflicht ab Juli 2030 gewinnt Peppol als standardisierter Übertragungsweg jedoch deutlich an Bedeutung.
5. Peppol-Rechnungseingang mit GetMyInvoices in der Praxis
GetMyInvoices übernimmt den gesamten Eingangsprozess vom Empfang über die Validierung bis zur Übergabe an Ihre Buchhaltung.
Eingehende Peppol-Rechnungen werden automatisch entgegengenommen, gegen die Vorgaben der Norm EN 16931 validiert und gemeinsam mit allen anderen Rechnungseingängen in Ihrer Dokumentenverwaltung zusammengeführt.
Können wir parallel zu Peppol weiterhin E-Rechnungen per E-Mail empfangen?
Ja. Peppol ersetzt nicht den E-Mail-Eingang, sondern ergänzt ihn als weiterern Eingangskanal. Ob eine Rechnung über Peppol, per E-Mail oder aus einem der über 10.000 angebundenen Online-Portale stammt, ist im weiteren Workflow nebensächlich. Alle Rechnungen durchlaufen denselben Freigabe-, Prüf- und Archivierungsprozess.
Die geprüften Daten werden anschließend automatisch an Ihre Buchhaltungs- oder Steuerberatersoftware übergeben. GetMyInvoices unterstützt unter anderem DATEV, Lexware Office, sevdesk und weitere gängige Lösungen über native Schnittstellen.
Wie kommuniziere ich unsere Peppol-ID an Lieferanten?
Hinterlegen Sie die Peppol-ID in der E-Mail-Signatur, bei Bestellungen und auf Ihrer Website. Je mehr Lieferanten Ihre ID kennen, desto höher ist der Anteil automatisiert eingehender Rechnungen.
Fazit
Der Peppol-Rechnungseingang ist technisch durchdacht, im Tagesgeschäft muss er nicht kompliziert sein. Wer auf eine Software setzt, die Anbindung, Validierung und Weiterverarbeitung integriert abbildet, merkt von der dahinterliegenden Infrastruktur wenig.
Manuelle Belegerfassung wird reduziert, ein automatisierter und qualitätsgesicherter Prozess schafft die Grundlage für eine saubere und revisionssichere Buchhaltung.
Wer den Wechsel von der manuellen Rechnungsbearbeitung auf einen strukturierten, automatisierten Eingang frühzeitig vorbereitet, gewinnt Zeit und reduziert Fehlerquellen. GetMyInvoices begleitet diesen Übergang von der Peppol-ID-Beantragung bis zur Übergabe der Daten an Ihre Buchhaltung.
