Stellen Sie sich vor, eine Rechnung Ihres Lieferanten landet direkt in Ihrer Buchhaltungssoftware. Kein PDF im E-Mail-Postfach, das jemand manuell öffnen und erfassen muss. Kein Tippfehler beim Übertragen der Beträge. Die Rechnung ist bereits vorhanden, maschinenlesbar und bereit zur Weiterverarbeitung. Genau das ist das Versprechen hinter Peppol.
Was ist Peppol?
Peppol (ursprünglich für ‘Pan-European Public Procurement On-Line’) wird von der gemeinnützigen belgischen Organisation OpenPeppol AISBL verwaltet.
Entstanden ist das Netzwerk 2008 als europäisches Projekt für das öffentliche Beschaffungswesen. Heute ist es der etablierte Standard für den weltweiten elektronischen Dokumentenaustausch und wird zunehmend auch im B2B-Bereich genutzt.
*Wichtig: Peppol ist kein Dateiformat. XRechnung und ZUGFeRD sind Formate, also die Art und Weise, wie eine elektronische Rechnung strukturiert und kodiert wird. Peppol ist das Netzwerk, über das diese Rechnungen von A nach B transportiert werden. *
Stellen Sie sich Peppol wie ein Mobilfunknetz vor. Das Netzwerk bestimmt, wie Daten sicher übertragen werden und wer miteinander verbunden ist. Welche Sprache die Menschen miteinander sprechen, also in welchem Format die Rechnung vorliegt, ist davon getrennt.
Unternehmen, die Rechnungen über Peppol senden oder empfangen möchten, benötigen dafür einen zertifizierten Peppol-Zugangspunkt, also einen Dienstleister, der als technisches Bindeglied im Netzwerk fungiert.
Die Peppol-ID - Ihre Adresse im Netzwerk
Jedes Unternehmen, das am Peppol-Netzwerk teilnimmt, erhält eine eindeutige Kennung, die sogenannte Peppol-ID. Diese wird im Rahmen der Registrierung durch den Service Provider vergeben.
Die Peppol-ID funktioniert ähnlich wie eine Telefonnummer. Wer Ihnen eine Rechnung über Peppol schicken möchte, braucht nur diese ID, um Sie im Netzwerk zu finden und die Rechnung zuzustellen.
Die Peppol-ID besteht aus einem vierstelligen Schemakennzeichen und einer Unternehmenskennung. Für privatwirtschaftliche Unternehmen in Deutschland wird in der Regel die Umsatzsteuer-ID verwendet, kombiniert mit dem Präfix 9930, zum Beispiel: 9930:DE123456789.
Alternativ ist auch die Global Location Number (GLN) mit dem Präfix 0088 möglich. Das Schemakennzeichen zeigt dem Netzwerk, welches Identifikationssystem verwendet wird, die Nummer dahinter identifiziert Ihr Unternehmen eindeutig.
Warum ist Peppol jetzt für Sie relevant?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Dabei ist es wichtig, zwischen zwei unterschiedlichen Pflichten zu unterscheiden.
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen ohne Ausnahme und ohne Übergangsfrist. Das bedeutet: Jedes inländische Unternehmen muss heute in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ein einfaches PDF erfüllt diese Anforderung nicht.
Die Ausstellungspflicht, also das verpflichtende Versenden von E-Rechnungen, ist gestaffelt. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller noch Papierrechnungen oder andere elektronische Formate wie PDFs verwenden, sofern der Empfänger zustimmt. Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die volle Ausstellungspflicht für alle.
Hier kommt Peppol ins Spiel. Das Netzwerk bietet einen standardisierten und sicheren Weg, genau diese strukturierten Rechnungen zu übertragen. Statt eine XRechnung per E-Mail zu verschicken, was zwar technisch möglich, aber anfällig für Fehler und Manipulation ist, wird die Rechnung über das Peppol-Netzwerk direkt an den Empfänger zugestellt.
Peppol ist bereits in weiten Teilen Europas etabliert und gilt in Ländern wie Schweden, Belgien und den Niederlanden als Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch. Die europaweite Ausbreitung macht Peppol besonders attraktiv für Unternehmen, die grenzüberschreitend tätig sind.
Welche Vorteile hat Peppol für Unternehmen?
**Strukturierte E-Rechnungen direkt weiterverarbeiten **Rechnungen, die über das Peppol-Netzwerk eingehen, sind bereits vollständig strukturierte Datensätze. Wo eine PDF-Rechnung zunächst ausgelesen oder manuell geprüft werden muss, liegen bei einer Peppol-Rechnung alle Felder von Anfang an maschinenlesbar vor und können direkt in Ihre Buchhaltungssoftware übernommen werden. Welchen Unterschied das für die Buchungsqualität konkret macht, zeigt unser Artikel Wie die E-Rechnung die Datenqualität in der Buchhaltung transformiert .
**Sichere Übertragung im Peppol Netzwerk **Eine Rechnung, die per E-Mail versandt wird, kann auf dem Übertragungsweg verändert werden, ohne dass Empfänger oder Absender es merken. Im Peppol-Netzwerk ist das ausgeschlossen. Die Übertragung ist verschlüsselt und die Integrität der Daten ist sichergestellt.
**Rechnungseingang nachweisbar dokumentieren **Ob eine Rechnung per E-Mail tatsächlich beim Empfänger angekommen ist, lässt sich im Nachhinein kaum eindeutig belegen. Im Peppol-Netzwerk ist die Zustellung dokumentiert und nachvollziehbar, was im Streitfall oder bei der Buchprüfung ein klarer Vorteil ist.
**Eine Peppol-ID für alle Lieferanten **Mit einer einzigen Peppol-ID teilen Sie allen Lieferanten mit, wie sie Ihnen Rechnungen schicken sollen. Kein Abgleich unterschiedlicher E-Mail-Adressen oder Übertragungswege für jeden einzelnen Lieferanten. Eine Adresse für alle.
**Konform mit der E-Rechnungspflicht Deutschland **Wer Rechnungen über Peppol empfängt und versendet, bewegt sich innerhalb eines geprüften, normierten Rahmens und ist damit auf der sicheren Seite, was die Anforderungen der E-Rechnungspflicht in Deutschland betrifft.
Häufige Fragen zu Peppol
**Muss ich Peppol nutzen oder ist es freiwillig? **Die kurze Antwort: Peppol ist in Deutschland für privatwirtschaftliche Unternehmen kein Pflichtkanal.
Die E-Rechnungspflicht schreibt vor, in welchem Format eine Rechnung vorliegen muss, zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD. Sie schreibt aber nicht vor, über welchen Weg diese Rechnung übertragen wird. Peppol ist einer von mehreren zulässigen Übertragungswegen, neben der Übertragung per E-Mail oder über andere elektronische Schnittstellen.
Warum Peppol trotzdem sinnvoll ist, erklärt sich aus den praktischen Vorteilen: strukturierter, automatisierter Eingang, Manipulationssicherheit und eine einheitliche Adressierung für alle Lieferanten. Wer heute in das Thema einsteigt, positioniert sich außerdem für die kommenden Jahre, in denen Peppol europaweit weiter an Bedeutung gewinnen wird.
**Was passiert, wenn mein Lieferant noch kein Peppol nutzt? ** Das ist in der Praxis heute noch bei vielen Lieferanten der Fall. Peppol ist auf dem Vormarsch, aber noch nicht flächendeckend im Einsatz.
Die gute Nachricht: Der Empfang über Peppol ersetzt keine anderen Eingangswege, sondern ergänzt sie. Wenn ein Lieferant Ihnen eine XRechnung per E-Mail schickt, können Sie diese nach wie vor empfangen und verarbeiten. Wenn derselbe Lieferant irgendwann auf Peppol umstellt, landet die Rechnung automatisch über das Netzwerk bei Ihnen, ohne dass Sie auf Ihrer Seite etwas ändern müssen.
Peppol funktioniert also als zusätzlicher, strukturierter Kanal, der parallel zu bestehenden Prozessen läuft und diese schrittweise ablöst, je mehr Teilnehmer sich im Netzwerk registrieren.
Peppol und GetMyInvoices
GetMyInvoices empfängt Ihre Rechnungen schon heute per E-Mail und aus Online-Portalen. Als zertifizierter Peppol Service Provider kommt jetzt der Empfang über das Peppol-Netzwerk dazu, und zwar für alle: Ab sofort registrieren Sie als GetMyInvoices-Kunde Ihre eigene Peppol-ID kostenlos, direkt im Produkt.
Was das für Sie bedeutet:
- Rechnungen über Peppol kommen als strukturierte Daten direkt in GetMyInvoices an. Prüfung, Freigabe und Bezahlung erledigen Sie zentral, ganz ohne manuelle Erfassung. An Ihre Buchhaltungssoftware geht die Rechnung fertig aufbereitet zur Verbuchung.
- Peppol überträgt verschlüsselt und signiert. So kommt die Rechnung unverändert bei Ihnen an.
- Jede Zustellung wird im Netzwerk dokumentiert. Bei einer Betriebsprüfung oder im Streitfall ein klarer Vorteil.
So registrieren Sie Ihre Peppol-ID:
- In GetMyInvoices einloggen oder sich zuerst kostenlos registrieren.
- Oben rechts im Profil-Menü „Peppol" wählen.
- Die Peppol-Registrierung durchlaufen. Nach wenigen Minuten ist Ihre eigene Peppol-ID aktiv.
Mit der E-Rechnungspflicht gewinnt Peppol für immer mehr Unternehmen an Bedeutung. Mit Ihrer eigenen Peppol-ID sind Sie vorbereitet. Jetzt Peppol-ID in GetMyInvoices registrieren
