E-Rechnungen automatisch empfangen, verarbeiten und archivieren

Ja, seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen, unabhängig von Größe oder Umsatz. Auch Kleinunternehmer, Freiberufler und Vermieter mit Option zur Umsatzsteuer sind betroffen, sobald sie Rechnungen von Geschäftspartnern erhalten, die im B2B-Bereich versenden. Kleinunternehmer selbst müssen zwar empfangsfähig sein, dürfen ihre eigenen Rechnungen aber weiterhin in Papierform oder als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format ausstellen. Eine empfangsfähige Infrastruktur ist deshalb für jedes Unternehmen relevant, auch wenn selbst keine E-Rechnungen ausgestellt werden müssen.

Eine reine PDF-Rechnung oder eine Papierrechnung gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Pflicht. Eine E-Rechnung muss strukturierte Daten enthalten, die automatisch verarbeitet werden können. Reine PDF-Dateien ohne eingebettete XML-Inhalte erfüllen das nicht. Papierrechnungen sind beim Versand bis Ende 2026 noch erlaubt, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. Für den Empfang relevant sind ZUGFeRD und XRechnung.

GetMyInvoices verarbeitet alle gängigen E-Rechnungs-Formate. Als gesetzeskonform gelten XRechnung in den Versionen 1.x, 2.x und 3.x sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in den Profilen BASIC, EN 16931 und EXTENDED. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL können von GetMyInvoices ebenfalls eingelesen werden, gelten als alleiniges Rechnungsformat aber nicht als gesetzeskonforme E-Rechnung.

Wenn Sie eine an Sie adressierte E-Rechnung technisch nicht empfangen können, riskieren Sie Verzögerungen im Vorsteuerabzug und Konflikte mit Lieferanten, die ihre Pflicht erfüllen wollen. Der Rechnungsversender darf in solchen Fällen davon ausgehen, dass die Rechnung zugegangen ist. Eine fehlende Empfangsfähigkeit ist kein Grund, die Rechnung abzulehnen. Eine automatisierte Empfangslösung wie GetMyInvoices schließt diese Lücke zuverlässig.

Für umsatzsteuerliche Zwecke gilt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 14b UStG). Für andere Zwecke, etwa nach Abgabenordnung oder Handelsrecht, können längere Fristen gelten. Wichtig ist, dass der strukturierte Teil der E-Rechnung, also das XML, unverändert im Originalformat erhalten bleibt. GetMyInvoices archiviert eingehende E-Rechnungen automatisch GoBD-konform in einem deutschen Rechenzentrum, inklusive Versionierung und lückenloser Protokollierung.

Ja, auch Dauerrechnungen, Gutschriften, Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen fallen unter die E-Rechnungspflicht, sofern sie B2B-Vorgänge im Inland betreffen. Bei laufenden Dauerschuldverhältnissen genügt es in vielen Fällen, einmalig eine konforme E-Rechnung zu erstellen, die für den vereinbarten Zeitraum gilt. Eingehende Dokumente dieser Art behandelt GetMyInvoices wie reguläre E-Rechnungen und ordnet sie dem zugehörigen Vorgang zu.

Eine E-Rechnung muss alle Pflichtangaben einer regulären Rechnung nach § 14 UStG enthalten, ergänzt um strukturierte Datenfelder gemäß EN 16931. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen dabei im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein, ein Verweis auf einen unstrukturierten Anhang genügt nicht. Dazu zählen vollständiger Name und Anschrift von Lieferant und Empfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Mengen, Einzelpreise, Steuersätze und der Gesamtbetrag. GetMyInvoices prüft eingehende Rechnungen automatisch auf Vollständigkeit und kennzeichnet fehlende Pflichtangaben.

Ja, GetMyInvoices empfängt E-Rechnungen aus dem Peppol-Netzwerk und überführt sie in denselben Workflow wie Rechnungen aus E-Mail-Postfächern oder Online-Portalen. Peppol ist dabei der Versandweg, nicht das Format.

GetMyInvoices wird in einem deutschen Rechenzentrum betrieben und ist GoBD-konform. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Zugriffe sind protokolliert und nachvollziehbar, die Archivierung erfüllt die Anforderungen an Revisionssicherheit. Als Mitglied im Verband elektronische Rechnung (VeR) ist GetMyInvoices in die Standardisierungsarbeit zur E-Rechnung in Deutschland eingebunden.