E-facturen automatisch ontvangen, verwerken en archiveren

Ja, sinds 1 januari 2025 geldt de ontvangstplicht voor alle binnenlandse bedrijven, ongeacht grootte of omzet. Ook kleine ondernemers, freelancers en verhuurders die voor de omzetbelasting hebben geopteerd, vallen eronder zodra zij facturen ontvangen van zakenpartners die in het B2B-segment verzenden. Kleine ondernemers moeten weliswaar zelf ontvangstgereed zijn, maar mogen hun eigen facturen nog steeds op papier of als overige factuur in een ander elektronisch formaat uitreiken. Een ontvangstgerede infrastructuur is daarom voor elk bedrijf relevant, ook wanneer men zelf geen e-facturen hoeft uit te reiken.

Een zuivere PDF-factuur of een papieren factuur geldt niet als e-factuur in de zin van de wettelijke plicht. Een e-factuur moet gestructureerde gegevens bevatten die automatisch verwerkt kunnen worden. Zuivere PDF-bestanden zonder ingebedde XML-inhoud voldoen daar niet aan. Papieren facturen zijn bij verzending tot eind 2026 nog toegestaan, maar uitsluitend met instemming van de ontvanger. Voor de ontvangst zijn ZUGFeRD en XRechnung relevant.

GetMyInvoices verwerkt alle gangbare e-factuurformaten. Als wetsconform gelden XRechnung in de versies 1.x, 2.x en 3.x evenals ZUGFeRD vanaf versie 2.0.1 in de profielen BASIC, EN 16931 en EXTENDED. De ZUGFeRD-profielen MINIMUM en BASIC-WL kunnen door GetMyInvoices eveneens worden ingelezen, maar gelden als enig factuurformaat niet als wetsconforme e-factuur.

Als u een aan u geadresseerde e-factuur technisch niet kunt ontvangen, riskeert u vertragingen bij de aftrek van voorbelasting en conflicten met leveranciers die aan hun plicht willen voldoen. De factuurverzender mag er in zulke gevallen van uitgaan dat de factuur is aangekomen. Het ontbreken van ontvangstgereedheid is geen reden om de factuur te weigeren. Een geautomatiseerde ontvangstoplossing zoals GetMyInvoices dicht dit gat betrouwbaar.

Voor btw-doeleinden geldt sinds het Vierte Bürokratieentlastungsgesetz een bewaartermijn van acht jaar (§ 14b UStG). Voor andere doeleinden, bijvoorbeeld volgens de Abgabenordnung of het handelsrecht, kunnen langere termijnen gelden. Belangrijk is dat het gestructureerde deel van de e-factuur, dus de XML, onveranderd in het originele formaat behouden blijft. GetMyInvoices archiveert binnenkomende e-facturen automatisch GoBD-conform in een Duits datacenter, inclusief versiebeheer en sluitende registratie.

Ja, ook doorlopende facturen, creditnota's, annuleringsfacturen en factuurcorrecties vallen onder de e-factureringsplicht, voor zover ze binnenlandse B2B-transacties betreffen. Bij lopende duurovereenkomsten volstaat het in veel gevallen om eenmalig een conforme e-factuur op te stellen die voor de afgesproken periode geldt. Binnenkomende documenten van dit type behandelt GetMyInvoices als reguliere e-facturen en koppelt ze aan de bijbehorende transactie.

Een e-factuur moet alle verplichte gegevens van een reguliere factuur volgens § 14 UStG bevatten, aangevuld met gestructureerde gegevensvelden conform EN 16931. Alle btw-verplichte gegevens moeten daarbij in het gestructureerde deel van de e-factuur staan; een verwijzing naar een ongestructureerde bijlage volstaat niet. Daartoe behoren de volledige naam en het adres van leverancier en ontvanger, het belastingnummer of het btw-identificatienummer, de factuurdatum, het doorlopende factuurnummer, de omschrijving van de prestatie, aantallen, stukprijzen, belastingtarieven en het totaalbedrag. GetMyInvoices controleert binnenkomende facturen automatisch op volledigheid en markeert ontbrekende verplichte gegevens.

Ja, GetMyInvoices ontvangt e-facturen uit het Peppol-netwerk en brengt ze onder in dezelfde workflow als facturen uit e-mailpostvakken of online portalen. Peppol is daarbij de verzendweg, niet het formaat.

GetMyInvoices wordt in een Duits datacenter gehost en is GoBD-conform. Alle gegevens worden versleuteld verzonden en opgeslagen. Toegangen worden geregistreerd en zijn navolgbaar, de archivering voldoet aan de eisen van controleerbaarheid. Als lid van het Verband elektronische Rechnung (VeR) is GetMyInvoices betrokken bij het standaardisatiewerk rond de e-factuur in Duitsland.