Fatture elettroniche: automaticamente ricevere, elaborare e archiviare

Sì, dal 1° gennaio 2025 l'obbligo di ricezione vale per tutte le aziende nazionali, indipendentemente dalle dimensioni o dal fatturato. Sono interessati anche i piccoli imprenditori, i liberi professionisti e i locatori con opzione per l'IVA, non appena ricevono fatture da partner commerciali che le inviano in ambito B2B. I piccoli imprenditori devono sì essere in grado di riceverle, ma possono continuare a emettere le proprie fatture in formato cartaceo o come altra fattura in un diverso formato elettronico. Un'infrastruttura in grado di ricevere le fatture è quindi rilevante per ogni azienda, anche se non è tenuta a emettere fatture elettroniche.

Una semplice fattura in PDF o una fattura cartacea non è considerata fattura elettronica ai sensi dell'obbligo di legge. Una fattura elettronica deve contenere dati strutturati che possano essere elaborati automaticamente. I file PDF semplici senza contenuti XML incorporati non soddisfano questo requisito. Le fatture cartacee sono ancora ammesse per l'invio fino alla fine del 2026, ma soltanto con il consenso del destinatario. Per la ricezione sono rilevanti ZUGFeRD e XRechnung.

GetMyInvoices elabora tutti i formati di fatturazione elettronica più diffusi. Sono considerati conformi alla normativa XRechnung nelle versioni 1.x, 2.x e 3.x nonché ZUGFeRD dalla versione 2.0.1 nei profili BASIC, EN 16931 ed EXTENDED. Anche i profili ZUGFeRD MINIMUM e BASIC-WL possono essere letti da GetMyInvoices, ma come unico formato di fattura non sono considerati una fattura elettronica conforme alla normativa.

Se tecnicamente non siete in grado di ricevere una fattura elettronica a voi indirizzata, rischiate ritardi nella detrazione dell'IVA e conflitti con i fornitori che intendono adempiere ai propri obblighi. In questi casi il mittente della fattura può presumere che la fattura sia stata recapitata. L'impossibilità di riceverla non costituisce un motivo per rifiutare la fattura. Una soluzione di ricezione automatizzata come GetMyInvoices colma questa lacuna in modo affidabile.

Ai fini IVA, dalla Quarta legge tedesca per la riduzione degli oneri burocratici vige un periodo di conservazione di otto anni (§ 14b UStG). Per altre finalità, ad esempio secondo il codice tributario o il diritto commerciale, possono valere termini più lunghi. È importante che la parte strutturata della fattura elettronica, ovvero l'XML, sia conservata invariata nel formato originale. GetMyInvoices archivia automaticamente le fatture elettroniche in entrata in conformità alle GoBD in un centro dati tedesco, inclusi versionamento e tracciabilità completa.

Sì, anche fatture periodiche, note di credito, fatture di storno e rettifiche rientrano nell'obbligo di fatturazione elettronica, purché riguardino operazioni B2B sul territorio nazionale. Nei rapporti di durata continuativi, in molti casi è sufficiente emettere una sola volta una fattura elettronica conforme valida per il periodo concordato. GetMyInvoices tratta i documenti in entrata di questo tipo come normali fatture elettroniche e li associa all'operazione corrispondente.

Una fattura elettronica deve contenere tutti i dati obbligatori di una fattura ordinaria ai sensi del § 14 UStG, integrati da campi dati strutturati secondo la EN 16931. Tutti i dati obbligatori ai fini IVA devono essere contenuti nella parte strutturata della fattura elettronica; un rinvio a un allegato non strutturato non è sufficiente. Tra questi rientrano nome e indirizzo completi di fornitore e destinatario, codice fiscale o partita IVA, data della fattura, numero progressivo della fattura, descrizione della prestazione, quantità, prezzi unitari, aliquote fiscali e importo totale. GetMyInvoices verifica automaticamente la completezza delle fatture in entrata e segnala i dati obbligatori mancanti.

Si, GetMyInvoices riceve fatture elettroniche dalla rete Peppol e le inserisce nello stesso workflow delle fatture provenienti da caselle e-mail o portali online. Peppol e il canale di trasmissione, non il formato.

GetMyInvoices è gestito in un centro dati tedesco ed è conforme alle GoBD. Tutti i dati vengono trasmessi e archiviati in forma crittografata. Gli accessi sono registrati e tracciabili, l'archiviazione soddisfa i requisiti di inalterabilità a fini di revisione. In qualità di membro dell'associazione tedesca per la fattura elettronica (VeR), GetMyInvoices partecipa al lavoro di standardizzazione sulla fattura elettronica in Germania.