Sinds de invoering van verplichte elektronische facturering krijgen veel bedrijven voor het eerst te maken met gestructureerde factuurformaten. Een ogenschijnlijk eenvoudige vraag dringt zich dan al snel op: XRechnung of ZUGFeRD?
In der Praxis zeigt sich jedoch, dass die eigentlichen Probleme selten durch das Format selbst entstehen, sondern durch das gemeinsame Regelwerk dahinter – die europäische Norm EN 16931.
Sie suchen zunächst einen kompakten Überblick zu den Formaten, Begriffen und gesetzlichen Rahmenbedingungen? Lesen Sie unseren Artikel Verplichting tot e-facturering: X-Invoice en ZUGFeRD eenvoudig uitgelegd.
Wat is EN 16931?
EN 16931 is een Europese norm die een uniform datamodel voor elektronische facturen definieert. Kort gezegd specificeert deze norm welke velden een e-factuur moet bevatten. Zowel XRechnung als ZUGFeRD zijn technische implementaties van deze norm.
Typische fouten in de praktijk bij EN-16931
EN 16931 definieert ongeveer 60 gegevensvelden, waarvan sommige verplicht zijn. In de praktijk ontstaan validatiefouten vaak door een paar terugkerende verplichte velden die ofwel niet zijn ingevuld, ofwel structurele fouten bevatten. Drie verplichte velden die hier vaak door worden getroffen zijn:
BT-9 – Uiterste datum
De vervaldatum is verplicht zodra de betalingsvoorwaarden zijn vastgesteld. Veel boekhoudsystemen vullen dit veld echter niet automatisch in, zelfs niet wanneer een betalingstermijn is aangegeven. Dit leidt tot validatiefouten.
BT-23 – Bedrijfsprocesidentificatie
De business process identifier is verplicht voor facturen aan klanten in de publieke sector (B2G). In de B2B-sector wordt dit veld vaak overgeslagen, omdat de fout alleen door de ontvanger wordt opgemerkt.
BG-23 – Belastingoverzicht
Voor elk belastingtarief moet een aparte belastinggroep worden opgegeven. Facturen met gemengde belastingtarieven leiden daarom vaak tot validatiefouten als deze structuur niet correct is geïmplementeerd.
Belangrijk: Selbst wenn eine Buchhaltungssoftware X-Rechnung oder ZUGFeRD unterstützt, bedeutet das nicht automatisch, dass jede erzeugte Rechnung vollständig EN-16931-konform ist. Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen entstehen zum Beispiel durch falsche Konfiguration, fehlende Pflichtfelder oder fehlerhafte Steuerkennzeichen. Eine technische Validierung vor dem produktiven Einsatz spart spätere Rückfragen oder abgelehnte Rechnungen.
X-factuur: Routing-ID, syntaxisselectie en validatie
De X-factuur is het verplichte formaat voor facturen aan opdrachtgevers in de publieke sector in Duitsland. Technisch gezien is het een gestructureerd XML-bestand dat volledig automatisch wordt verwerkt.
Wat is de routing-ID en wanneer is deze nodig?
De routing-ID is een agentschapsspecifieke identificatiecode die de factuurontvanger binnen de overheidsinstantie uniek identificeert. Deze wordt doorgaans verzonden in het BT-10-veld (kopersreferentie) en is verplicht voor facturen aan overheidsinstanties die opdrachten verlenen.
Gebruikelijk formaat: [Voorvoegsel]-[Cijfers]-[Controlecijfer]
Voorbeeld: 991-12345678-06
Als het routingnummer ontbreekt of onjuist is opgemaakt, wordt de factuur automatisch afgewezen zonder handmatige tussenkomst. Dit is een van de meest voorkomende redenen waarom X-facturen worden teruggestuurd naar overheidsinstanties.
UBL of CII – welke syntaxis wordt gebruikt?
X-Rechnung ondersteunt twee XML-syntaxes:
-
UBL (Universele Bedrijfstaal)
-
VN/CEFACT CII
Beide versies voldoen aan EN-16931, maar verschillen in hun technische ontwerp. Sommige instanties en ontvangende systemen geven de voorkeur aan de ene versie boven de andere. Daarom is het raadzaam om dit kort met de klant te overleggen voordat u de versie in de boekhoudsoftware instelt.
Validatie met de KoSIT-validator
De officiële validator van het Coördinatiebureau voor IT-standaarden (KoSIT) controleert X-facturen kosteloos aan de hand van de geldende Schematron-regels.
De tool identificeert ontbrekende verplichte velden, structurele fouten en validatieproblemen. Testvalidatie wordt met name aanbevolen na software-updates of voor nieuwe klanten.
ZUGFeRD-profielen vergeleken
ZUGFeRD combineert een voor mensen leesbaar PDF-bestand met een ingebedde, gestructureerde XML-dataset. De structuur van de XML-gegevens voldoet tevens aan de EN 16931-norm.
Welke ZUGFeRD-profielen zijn er en waarin verschillen ze?
ZUGFeRD bestaat in vijf profielen.
MINIMUM Bevat slechts een sterk gereduceerde dataset met kerngegevens.
BASIS WL
Uitgebreide datastructuur, maar nog niet volledig conform EN-16931.
BASIS Bevat belangrijke factuurgegevens, maar voldoet niet volledig aan de eisen van de EN 16931-norm.
EN 16931 Voldoet volledig aan de normen en is geschikt voor de meeste B2B-toepassingen.
VERLENGD Extra velden voor complexe zakelijke transacties.
Welk ZUGFeRD-profiel is het meest geschikt voor bedrijven?
Voor de meeste bedrijven is het EN 16931-profiel de veilige keuze. Het voldoet aan de wettelijke eisen vanaf 2027 en wordt goed ondersteund door gangbare boekhoudsoftware.
**Let op: **ZUGFeRD 2.x is niet achterwaarts compatibel met versie 1.0. Bedrijven met oudere systemen moeten daarom controleren welke versie wordt ondersteund.
Validatie van ZUGFeRD-facturen
De Mustang Validator (open source) wordt vaak gebruikt om ZUGFeRD-facturen te controleren. Deze controleert het PDF/A-3-document, de structuur van de ingesloten XML-gegevensset en de naleving van de EN-16931-regels.
X-Invoice versus ZUGFeRD: technische vergelijking
| criteria | X-berekening | ZUGFeRD |
| Bestandsindeling | Pure XML (UBL of CII) | PDF/A3 met ingebedde XML |
| voldoet aan EN 16931 | Ja | Ja (uit profiel EN 16931) |
| Menselijk leesbaar | Nee (alleen met kijker) | Ja (PDF direct leesbaar) |
| Verplicht voor facturen aan overheidsinstanties (B2G) | Ja | Geaccepteerd |
| Routerings-ID vereist | bij federale agentschappen | Niet per se |
| Validatietool | KoSIT Validator (officieel) | Mustang Validator (Open Source) |
| Implementatiekosten | Middelmatig tot hoog | Laag tot gemiddeld |
Wanneer is welk e-factuurformaat praktisch?
Facturen aan autoriteiten
Voor facturen aan opdrachtgevers in de publieke sector is X-Rechnung verplicht. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun boekhoudsoftware de routing-ID correct verwerkt, alle verplichte EN-16931-velden correct invult en geldige X-Rechnung-facturen kan genereren.
Facturen aan bedrijven (B2B)
In de B2B-sector is ZUGFeRD in het EN 16931-profiel vaak het meest pragmatische startpunt, omdat ontvangers de PDF direct kunnen lezen en tegelijkertijd gestructureerde gegevens beschikbaar zijn voor geautomatiseerde verwerking.
Wanneer zijn beide formaten nodig?
Veel bedrijven moeten zowel overheidsinstanties als andere bedrijven factureren. In dat geval is een softwareoplossing die beide formaten ondersteunt, zeer nuttig. De technische basis is identiek; beide zijn gebaseerd op de EN 16931-norm.
Conclusie: EN 16931 moet worden beschouwd als een gemeenschappelijke basis.
X-Rechnung und ZUGFeRD werden häufig als konkurrierende Formate dargestellt. Technisch betrachtet stimmt das jedoch nicht. Beide basieren auf derselben europäischen Norm EN 16931. Die Norm definiert, welche Daten eine elektronische Rechnung enthalten muss und wie diese strukturiert übermittelt werden. X-Rechnung und ZUGFeRD setzen diese Vorgaben lediglich auf unterschiedliche Weise technisch um.
Voor bedrijven ligt de echte uitdaging meestal niet in het gekozen formaat, maar in het correct genereren van de factuurgegevens.
Op de lange termijn zal EN 16931 steeds meer de technische standaard worden voor elektronische facturen in Europa. Bedrijven hebben er daarom baat bij zich niet alleen te richten op individuele formaten, maar ook op de onderliggende standaard en de implicaties daarvan. Belang voor datakwaliteit Om het te begrijpen. Want iedereen die EN 16931 kent, kan X-Rechnung en ZUGFeRD vol vertrouwen gebruiken en typische fouten al vanaf het moment van factuuraanmaak voorkomen.
Softwareoplossingen zoals GetMyInvoices helpen bedrijven om automatisch facturen op te halen uit portals, e-mailinboxen en online diensten en deze op een gestructureerde manier over te zetten naar boekhoudsystemen. Dit maakt het ook eenvoudiger om vereisten met betrekking tot elektronische factuurformaten te integreren in bestaande processen.
