La gestion de facturation : Comment vraiment protéger l’environnement

mardi, 16. juin 2020 | 0 Comments
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« Pensez à l’environnement avant d’imprimer ! » À notre époque, vous trouverez cette phrase ou une phrase équivalente sur un certain nombre de factures reçues par e-mail ou via des portails en ligne. Mais ce n’est qu’une façon pour les entreprises et particuliers de protéger l’environnement avec les factures électroniques. Un espace numérique couvre bien plus d’aspects que des flux de travail sans papier. Le but ultime est la numérisation et l’automatisation de procédures spécifiques. La gestion de facturation peut beaucoup y faire ici.

Le choix des options commence avec la création des factures. Le but est d’éviter les reçus papier et la distribution par voie postale, car cela réduit la consommation de papier et vous fait également économiser de l’encre, du matériel nécessaire à l’impression, l’envoi et le transport via des véhicules de distribution. Les factures électroniques sont une alternative favorable à la protection de l’environnement si appliquées. Le format adéquat est important : les formats standards sont recommandés, ceux qui peuvent être lus sur un certain nombre d’appareils utilisant différents systèmes de traitement, même par des machines, lorsque vous les avez. L’avantage est de ne pas devoir convertir la facture. La taille du dossier est également adéquate : elle doit être bien compressée. Cela permet d’économiser de l’espace de stockage, et donc de l’énergie dans les centres de gestion des données ainsi que des ressources pour la fabrication et le transport du matériel. Si toutes ces conditions doivent être prises en compte, des formats classiques tels que XRechnung et ZUGFeRD ou PDF/A sont des bons candidats.

Envoyez et recevez intelligemment les factures

Le prochain élément vital est la distribution de factures électroniques. Il y a différentes options d’expédition, que ce soit depuis les portails en ligne qui utilisent des solutions de distribution spécifiques ou via la facturation en ligne. Les solutions les plus efficaces et avantageuses pour l’environnement sont celles qui exigent le moins d’interactions possibles avec l’homme, par exemple celles qui prennent en compte le retrait automatique de documents. Cela vous évite de vous énerver devant votre appareil, et fait économiser de l’énergie, que ce soit via le pc ou dans le centre de gestion des données.

Un autre point crucial est la gestion électronique des factures, à l’opposé de ce qui n’est pas légalement admissible, mais toujours rependu (le dossier est imprimé). Un logiciel comme GetMyInvoices peut vous aider. Votre logiciel de gestion de facturation récupère automatiquement les factures et autres documents depuis des milliers de sources, depuis des portails en ligne, des boîtes de messagerie aux solutions des parties tierces. Parmi ces solutions, vous trouverez anybill, une appli qui transmet par voie numérique les reçus vers les smartphones des clients, pour éviter de les imprimer et ainsi lutter contre la pollution.

Traitement automatisé dans le cloud

L’intelligence artificielle de GetMyInvoices lit les informations pertinentes telles que le numéro de facture et les montants. De ce fait, tous les documents, avec une information structurée, se trouvent en un seul lieu. Non seulement elles sont archivées de façon sécurisée, mais elles sont également transmises sans aucun effort aux conseiller fiscal, tous les logiciels de comptabilité standards, et d’autres applications. L’utilisateur épargne du temps devant l’ordinateur et de l’énergie. De plus, il ne fait pas fonctionner son serveur, ce qui est aussi bénéfique à l’environnement, étant donné que la fabrication et le transport du matériel nécessitent des ressources et produisent du dioxyde de carbone. Du gaspillage électronique n’est pas non plus possible. La rétention de données dans les centres de gestion de données modernes, dont les opérateurs conservent durablement, sont bien plus efficaces. Etant donné que le temps consacré à la facturation est réduit à son minimum via l’automatisation, et qu’il y a moins d’erreur pendant le traitement, les factures peuvent être prêtes plus rapidement. Cela permet d’éviter les rappels. Il faut moins de corrections, ce qui accélère le temps de préparation de la facture, supprime l’impression et les émissions de CO2.

Un ensemble de petites opérations jusqu’à l’annulation

Enfin, l’opération de facturation inclut la suppression des dossiers qui ne sont plus nécessaires. Cela libère de l’espace dans le centre de gestion des données, conserve des ressources et diminue la demande en énergie, tandis que la destruction des factures en papier nécessite un transport et un recyclage, ce qui demande de l’énergie.

Comme vous pouvez le voir, la gestion de facturation électronique consiste en plusieurs petites opérations qui ont, ensemble, un effet considérable, et permettent de ne plus utiliser de papier et de recourir à l’espace numérique. Il est important de prendre en compte l’opération impliquée, pour coordonner et pour automatiser les autres, et de compter sur un partenaire responsable.

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