Vom Briefkasten bis zur Verbuchung – vollständig papierlos

Ob Freiberufler, kleines oder mittleres Unternehmen – obwohl viele Arbeitsschritte oft bereits digitalisiert sind, geht es nur selten ohne Briefpost. Doch auch diese lässt sich einfach digitalisieren und den jeweiligen Prozessen zuführen, zum Beispiel über GetMyInvoices. Wie dies funktioniert, erklärt Alexander Schneekloth, Gründer und Geschäftsführer von Caya, in diesem Beitrag.

Die tägliche Briefpost zu sortieren und gegebenenfalls im Unternehmen zu verteilen, ist vom Aufwand und den Herausforderungen her nicht zu unterschätzen. Das trifft vor allem jetzt zu, da für viele Mitarbeiter Homeoffice angesagt ist. Angesichts dieser Situation kann es sich bereits als schwierig erweisen, den Briefkasten in der Firma jeden Tag zu leeren und die Dokumente an die zuständigen Mitarbeiter zu verteilen. Denn dafür muss jemand ins Büro kommen, die Unterlagen sortieren und dann entweder scannen und digital weiterleiten oder erneut zur Post bringen. Dies kostet Porto und zusätzliche Zeit, was insbesondere bei Rechnungen fatale Folgen haben kann. Skontofristen verstreichen oder Forderungen können nicht pünktlich beglichen werden. Zudem ist die Buchhaltung nicht aktuell.

Caya digitalisiert analoge Post

Diese Nachteile lassen sich jedoch mithilfe von Caya einfach eliminieren. Denn unsere Lösung digitalisiert die Briefpost für Privatpersonen, Freelancer und Unternehmen. Dazu leiten diese die an sie adressierte Briefpost mittels Nachsendeauftrag automatisch an eines unserer Scancenter weiter. Alternativ können sie ihre Korrespondenzpartner informieren und ihnen die Caya-Postbox-Adresse weitergeben, sodass diese ihre Briefe direkt an uns senden. Die Bereitstellung der digitalisierten Dokumente erfolgt dann tagesaktuell in der Caya-Plattform, die über jeden Webbrowser erreichbar ist. Briefpost ist zudem in der mobilen App abrufbar. Das integrierte Dokumenten-Management-System Caya Document Cloud bildet die Grundlage dafür, dass Freelancer und Mitarbeiter von Unternehmen sämtliche Unterlagen ortsunabhängig revisionssicher ablegen, verwalten und bearbeiten können.

Einfache Weiterleitung an GetMyInvoices

Mit Caya ist es möglich, die Post an einzelne Mitarbeiter oder an mehr als 30 Anwendungen weiterzuleiten. Dazu zählt auch GetMyInvoices. Die Übertragung von Dokumenten an GetMyInvoices ist vor allem für Rechnungen interessant. Denn die Rechnungsmanagementlösung bietet eine Vielzahl nützlicher Funktionen in Bezug auf diese Dokumente. Diese reichen vom automatischen Abruf von Rechnungen aus Tausenden Quellen, sodass alle für die Buchhaltung relevanten Dokumente an einem Ort in der Cloud zur Verfügung stehen, und führen über maschinellen Zahlungsabgleich bis hin zur selbstständigen Weiterleitung in Buchhaltungslösungen und an den Steuerberater.

Kürzere Durchlaufzeit ohne manuellen Aufwand

Dafür müssen Caya-Kunden nur das gewünschte Dokument an ihr zentrales GetMyInvoices-Postfach weiterleiten. Sämtliche an GetMyInvoices geleiteten Dateien werden schon wenige Augenblicke später in der Rechnungsmanagementlösung unter den neuesten Dokumenten angezeigt und können weiterbearbeitet werden.
Die Durchlaufzeit von zunächst analog vorliegenden Rechnungen verkürzt sich erheblich und die Dokumente stehen fast in Echtzeit zur Verfügung, wo sie benötigt werden. Vorteile wie Skonti können ausgeschöpft werden und effizientes Cashflow-Management ist nun realisierbar. Da dies nahezu ohne manuellen Aufwand für die Mitarbeiter geschieht, werden diese von zeitintensiven, fehleranfälligen Tätigkeiten entlastet und können für wertschöpfende Aufgaben eingesetzt werden. Ins Büro gehen, um lediglich analoge Post zu holen und gegebenenfalls zu scannen, muss wirklich niemand mehr.

Über Caya:

Caya ist ein führender Digitalisierungs-Enabler für kleine und mittelständische Unternehmen. Dazu digitalisiert Caya den Posteingang seiner Kunden und bietet mit Document Cloud ein smartes Dokumenten-Management-System an. Mit der Anbindung an mehr als 30 Lösungen, darunter Buchhaltungs- oder Projektmanagementsoftware, liefert Caya die Grundlage für automatisierte, digitale Geschäftsprozesse. Im Mittelpunkt steht dabei eine intuitive Bedienung ohne hohe Implementierungshürden bzw. Einführungsaufwand. Weitere Informationen www.getcaya.com

 

 

 

Alexander Schneekloth, Geschäftsführer von Caya