Die simple Schritt-für-Schritt-Anleitung zum finanziell stabilen Unternehmen – und warum die meisten dennoch scheitern…

Ganz egal, in welcher Situation du mit deinem Unternehmen oder Business gerade steckst. Die Zukunft wird zwei Phasen für dich bereithalten.

1. Es wird eine Phase geben, da wird es (noch) besser laufen. Egal, was du anpacken wirst, wird zum Erfolg und wahrscheinlich wirst du in dieser Zeit auch viel Geld verdienen.
2. Doch es wird auch eine Phase folgen, wo du eine Krise durchleben wirst. Vielleicht ist es eine Krise der Gesamtwirtschaft. Es kann aber auch nur deine Branche oder vielleicht sogar nur dein Unternehmen treffen.

Vermutlich hast du den folgenden Satz schon mal gehört. Doch weil viele Unternehmer ihn immer wieder zu verdrängen scheinen, möchte ich dir direkt zu Beginn dieses Artikels folgenden Satz nochmal mitgeben:

„Krisen gehören genauso zum Unternehmerleben wie Hochphasen.“

Denn die Wirtschaft allgemein entwickelt sich genau wie jedes Unternehmen in Phasen, die sich immer wieder wiederholen.

Was vielleicht für dich wie eine abgedroschene Phrase klingen mag, scheint für viele Unternehmen jedoch eher wie ein Märchen zu klingen. Sie glauben, hoffen, sind überzeugt davon, dass es immer weiter aufwärts geht, wenn sie nur so weitermachen, wie bisher.

Dabei ist es die primäre Aufgabe jedes Unternehmers, in guten Phasen für Krisensituationen vorzusorgen und gleichzeitig „mit Augenmaß“ den weiteren Wachstumsprozess zu steuern.

Aber wie geht das? Und worauf solltest du achten, wenn du deine gute Phase einerseits für weiteres Wachstum nutzen und gleichzeitig für schlechte Zeit vorsorgen möchtest? Und was heißt das eigentlich genau?

Genau darum geht es im folgenden Text.

Unser Ziel ist es, ein Unternehmen aufzubauen, dass Krisenphasen trotzen und vielleicht sogar für das eigene Wachstum nutzen kann. Nur wenn wir unsere Hausaufgaben gemacht haben, kann uns das gelingen, denn dann sind wir in der Lage, unser Unternehmen mit Bauchgefühl und Zahlenverstand zu führen. Beides ist dabei gleich wichtig und beides hat seine Berechtigung. Denn dein Bauchgefühl macht dein Business einzigartig und deine Zahlen halten es am Leben.

Während du das Bauchgefühl bereits mitbringst, zum Beispiel weil du dein Hobby zum Beruf gemacht hast oder eine besondere Leidenschaft dazu nutzt, um ein dringendes Problem anderer Menschen zu lösen, hapert es auch bei dir aktuell noch am Zahlenverstand. Denn das ist etwas, was du normalerweise in keiner Ausbildung lernst. Selbst wenn du ein BWL-Studium absolviert hast, werden dir diese Inhalte auch nicht in der benötigten Form bekannt sein.

Schritt 1: Die totale Transparenz über deine wirtschaftliche Situation

Es führt kein Weg daran vorbei – wir wollen jederzeit wissen, wie unser Unternehmen wirtschaftlich dasteht. Ohne Nebel. Ohne Hieroglyphen.

Eine entscheidende Informationsquelle ist dabei der Ergebnisbericht, den dir dein Steuerberater jeden Monat zur Verfügung stellt, Er nennt diesen Bericht „BWA“ und führt hier alle Einnahmen und Ausgaben im laufenden Geschäftsjahr und speziell dem vergangenen Monat zusammen. Ziel dieses Berichts ist es dir aufzuzeigen, ob du in dieser Zeit mehr Geld verdient als ausgegeben hast. Ist das der Fall, hast du Gewinn erwirtschaftet. So weit so klar. Wir vertiefen das Thema BWA gleich noch etwas im nächsten Abschnitt.

Wenn du den erwirtschafteten Gewinn des vergangenen Monats kennst, möchtest du diesen mit deinem Plan abstimmen. Viele Unternehmen verzichten auf einen Plan und argumentieren, dass sie halt keine Glaskugel hätten, deshalb nicht in die Zukunft blicken und daher die Zeit anders nutzen könnten.

Das ist ein Fehler.

Denn aus mehr als 20 Jahren Controlling-Erfahrung weiß ich, dass es beim Planen weniger darauf ankommt, die exakten Planwerte zu ermitteln, als Maßnahmen festzulegen, Annahmen zu treffen und diese dann der tatsächlichen Entwicklung gegenüberzustellen. Das „messbar machen“ der unternehmerischen Entwicklung wird zum Gamechanger, wenn du es konsequent machst, denn nur so wirst du erkennen, ob du noch auf deinem Weg bist und wie weit du bereits gekommen bist.

Außerdem möchtest du deine fixen Kosten kennen. Dazu hast du am besten eine Übersicht (Excel-Tabelle oder Software-Lösung), die du regelmäßig aktualisierst. Ein Blick auf deine Geschäftskonten (ja, du solltest mehrere haben) sowie in die Auflistung der noch offenen Rechnungen an deinen Kunden sowie derer, die du noch bezahlen musst, runden deine monatliche Bestandsaufnahme ab.

Im Idealfall hast du dafür ein kleines Dashboard, wo du all diese Informationen auf einem Blick ablesen kannst.

Schritt 2: Ein profitables Tagesgeschäft aufbauen.

Deine BWA ist die zentrale Informationsquelle, die du nutzen möchtest, um die Entwicklung deines Unternehmens zu messen. Hier kannst du ablesen, mit welchem Ergebnis du den vergangenen Geschäftsmonat und das Geschäftsjahr “abgeschlossen” hast. Ja, so nennt man das im BWL-Fachchinesisch). Dabei ist die BWA nicht nur ein einzelner Bericht, sondern BWA steht für Betriebswirtschaftliche Auswertungen und somit für eine ganze Gruppe von Berichten.

Du kannst dir die Zusammensetzung deines Geschäftserfolgs also aus verschiedenen Perspektiven anschauen. Das kann verwirren und deshalb empfehle ich meinen Kunden, neben der OPOS (offene Posten & offene Salden) -Liste folgende drei Berichte monatlich vom Steuerberater anzufordern:

1. Vorjahresvergleich – um den laufenden Monat und das Geschäftsjahr besser beurteilen zu können
2. Jahresübersicht – um Trends und Entwicklungen leichter erkennen zu können
3. Wertenachweis – um den Saldo jedes einzelnen Kontos ablesen zu können

Wenn du nun deine BWA-Berichte so vor dir hast, könnte die Frage aufkommen, welche Wert denn nun gut bzw. welche ggf. schlecht sind. Deshalb möchte ich dir zwei Kennzahlen mitgeben, die du unabhängig von Branche und Unternehmensgröße als Benchmark (Zielwert) heranziehen kannst. Damit dies möglich ist, beziehen sich die folgenden Kennzahlen auf den Rohertrag, den du mit deinem Tagesgeschäft erwirtschaftest. Weil es sich bei den Kennzahlen um Verhältniskennzahlen handelt, die in Prozent ermittelt werden, sind diese zudem für jede Unternehmensgröße relevant.

1. Die Summe aus Personalkosten und Werbekosten sollten maximal 55% vom Rohertrag betragen. Dein Business kann im Wesentlichen aus zwei Quellen wachsen. Zum einen deine Mitarbeiter und zum anderen auf Basis von Werbung. Deshalb nenne ich die Summe auch Wachstumskosten und die sollten nicht mehr verschlingen als 55% des Rohertrags.
2. Das Verhältnis aus Gewinn zu Rohertrag sollte so sein, dass der Gewinn mindestens 20% beträgt.

Diese beiden Kennzahlen markieren ein gesundes Tagesgeschäft und sollten von jedem Unternehmen angestrebt werden. Um als finanziell stabiles Unternehmen am Markt zu agieren, bedarf es aber noch einer weiteren Zutat. Denn Gewinn ist zwar sehr wichtig, aber streng genommen nur buchhalterische Theorie. Denn entscheidend ist, was auf dem Konto ankommt und verbleibt.

Schritt 3: Rücklagen bilden, die Wachstum ermöglichen und dich in Krisen ruhig schlafen lassen.

Über einen maßgeschneiderten Rechnungsstellungs- & Rechnungsverfolgungsprozess möchtest du sicherstellen, dass das im Tagesgeschäft erwirtschaftete Geld auch tatsächlich auf deinem Geschäftskonto ankommt. Viel zu oft stelle ich auch heute noch fest, dass es in vielen Unternehmen zu lange dauert, bis eine Rechnung an die Kunden gesendet wird. Von der regelmäßigen Kontrolle des Zahlungseingangs ganz zu schweigen. Oft sind es dieselben Unternehmen, die umgehend eigene Verbindlichkeiten begleichen und riskieren dabei, dass der eigene Kontostand viel niedriger ist, als er sein müsste.

Dein Ziel sollte es sein, Rücklagen zu bilden und diese auf einem Konto zu „parken“, dass abseits vom normalen Geschäftskonto geführt wird. Vielleicht fragst du dich, wie hoch die Rücklagen sein sollten? Nun, das hängt davon ab, wie hoch deine verpflichtenden Kosten sind. Diese bestehen vor allem aus deinen fixen Kosten, also dem Teil der Kosten, denen ein Vertrag zu Grunde liegt und die unabhängig von deinen Umsätzen anfallen.

Finanziell stabile Unternehmen basieren auf einem profitablen Tagesgeschäft (mind. 20 % Rendite, siehe oben) und einer Liquiditätsreserve von mind. sechs Monaten. So nenne ich die Rücklage, die dafür da ist, dich ruhig schlafen und strukturiert agieren zu lassen, wenn keine (!) Umsätze mehr reinkommen. Sechs Monate mag aktuell sehr weit weg von deiner aktuellen Situation erscheinen. Das ist ok, so geht es den meisten Unternehmen. Oft sind es keine sechs Wochen, die gerade kleine Unternehmen auf der hohen Kante haben – aber nicht zuletzt die Corona-Krise hat uns allen gezeigt, dass dieser Zielwert absolut erstrebenswert ist.

Wo steht dein Unternehmen, wenn du diese Kennzahlen für dich ausrechnest? 

Über den Autor:

Jörg Roos ist der Personal CFO für wachsende Unternehmen, also dein externer Teilzeit-Finanzchef. Als solcher hat Jörg deine Zahlen im Griff, damit dein Business jederzeit wachsen kann.