No importa la situación en la que te encuentres actualmente con tu empresa o negocio. El futuro tendrá dos fases para ti.
- Habrá una fase en la que las cosas irán (aún) mejor. Cualquier cosa que emprendas será un éxito y probablemente ganarás mucho dinero durante este tiempo.
- Pero también habrá una fase en la que vivirás una crisis. Quizás sea una crisis en la economía en general. Pero también puede afectar sólo a su industria o tal vez incluso solo a su empresa.
Probablemente hayas escuchado la siguiente frase antes. Pero como muchos empresarios parecen seguir reprimiéndolo, me gustaría darle la siguiente frase nuevamente al comienzo de este artículo:
*“Las crisis forman parte de la vida empresarial tanto como las fases altas”. *
La economía en general, como toda empresa, se desarrolla en fases que se repiten una y otra vez.
Lo que puede parecerle una frase trillada, sin embargo, para muchas empresas parece más bien un cuento de hadas. Creen, esperan y están convencidos de que las cosas seguirán mejorando si siguen como antes.
La tarea principal de todo empresario es prepararse para situaciones de crisis en los buenos tiempos y al mismo tiempo controlar el proceso de crecimiento posterior “con sentido de la proporción”.
pero como funciona? ¿Y a qué deberías prestar atención si quieres aprovechar tu buena fase para seguir creciendo y al mismo tiempo prepararte para un mal momento? ¿Y qué significa eso exactamente?
De esto trata exactamente el siguiente texto.
Nuestro objetivo es construir una empresa que pueda resistir fases de crisis y tal vez incluso utilizarla para su propio crecimiento. Sólo podremos lograrlo si hemos hecho los deberes, porque así podremos gestionar nuestra empresa con instinto y sentido de los números. Ambos son igualmente importantes y ambos tienen su lugar. Porque su intuición hace que su negocio sea único y sus números lo mantienen vivo.
Si bien ya tienes un presentimiento, por ejemplo porque has convertido tu hobby en una carrera o estás utilizando una pasión especial para resolver los problemas urgentes de otras personas, actualmente también te falta sentido numérico. Porque eso es algo que normalmente no se aprende en ninguna formación. Incluso si ha obtenido una licenciatura en administración de empresas, no estará familiarizado con este contenido en la forma que necesita.
Paso 1: Transparencia total sobre tu situación económica
No hay forma de evitarlo: queremos saber en todo momento cómo le va económicamente a nuestra empresa. Sin niebla. Sin jeroglíficos.
Una fuente de información fundamental es el informe de resultados que le proporciona cada mes su asesor fiscal, que llama “BWA” y que reúne todos los ingresos y gastos del ejercicio en curso y, especialmente, del último mes. El objetivo de este informe es mostrarle si ganó más dinero del que gastó durante este tiempo. Si este es el caso, ha obtenido ganancias. Hasta aquí todo claro. Profundizaremos en el tema de BWA en la siguiente sección.
Una vez que sepa las ganancias que obtuvo el mes pasado, querrá conciliarlas con su plan. Muchas empresas renuncian a un plan y argumentan que simplemente no tienen una bola de cristal y, por tanto, no pueden ver el futuro y, por tanto, pueden utilizar el tiempo de otra manera.
Esto es un error.
Porque sé por más de 20 años de experiencia en control que al planificar es menos importante determinar los valores planificados exactos que determinar medidas, hacer suposiciones y luego compararlas con el desarrollo real. “Hacer” que el desarrollo empresarial sea “medible” se convierte en un punto de inflexión si lo haces de manera constante, porque es la única manera de saber si todavía estás en tu camino y hasta dónde has llegado.
También desea conocer sus costos fijos. La mejor manera de hacerlo es tener una descripción general (hoja de cálculo de Excel o solución de software) que actualice periódicamente. Un vistazo a las cuentas de tu empresa (sí, deberías tener varias), así como a la lista de facturas pendientes a tus clientes y las que aún tienes que pagar, completan tu inventario mensual.
Lo ideal es que tengas un pequeño panel de control donde puedas ver toda esta información de un vistazo.
Paso 2: Construya un negocio rentable en el día a día.
Su BWA es la fuente central de información que desea utilizar para medir el desarrollo de su empresa. Aquí podrás ver los resultados con los que “cerraste” el último mes hábil y el ejercicio. Sí, así se llama en la jerga empresarial). El BWA no es un único informe, sino que BWA significa evaluaciones empresariales y, por tanto, un grupo completo de informes.
Puede observar la composición del éxito de su negocio desde diferentes perspectivas. Esto puede resultar confuso y es por eso que recomiendo a mis clientes que, además de la lista OPOS (partidas abiertas y saldos pendientes), soliciten cada mes a su asesor fiscal los siguientes tres informes:
- Comparación interanual: para poder evaluar mejor el mes actual y el ejercicio financiero
- Resumen anual: para facilitar la identificación de tendencias y novedades
- Prueba de valor: para poder leer el saldo de cada cuenta individual
Si ahora tiene sus informes BWA frente a usted, puede surgir la pregunta de qué valores son buenos y cuáles son malos. Por eso los quiero a ustedes dos Figuras claves que puede utilizar como punto de referencia (valor objetivo) independientemente de la industria o el tamaño de la empresa. Para que esto sea posible, las siguientes cifras clave se relacionan con el beneficio bruto que genera en su negocio diario. Dado que los ratios son cifras de ratios determinadas en porcentaje, también son relevantes para empresas de todos los tamaños.
- La suma de los gastos de personal y de publicidad debería ascender como máximo a 55% del beneficio bruto. Básicamente, su negocio puede crecer a partir de dos fuentes. Por un lado sus empleados y por otro lado la publicidad. Por eso llamo a la suma costos de crecimiento y no deberían consumir más de 55% de la ganancia bruta.
- La relación entre beneficio y beneficio bruto debe ser tal que el beneficio sea al menos 20%.
Estas dos cifras clave marcan un negocio diario saludable y todas las empresas deberían esforzarse por lograrlas. Para poder operar como una empresa financieramente estable en el mercado, se necesita otro ingrediente. Porque el beneficio es muy importante, pero estrictamente hablando es sólo teoría contable. Lo que importa es lo que llega y queda en la cuenta.
Paso 3: Acumule reservas que permitan el crecimiento y le permitan dormir tranquilo en las crisis.
Desea utilizar un proceso de facturación y seguimiento de facturas personalizado para garantizar que el dinero generado en el día a día del negocio realmente llegue a su cuenta comercial. Incluso hoy en día, me doy cuenta con demasiada frecuencia de que en muchas empresas se tarda demasiado en enviar la factura al cliente. Por no hablar de los controles periódicos de los pagos recibidos. A menudo son las mismas empresas las que liquidan inmediatamente sus propias obligaciones y, al hacerlo, corren el riesgo de que el saldo de su propia cuenta sea mucho menor de lo que debería ser.
Su objetivo debe ser acumular reservas y “estacionarlas” en una cuenta separada de su cuenta comercial normal. ¿Quizás te estés preguntando cuántas reservas deberían ser? Bueno, eso depende de cuáles sean sus costos obligatorios. Estos consisten principalmente en sus costos fijos, es decir, la parte de los costos que se basan en un contrato y que ocurren independientemente de sus ventas.
Las empresas financieramente estables se basan en un negocio diario rentable (al menos 20 retornos %, ver arriba) y una reserva de liquidez de al menos seis meses. Eso es lo que yo llamo reserva, que está ahí para dejarte dormir tranquilo y actuar de forma estructurada cuando no haya más (!) ventas. Seis meses pueden parecer muy lejanos a tu situación actual. Está bien, así es para la mayoría de las empresas. Especialmente las pequeñas empresas a menudo no tienen seis semanas para aguantar, pero la crisis del coronavirus nos ha demostrado a todos que vale la pena luchar por alcanzar este objetivo.
¿Cuál es la situación de su empresa cuando calcula usted mismo estas cifras clave?
Sobre el Autor:
Jörg Roos es el personalCFO para empresas en crecimiento , es decir, su director financiero externo a tiempo parcial. Por eso, Jörg tiene sus números bajo control para que su negocio pueda crecer en cualquier momento.
