Wenn der Betriebsprüfer zweimal klingelt

Kein Unternehmen freut sich, wenn sich das Finanzamt zur Betriebsprüfung anmeldet. Sind alle steuerrelevanten Geschäftsvorgänge erfasst und dokumentiert? Liegen sämtliche Belege lückenlos vor? Diese und andere Fragen gehen dabei den meisten Inhabern oder Geschäftsführern durch den Kopf. Wohl dem, der seine Rechnungen sicher elektronisch archiviert.

Wenn ein Unternehmen seine Rechnungen papierbasiert aufbewahrt, dann kommen nicht nur einige Regalmeter zusammen. Die Frage, die sich auch stellt, ist, ob die Unterlagen in einer nachvollziehbaren Struktur abgelegt sind, sodass der Prüfer ohne großen Aufwand die Belege auch findet. Sind ältere Belege, wie Tankquittungen, die auf Thermopapier gedruckt sind, überhaupt noch lesbar? Elektronische Rechnungen, die z. B. per E-Mail empfangen oder von Portalen heruntergeladen wurden, müssen auch elektronisch aufbewahrt werden. Es ist also nicht erlaubt, E-Rechnungen auszudrucken und anschließend die Datei zu löschen. Erfolgt die Archivierung der elektronischen Rechnungen in einem File-System, kann es schnell unübersichtlich werden. Laut der GoBD und den vom Digitalverband Bitkom daraus abgeleiteten Merksätzen unterliegen elektronisch archivierte Objekte der Betriebsprüfung. Daher sollten Unternehmen dafür Sorge tragen, dass ihre digitalen Rechnungen übersichtlich aufbewahrt sind.

GetMyInvoices-Anwender können sich hier entspannt zurücklehnen. Denn in unserer Lösung sind sämtliche elektronisch empfangenen Rechnungen – sei es per E-Mail, aus Portalen oder von Drittlösungen – zentral und sicher abgelegt. Sie lassen sich darüber hinaus nach Lieferanten oder Rechnungsdatum oder anderen Kriterien gruppiert anzeigen und sind zudem volltextdurchsuchbar.

Da elektronische Archivsysteme vom Betriebsprüfer genutzt werden dürfen, können Unternehmen ihm einfach einen Zugang über einen Browser zu GetMyInvoices verschaffen, sodass er Einsicht in die elektronischen Belege hat, ohne auf andere interne Dokumente zugreifen zu können.
Und was ist mit den papierbasierten Rechnungen? Auch diese gelangen ohne Umwege in GetMyInvoices. Außendienstmitarbeiter können unterwegs Tankquittungen mit unserer App per Smartphone erfassen – sogar, wenn sie offline sind. Die App erfüllt übrigens auch die Anforderungen der Finanzverwaltung an ersetzendes Scannen. Somit können die gescannten Dokumente getrost vernichtet werden.

Worauf also noch warten? Mit unserer Lösung können Sie einer Betriebsprüfung gelassen entgegensehen. Was aber mindestens genauso wichtig ist: GetMyInvoices vereinfacht und beschleunigt die vorbereitende Buchhaltung. So bleibt mehr Zeit für Ihre unternehmerischen Ideen. Probieren Sie es aus und bestellen Sie hier einen unverbindlichen 14-tägigen Testzugang!