Todo es nuevo en mayo… y GetMyInvoices también tiene algunas características nuevas.
Leer la carpeta de correo electrónico por completo
Hasta ahora, GetMyinvoices buscaba automáticamente en toda la bandeja de entrada. Los correos electrónicos reconocidos como facturas (por ejemplo, de grandes empresas de telecomunicaciones) se importaban inmediata y automáticamente.
Los correos electrónicos que tenían las características de una factura pero cuyo remitente no era reconocido por el sistema eran sugeridos a nuestros usuarios y luego podían ser confirmados o rechazados.
Pero lo cierto es que muchos usuarios ya ordenan previamente su buzón y disponen de una carpeta para sus facturas. Para evitar la duplicación de esfuerzos, ahora puede seleccionar la opción “configuración avanzada” en “Editar cuenta de correo electrónico”. Allí tendrá acceso a la estructura de su carpeta y podrá seleccionar la carpeta de la factura. Para cada carpeta seleccionada, ahora puede decidir si desea recibir sugerencias como antes (“solo los correos electrónicos para los que existen reglas de importación”) o si desea importar la carpeta completa (“todos los correos electrónicos”). Al hacer clic en “Guardar”, se aplicará su configuración.
Personalizar nombres de archivos
Dependiendo de su procedencia, las facturas entrantes tienen diferentes composiciones de nombres de archivo, ya sea que allí se utilice el número de factura o que un proveedor tenga “factura” en el nombre del archivo pero otro no. Sin embargo, si se desea descargar este archivo importado o, por ejemplo, reenviarlo a un software de contabilidad, esta combinación aleatoria tiende a confundir al usuario porque no es posible ver a primera vista de qué proveedor o en qué fecha proviene la factura. desde y cada archivo debe abrirse. A partir de ahora puedes configurar tú mismo cómo debería verse el nombre del archivo. Para hacer esto, siga estos pasos:
- En “Sincronización” puede editar las cuentas de sincronización individuales y en “Patrón de nombres” puede crear un esquema según el cual se basa el nombre de los archivos.
- Esto se puede hacer ingresando manualmente un término específico que siempre debería aparecer o seleccionando elementos específicos. Al hacer clic en el “+” se abre la lista de elementos seleccionables (mes, día, año, proveedor, número de factura, moneda), que a su vez se pueden agregar al valor predeterminado estándar haciendo clic en él.
- En el campo de salida directamente debajo, verá ejemplos generados de cómo se verá su nombre de archivo. Con “Guardar” la plantilla se aplicará a todas las facturas futuras.
Autenticación de dos factores
La siguiente característica se refiere a la seguridad de las cuentas de GetMyInvoices. A partir de ahora puedes activar la llamada autenticación de dos factores para tu cuenta de usuario. Esto significa que además de su nombre de usuario y contraseña, también debe iniciar sesión con un código generado dinámicamente. Este código se genera en su teléfono móvil.
Para ello, descargue la aplicación gratuita Authenticator de Google, que está disponible en los sistemas operativos más habituales de los teléfonos inteligentes, como por ejemplo Androide , iPhone y Mora funciones. No necesitas una cuenta de Google, ni tienes que registrarte o iniciar sesión en ningún lugar. Para activar esta función en su cuenta, siga estos pasos:
- Debajo del elemento del menú “Datos de la cuenta” encontrará un interruptor de “Autenticación de dos factores” aproximadamente en el centro a la derecha que puede activar o desactivar.
- Al hacer clic en “Activado”, se abrirá una ventana emergente con un código QR. Si ahora abre la aplicación Authenticator en su teléfono, puede escanear el código QR con la aplicación. Luego, la aplicación le mostrará una combinación de números que ingresa en la ventana emergente a continuación. El código cambia cada pocos segundos. Si hace clic en “Confirmar”, recibirá el mensaje “La autenticación de dos factores se ha activado correctamente” si lo ingresa correctamente. La aplicación ahora está conectada a su cuenta.
- La próxima vez que inicie sesión, después de ingresar su nombre de usuario y contraseña, verá el campo de entrada para “autenticación de dos factores”. Se generará un código numérico en la aplicación de tu teléfono móvil, que podrás ingresar allí para luego acceder a tu cuenta como de costumbre.
Ampliación de la interfaz sevDesk
La cuarta innovación se refiere a la sincronización con sevDesk. Anteriormente, dentro de sevDesk, la factura se transfería al sistema, pero a veces no se transfería ninguna categoría. En “Editar” había que volver a seleccionar el nombre del proveedor (aunque ya se había transferido como texto) y también había que volver a seleccionar la categoría a mano.
Este posprocesamiento a menudo requería una cantidad de tiempo innecesaria. Pensamos que nos gustaría ahorrarles a nuestros usuarios este posprocesamiento y completar previamente los campos con GetMyInvoices. Funciona así:
- Si vas a “Proveedores”, puedes seleccionar el proveedor que deseas editar.
- Se han agregado dos nuevos campos aquí: “Categoría de sevDesk” y “Contacto de sevDesk”.
- Todas las categorías que están almacenadas en su cuenta de sevDesk se incluyen en “Categoría de sevDesk” y simplemente puede seleccionar la correcta allí. Esto significa que en el futuro todas las facturas de este proveedor se asignarán automáticamente a esta categoría en sevDesk.
- Los proveedores se guardan en “sevDesk Contact” y allí también puede seleccionarlos. Por lo tanto, las facturas futuras se asignarán automáticamente al proveedor correcto en sevDesk.
