Alles is nieuw in mei… en GetMyInvoices heeft ook enkele nieuwe functionaliteiten.
Lees de e-mailmap volledig
Tot nu toe doorzocht GetMyinvoices automatisch de hele inbox. E-mails die werden herkend als facturen (bijvoorbeeld van grotere telecombedrijven) werden onmiddellijk en automatisch geïmporteerd.
E-mails die de kenmerken van een factuur hadden maar waarvan de afzender niet door het systeem werd herkend, werden aan onze gebruikers voorgesteld en konden vervolgens worden bevestigd of afgewezen.
Maar feit is dat veel gebruikers hun mailbox al voorsorteren en een map hebben voor hun facturen. Om dubbel werk te voorkomen, kunt u nu de optie “geavanceerde instellingen” selecteren onder “E-mailaccount bewerken”. Daar heeft u vervolgens toegang tot uw mappenstructuur en kunt u de factuurmap selecteren. Voor elke geselecteerde map kunt u nu beslissen of u net als voorheen suggesties wilt ontvangen (“alleen e-mails waarvoor importregels gelden”) of dat u de hele map wilt importeren (“alle e-mails”). Door op “Opslaan” te klikken worden uw instellingen vervolgens toegepast.
Pas bestandsnamen aan
Afhankelijk van waar ze vandaan komen, hebben inkomende facturen verschillende samenstellingen van de bestandsnamen. Het kan zijn dat daar het factuurnummer wordt gebruikt, of dat de ene aanbieder ‘factuur’ in de bestandsnaam heeft en de andere niet. Wanneer u dit geïmporteerde bestand echter wilt downloaden of bijvoorbeeld wilt doorsturen naar boekhoudsoftware, leidt deze willekeurige combinatie tot verwarring bij de gebruiker, omdat niet op het eerste gezicht te zien is bij welke aanbieder of op welke datum de factuur komt. van en elk bestand moet worden geopend. Vanaf nu kun je zelf instellen hoe de bestandsnaam eruit moet zien. Om dit te doen, volgt u deze stappen:
- Onder “Synchronisatie” kunt u de individuele synchronisatieaccounts bewerken en onder “Patroon voor naamgeving” kunt u een schema maken op basis waarvan de naamgeving van de bestanden is gebaseerd.
- Dit kan door handmatig een specifieke term in te voeren die altijd moet verschijnen, of door specifieke elementen te selecteren. Door op de “+” te klikken wordt de lijst met selecteerbare elementen (maand, dag, jaar, leverancier, factuurnummer, valuta) geopend, die op hun beurt kunnen worden toegevoegd aan de standaard standaard door erop te klikken.
- In het uitvoerveld direct hieronder ziet u gegenereerde voorbeelden van hoe uw bestandsnaam eruit zal zien. Met “Opslaan” wordt het sjabloon toegepast op alle toekomstige facturen.
Tweefactorauthenticatie
De volgende functie betreft de beveiliging van GetMyInvoices-accounts. Vanaf nu kunt u de zogenaamde tweefactorauthenticatie voor uw gebruikersaccount activeren. Dit betekent dat u naast uw gebruikersnaam en wachtwoord ook moet inloggen met een dynamisch gegenereerde code. Deze code wordt gegenereerd op uw mobiele telefoon.
Hiervoor downloadt u de gratis Authenticator-app van Google, die beschikbaar is op de meest voorkomende smartphonebesturingssystemen zoals Android , iPhone En Braam functies. Je hebt geen Google-account nodig en je hoeft je ook nergens te registreren of in te loggen. Om deze functie in uw account te activeren, volgt u deze stappen:
- Onder het menu-item ‘Accountgegevens’ vindt u ongeveer rechts in het midden een schakelaar ‘Tweefactorauthenticatie’ die u kunt in- of uitschakelen.
- Wanneer u op ‘Aan’ klikt, wordt er een pop-up geopend met een QR-code. Als u nu de Authenticator-app op uw telefoon opent, kunt u met de app de QR-code scannen. De app toont u vervolgens een combinatie van cijfers die u in het onderstaande pop-upvenster invoert. De code verandert elke paar seconden. Als u op “Bevestigen” klikt, krijgt u bij correcte invoer de melding “Tweefactorauthenticatie is succesvol geactiveerd”. De app is nu verbonden met uw account.
- De volgende keer dat u inlogt, ziet u na het invoeren van uw gebruikersnaam en wachtwoord het invoerveld voor “tweefactorauthenticatie”. Er wordt een numerieke code gegenereerd in uw mobiele telefoon-app, die u daar kunt invoeren om vervolgens zoals gewoonlijk toegang te krijgen tot uw account.
Uitbreiding van de sevDesk-interface
De vierde innovatie betreft de synchronisatie met sevDesk. Voorheen werd binnen sevDesk de factuur overgezet naar het systeem, maar soms werd er geen categorie overgedragen. Onder “Bewerken” moest je vervolgens opnieuw de naam van de leverancier selecteren (ook al was deze al als tekst overgezet) en moest de categorie ook nog eens handmatig geselecteerd worden.
Deze nabewerking kostte vaak onnodig veel tijd. We dachten dat we onze gebruikers deze nabewerking wilden besparen en de velden vooraf wilden invullen met GetMyInvoices. Het werkt als volgt:
- Als u naar “Leveranciers” gaat, kunt u de leverancier selecteren die u wilt bewerken.
- Hier zijn twee nieuwe velden toegevoegd: “sevDesk Categorie” en “sevDesk Contact”.
- Alle categorieën die in uw sevDesk-account zijn opgeslagen, zijn opgenomen onder “sevDesk Categorie” en u kunt daar eenvoudig de juiste selecteren. Dit betekent dat voortaan alle facturen van deze aanbieder bij sevDesk automatisch in deze categorie worden ingedeeld.
- De leveranciers worden opgeslagen onder “sevDesk Contact” en u kunt ze daar ook selecteren. Toekomstige facturen worden daarom automatisch aan de juiste leverancier in sevDesk toegewezen.
