Tout est nouveau en mai… et GetMyInvoices apporte également quelques nouveautés.
Lire complètement le dossier de courrier électronique
Jusqu’à présent, GetMyinvoices effectuait automatiquement une recherche dans toute la boîte de réception. Les e-mails reconnus comme factures (par exemple provenant de grandes entreprises de télécommunications) étaient immédiatement et automatiquement importés.
Des courriels présentant les caractéristiques d’une facture mais dont l’expéditeur n’était pas reconnu par le système étaient proposés à nos utilisateurs et pouvaient ensuite être confirmés ou rejetés.
Mais le fait est que de nombreux utilisateurs pré-trient déjà leur boîte aux lettres et disposent d’un dossier pour leurs factures. Pour éviter la duplication des efforts, vous pouvez désormais sélectionner l’option « Paramètres avancés » sous « Modifier le compte de messagerie ». Là, vous avez alors accès à votre structure de dossiers et pouvez sélectionner le dossier de factures. Pour chaque dossier sélectionné, vous pouvez maintenant décider si vous souhaitez recevoir des suggestions comme auparavant (« uniquement les e-mails pour lesquels il existe des règles d’importation ») ou si vous souhaitez importer l’intégralité du dossier (« tous les e-mails »). En cliquant sur « Enregistrer », vos paramètres seront alors appliqués.
Personnaliser les noms de fichiers
Selon leur origine, les factures entrantes ont différentes compositions de noms de fichiers - que le numéro de facture y soit utilisé ou qu’un fournisseur ait « facture » dans le nom de fichier mais pas un autre. Cependant, si vous souhaitez télécharger ce fichier importé ou, par exemple, le transmettre à un logiciel de comptabilité, cette combinaison aléatoire a tendance à semer la confusion chez l’utilisateur car il n’est pas possible de voir au premier coup d’œil de quel fournisseur ou à quelle date la facture arrive. à partir de et chaque fichier doit s’ouvrir. À partir de maintenant, vous pouvez définir vous-même à quoi doit ressembler le nom du fichier. Pour le faire, suivez ces étapes:
- Sous « Synchronisation », vous pouvez modifier les comptes de synchronisation individuels et sous « Modèle de dénomination », vous pouvez créer un schéma selon lequel la dénomination des fichiers est basée.
- Cela peut être fait soit en saisissant manuellement un terme spécifique qui doit toujours apparaître, soit en sélectionnant des éléments spécifiques. En cliquant sur le «+», la liste des éléments sélectionnables (mois, jour, année, fournisseur, numéro de facture, devise) s’ouvre, qui peuvent à leur tour être ajoutées à la valeur par défaut standard en cliquant dessus.
- Dans le champ de sortie juste en dessous, vous verrez des exemples générés de ce à quoi ressemblera votre nom de fichier. Avec « Enregistrer », le modèle sera appliqué à toutes les futures factures.
Authentification à deux facteurs
La fonctionnalité suivante concerne la sécurité des comptes GetMyInvoices. Vous pouvez désormais activer l’authentification dite à deux facteurs pour votre compte utilisateur. Cela signifie qu’en plus de votre nom d’utilisateur et de votre mot de passe, vous devez également vous connecter avec un code généré dynamiquement. Ce code est généré sur votre téléphone mobile.
Pour ce faire, vous téléchargez l’application gratuite Authenticator de Google, disponible sur les systèmes d’exploitation de smartphone les plus courants tels que Android , iPhone et Mûre les fonctions. Vous n’avez pas besoin d’un compte Google, ni de vous inscrire ou de vous connecter n’importe où. Pour activer cette fonctionnalité dans votre compte, suivez ces étapes :
- Sous l’élément de menu « Données du compte », vous trouverez un commutateur « Authentification à deux facteurs » environ au milieu à droite que vous pouvez activer ou désactiver.
- Lorsque vous cliquez sur « Activé », une fenêtre contextuelle s’ouvrira avec un code QR. Si vous ouvrez maintenant l’application Authenticator sur votre téléphone, vous pouvez scanner le code QR avec l’application. L’application vous montrera alors une combinaison de chiffres que vous saisirez dans la fenêtre contextuelle ci-dessous. Le code change toutes les quelques secondes. Si vous cliquez sur « Confirmer », vous recevrez le message « L’authentification à deux facteurs a été activée avec succès » si vous le saisissez correctement. L’application est désormais connectée à votre compte.
- La prochaine fois que vous vous connecterez, après avoir saisi votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, vous verrez le champ de saisie « authentification à deux facteurs ». Un code numérique sera généré dans votre application de téléphonie mobile, que vous pourrez y saisir pour accéder ensuite à votre compte comme d’habitude.
Extension de l’interface sevDesk
La quatrième innovation concerne la synchronisation avec sevDesk. Auparavant, au sein de sevDesk, la facture était transférée au système, mais parfois aucune catégorie n’était transférée. Sous « Modifier », vous deviez ensuite sélectionner à nouveau le nom du fournisseur (même s’il avait déjà été transféré sous forme de texte) et la catégorie devait également être à nouveau sélectionnée manuellement.
Ce post-traitement prenait souvent un temps inutile. Nous avons pensé que nous aimerions épargner à nos utilisateurs ce post-traitement et pré-remplir les champs avec GetMyInvoices. Cela fonctionne comme ceci :
- Si vous allez dans « Fournisseurs », vous pouvez sélectionner le fournisseur que vous souhaitez modifier.
- Deux nouveaux champs ont été ajoutés ici : « Catégorie sevDesk » et « Contact sevDesk ».
- Toutes les catégories stockées dans votre compte sevDesk sont incluses sous « Catégorie sevDesk » et vous pouvez simplement y sélectionner la bonne. Cela signifie qu’à l’avenir, toutes les factures de ce fournisseur seront automatiquement affectées à cette catégorie chez sevDesk.
- Les fournisseurs sont stockés sous « sevDesk Contact » et vous pouvez également les sélectionner ici. Les futures factures seront donc automatiquement attribuées au bon fournisseur dans sevDesk.
