Tanto si es autónomo como si es una pequeña o mediana empresa, aunque muchos pasos del trabajo ya están digitalizados, rara vez es posible prescindir del correo postal. Pero esto también se puede digitalizar fácilmente e incorporar a los procesos relevantes, por ejemplo a través de GetMyInvoices. Alexander Schneekloth, fundador y director general de Caya, explica cómo funciona esto en este artículo.
Clasificar el correo diario y, si es necesario, distribuirlo por toda la empresa no debe subestimarse en términos de esfuerzo y reto. Esto es especialmente cierto ahora que el trabajo desde casa está a la orden del día para muchos empleados. En esta situación, ya puede resultar difícil vaciar el buzón de correo de la empresa todos los días y distribuir los documentos a los empleados correspondientes. Para ello, alguien tiene que venir a la oficina, clasificar los documentos y luego escanearlos y reenviarlos digitalmente o llevarlos nuevamente a la oficina de correos. Esto cuesta gastos de envío y tiempo adicional, lo que puede tener consecuencias fatales, especialmente cuando se trata de facturas. Los períodos de descuento vencen o los reclamos no se pueden pagar a tiempo. Además la contabilidad no está actualizada.
Caya digitaliza el correo analógico
Sin embargo, estas desventajas pueden eliminarse fácilmente con la ayuda de Caya. Porque nuestra solución digitaliza el correo postal para particulares, autónomos y empresas. Para ello, reenvían automáticamente el correo dirigido a ellos a uno de nuestros centros de escaneo mediante una orden de reenvío. Alternativamente, puede informar a sus corresponsales y pasarles la dirección del Buzón de Caya para que puedan enviarnos sus cartas directamente. Luego, los documentos digitalizados están disponibles diariamente en la plataforma Caya, a la que se puede acceder a través de cualquier navegador web. El correo postal también está disponible en la aplicación móvil. El sistema integrado de gestión de documentos Caya Document Cloud constituye la base para que los autónomos y empleados de empresas puedan almacenar, gestionar y editar todos los documentos de forma segura, independientemente de su ubicación.
Reenvío sencillo a GetMyInvoices
Con Caya es posible reenviar correo a empleados individuales o a más de 30 solicitudes. Esto también incluye GetMyInvoices. Transferir documentos a GetMyInvoices es particularmente interesante para las facturas. Porque la solución de gestión de facturas ofrece una variedad de funciones útiles relacionadas con estos documentos. Estos van desde la recuperación automática de facturas de miles de fuentes para que todos los documentos relevantes contables estén disponibles en un solo lugar en la nube, pasando por la conciliación automática de pagos hasta el envío independiente a soluciones contables y al asesor fiscal.
Plazo de entrega más corto sin esfuerzo manual
Todo lo que los clientes de Caya deben hacer es enviar el documento deseado a su buzón central de GetMyInvoices. Todos los archivos enviados a GetMyInvoices se mostrarán en la solución de gestión de facturas entre los documentos más recientes unos momentos después y podrán procesarse posteriormente. El tiempo de procesamiento de facturas inicialmente analógicas se reduce significativamente y los documentos están disponibles donde se necesitan casi en tiempo real. Se pueden aprovechar ventajas como los descuentos y ahora es posible una gestión eficiente del flujo de caja. Dado que esto ocurre casi sin esfuerzo manual por parte de los empleados, se les libera de actividades que consumen mucho tiempo y son propensas a errores y pueden utilizarse para tareas de valor añadido. Ya nadie tiene que ir a la oficina sólo para recibir correo analógico y escanearlo si es necesario.
Acerca de Caya:
Caya es un facilitador líder de digitalización para pequeñas y medianas empresas. Para ello, Caya digitaliza las bandejas de entrada de sus clientes y ofrece un sistema de gestión documental inteligente con Document Cloud. Con conexiones a más de 30 soluciones, incluido software de contabilidad o gestión de proyectos, Caya proporciona la base para procesos comerciales digitales automatizados. La atención se centra en el funcionamiento intuitivo sin grandes obstáculos de implementación ni esfuerzos de introducción. Más información www.getcaya.com
Alexander Schneekloth, director general de Caya
