Que vous soyez indépendant, petite ou moyenne entreprise, même si de nombreuses étapes de travail sont souvent déjà numérisées, cela est rarement possible sans courrier postal. Mais cela peut aussi être facilement numérisé et intégré dans les processus concernés, par exemple via GetMyInvoices. Alexander Schneekloth, fondateur et directeur général de Caya, explique comment cela fonctionne dans cet article.
Trier le courrier quotidien et, si nécessaire, le distribuer dans toute l’entreprise ne doit pas être sous-estimé en termes d’efforts et de défis. Cela est particulièrement vrai maintenant que le travail à domicile est à l’ordre du jour pour de nombreux employés. Face à cette situation, il peut déjà s’avérer difficile de vider quotidiennement la boîte aux lettres de l’entreprise et de distribuer les documents aux collaborateurs concernés. Pour ce faire, quelqu’un doit venir au bureau, trier les documents, puis les numériser et les transmettre sous forme numérique ou les rapporter à nouveau au bureau de poste. Cela coûte des frais de port et du temps supplémentaire, ce qui peut avoir des conséquences fatales, notamment en matière de factures. Les périodes de réduction expirent ou les réclamations ne peuvent pas être payées à temps. De plus, la comptabilité n’est pas à jour.
Caya numérise le courrier analogique
Cependant, ces inconvénients peuvent être facilement éliminés avec l’aide de Caya. Parce que notre solution numérise le courrier des particuliers, des indépendants et des entreprises. Pour ce faire, ils transmettent automatiquement le courrier qui leur est adressé vers l’un de nos centres de numérisation à l’aide d’un ordre de réexpédition. Alternativement, vous pouvez informer vos correspondants et leur transmettre l’adresse de Caya Postbox afin qu’ils puissent nous envoyer directement leurs courriers. Les documents numérisés sont ensuite mis à disposition quotidiennement dans la plateforme Caya, accessible via n’importe quel navigateur web. Le courrier est également disponible dans l’application mobile. Le système de gestion documentaire intégré Caya Document Cloud constitue la base permettant aux indépendants et aux employés d’entreprise de stocker, gérer et éditer tous les documents de manière sécurisée, quel que soit leur emplacement.
Transfert facile vers GetMyInvoices
Avec Caya, il est possible de transférer du courrier à des employés individuels ou à plus de 30 candidatures. Cela inclut également GetMyInvoices. Transférer des documents vers GetMyInvoices est particulièrement intéressant pour les factures. Car la solution de gestion des factures propose diverses fonctions utiles liées à ces documents. Cela va de la récupération automatique des factures provenant de milliers de sources afin que tous les documents pertinents pour la comptabilité soient disponibles en un seul endroit dans le cloud, en passant par le rapprochement automatique des paiements jusqu’à la transmission indépendante aux solutions comptables et au conseiller fiscal.
Délai de livraison plus court sans effort manuel
Il suffit aux clients de Caya de transmettre le document souhaité vers leur boîte aux lettres centrale GetMyInvoices. Tous les fichiers envoyés à GetMyInvoices seront affichés dans la solution de gestion des factures parmi les derniers documents quelques instants plus tard et pourront être traités ultérieurement. Le temps de traitement des factures initialement analogiques est considérablement réduit et les documents sont disponibles là où ils sont nécessaires presque en temps réel. Des avantages tels que les remises peuvent être exploités et une gestion efficace des flux de trésorerie est désormais possible. Comme cela se produit presque sans effort manuel de la part des employés, ils sont libérés d’activités chronophages et sujettes aux erreurs et peuvent être utilisés pour des tâches à valeur ajoutée. Plus personne n’a besoin d’aller au bureau simplement pour recevoir du courrier analogique et le scanner si nécessaire.
À propos de Caya :
Caya est un acteur majeur de la numérisation pour les petites et moyennes entreprises. Pour ce faire, Caya digitalise les boîtes de réception de ses clients et propose un système intelligent de gestion documentaire avec Document Cloud. Avec des connexions à plus de 30 solutions, notamment des logiciels de comptabilité ou de gestion de projet, Caya constitue la base de processus commerciaux automatisés et numériques. L’accent est mis sur un fonctionnement intuitif sans obstacles de mise en œuvre ni efforts d’introduction importants. Informations complémentaires www.getcaya.com
Alexander Schneekloth, directeur général de Caya
